Section added to Server Admin for Age Hold Protect Rules.
[sitka/doc/staff.git] / admin / admin-serveradmin.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>\r
2 <chapter version="5.0" xml:id="serveradmin" xml:lang="EN"\r
3          xmlns="http://docbook.org/ns/docbook"\r
4          xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink"\r
5          xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
6          xmlns:ns5="http://www.w3.org/1999/xhtml"\r
7          xmlns:ns4="http://www.w3.org/1998/Math/MathML"\r
8          xmlns:ns3="http://www.w3.org/2000/svg"\r
9          xmlns:ns="http://docbook.org/ns/docbook">\r
10   <info>\r
11     <title>Server Administration</title>\r
12   </info>\r
13 \r
14   <para>Most options under the <menuchoice>\r
15       <guimenu>Admin</guimenu>\r
16 \r
17       <guimenuitem>Server Administration</guimenuitem>\r
18     </menuchoice> menu are global Sitka settings that cannot be changed\r
19   locally. The single exception is the <guimenu>Organizational Units</guimenu>\r
20   submenu, which allows Local System Administrators to edit library contact\r
21   information, hours of operation, and addresses.</para>\r
22 \r
23   <para>There is some view-only information that is useful under Server\r
24   Administration, in particular the list of Copy Statuses.</para>\r
25   \r
26 \r
27 <section xml:id="serveradmin-age-hold-protect">\r
28 <title>Age Hold Protect Rules</title>\r
29 \r
30 </section>\r
31 \r
32   <section xml:id="serveradmin-org-unit" xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" version="5.0" xml:lang="EN"\r
33     xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink">\r
34     \r
35     <info>\r
36       <title>Organizational Units</title>\r
37     </info>\r
38     \r
39     \r
40     \r
41     \r
42     \r
43     <para>Anyone with access to the staff client may view these settings but a Local System\r
44       Administrator login is required to make changes. </para>\r
45     \r
46     \r
47     \r
48     <procedure>\r
49       \r
50       <step xml:id="server-main">\r
51         <informalfigure>\r
52           <para>Go to <menuchoice>\r
53             <guimenu>Admin</guimenu>\r
54             <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
55             <guimenuitem>Organizational Units</guimenuitem>\r
56           </menuchoice>.</para>\r
57           \r
58           <para>\r
59             <mediaobject>\r
60               <alt>server administration menu</alt>\r
61               <imageobject>\r
62                 <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-1.png"/>\r
63               </imageobject>\r
64               \r
65             </mediaobject>\r
66           </para>\r
67         </informalfigure>\r
68       </step>\r
69       \r
70       \r
71       <step>\r
72         <informalfigure>\r
73           <para>Find your library from the tree on the left side of the page and click it to open\r
74             settings. Multi-branch library systems will see an entry for each branch.</para>\r
75           \r
76           <para>\r
77             <mediaobject>\r
78               <alt>organizational units interface</alt>\r
79               <imageobject>\r
80                 <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-2.png"/>\r
81               </imageobject>\r
82               \r
83             </mediaobject>\r
84           </para>\r
85         </informalfigure>\r
86       </step>\r
87       \r
88       <step>\r
89         <informalfigure>\r
90           <para>The <guilabel>Main Settings</guilabel> tab opens\r
91             displaying settings for your library. Only <guilabel>Main Email Address</guilabel>\r
92             and <guilabel>Main Phone Number</guilabel> should be edited, please leave all other\r
93             settings at their default values.</para>\r
94           \r
95           <para>\r
96             <mediaobject>\r
97               <alt>organizational units, main settings</alt>\r
98               <imageobject>\r
99                 <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-3.png"/>\r
100               </imageobject>\r
101             </mediaobject>\r
102           </para>\r
103         </informalfigure>\r
104       </step>\r
105       \r
106       \r
107       <step>\r
108         <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to record changes.</para>\r
109       </step>\r
110     </procedure>\r
111     \r
112     <note>\r
113       <para>The <guilabel>Organizational Units</guilabel> screen flashes green when saving changes to any tab (see screencast below, only available in the <link\r
114         xlink:href="http://coconut.pines.bclibrary.ca:21080/docbook/Sitka/current/html/index.html"\r
115         >online version</link> of the manual). If there is no flash please\r
116         ensure you are using an LSA login and click <guibutton>Save</guibutton>\r
117         again.  Contact Sitka Support if you still cannot save the changes.</para>\r
118       \r
119       <para/>\r
120       \r
121       <para/>\r
122       <?dbhtml-include href="/var/www/docbook/Sitka/draft/admin/media/organizational_units.html"?>\r
123       \r
124       <para/>\r
125     </note>\r
126     \r
127     \r
128     <section xml:id="server-hours">\r
129       <info>\r
130         <title>Library Hours of Operation</title>\r
131       </info>\r
132       \r
133       <para>Local System Administrators can use the <guilabel>Organizational Units</guilabel> interface \r
134         to set the library's hours of operation. These are regular weekly hours;\r
135         holiday and other closures are recorded in the <link linkend="lsa-closed">Closed Dates\r
136           Editor</link>.</para>\r
137       \r
138       <para>Hours of operation and closed dates affect due dates and overdue fines.</para>\r
139       \r
140       <itemizedlist>\r
141         <listitem>\r
142           <formalpara>\r
143             <title>Due dates</title>\r
144             <para>Due dates that would fall on closed days are automatically pushed forward to\r
145               the next open day. Likewise, if an item is checked out at 8pm, for example, and\r
146               would normally be due on a day when the library closes before 8pm, Evergreen\r
147               pushes the due date forward to the next open day.</para>\r
148           </formalpara>\r
149         </listitem>\r
150         <listitem>\r
151           <formalpara>\r
152             <title>Overdue fines</title>\r
153             <para>Overdue fines are not charged on days when the library is closed.</para>\r
154           </formalpara>\r
155         </listitem>\r
156       </itemizedlist>\r
157       \r
158       \r
159       \r
160       \r
161       <para>To review or edit your library's hours of operation,</para>\r
162       \r
163       \r
164       <procedure>\r
165         \r
166         <step>\r
167           <para>Open the <guilabel>Organizational Units</guilabel> interface as described in the steps\r
168             <link linkend="server-main">above</link>.</para>\r
169         </step>\r
170         <step>\r
171           <informalfigure>\r
172             <para>Click the <guilabel>Hours of\r
173               Operation</guilabel> tab.</para>\r
174             <para>\r
175               <mediaobject>\r
176                 <alt>organizational units, main settings</alt>\r
177                 <imageobject>\r
178                   <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-4.png"/>\r
179                 </imageobject>\r
180               </mediaobject>\r
181             </para>\r
182           </informalfigure>\r
183         </step>\r
184         \r
185         <step>\r
186           <informalfigure>\r
187             <para>Review your library's weekly hours, editing as necessary. To set a closed day\r
188               click the corresponding <guibutton>Closed</guibutton> button. Closed days (Monday\r
189               and Sunday in the example below) have open and close times of 12:00\r
190               AM.</para>\r
191             <para>\r
192               <mediaobject>\r
193                 <alt>hours of operation interface</alt>\r
194                 <imageobject>\r
195                   <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-5.png"/>\r
196                 </imageobject>\r
197               </mediaobject>\r
198             </para>\r
199           </informalfigure>\r
200         </step>\r
201         \r
202         <step>\r
203           <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to record any changes</para>\r
204         </step>\r
205         \r
206         \r
207         \r
208       </procedure>\r
209       \r
210     </section>\r
211     \r
212     \r
213     \r
214     <section xml:id="server-addresses">\r
215       <info>\r
216         <title>Library Addresses</title>\r
217       </info>\r
218       \r
219       <para>Addresses set in <menuchoice>\r
220         <guimenu>Admin (-)</guimenu>\r
221         <guisubmenu>Server Administrations</guisubmenu>\r
222         <guimenuitem>Organizational Units</guimenuitem>\r
223       </menuchoice> appear in patron email notifications, hold slips, and transit slips. Local\r
224         System Adminstrators should ensure that the <guilabel>Physical</guilabel>,\r
225         <guilabel>Holds</guilabel>, and <guilabel>Mailing</guilabel> addresses are set\r
226         correctly.</para>\r
227       \r
228       <procedure>\r
229         \r
230         <step>\r
231           <para>Open the <guilabel>Organizational Units</guilabel> interface as described in the <link\r
232             linkend="server-main">previous section</link>.</para>\r
233         </step>\r
234         <step>\r
235           <informalfigure>\r
236             <para>Click the\r
237               <guilabel>Addresses</guilabel> tab.</para>\r
238             <para>\r
239               <mediaobject>\r
240                 <alt>organizational units, main settings</alt>\r
241                 <imageobject>\r
242                   <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-6.png"/>\r
243                 </imageobject>\r
244               </mediaobject>\r
245             </para>\r
246           </informalfigure>\r
247         </step>\r
248         \r
249         <step>\r
250           <informalfigure>\r
251             <para>There are four address tabs: <guilabel>Physical</guilabel>,\r
252               <guilabel>Holds</guilabel>, <guilabel>Mailing</guilabel>, and\r
253               <guilabel>ILL</guilabel>. Sitka Support recommends setting the first three at a\r
254               minimum.  The <guilabel>Holds Address</guilabel> appears on transit slips when items are sent to fulfill holds at another branch.</para>\r
255             <para>\r
256               <mediaobject>\r
257                 <alt>addresses interface</alt>\r
258                 <imageobject>\r
259                   <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-7.png"/>\r
260                 </imageobject>\r
261               </mediaobject>\r
262             </para>\r
263           </informalfigure>\r
264         </step>\r
265         \r
266         <step>\r
267           <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to record changes for each tab.</para>\r
268         </step>\r
269         \r
270       </procedure>\r
271       \r
272       <note>\r
273         <para>The <guilabel>Valid</guilabel> checkbox is an optional setting that does not affect\r
274           current Evergreen functions, but the Sitka Support team recommends checking it for all\r
275           correct addresses.</para>\r
276       </note>\r
277       \r
278     </section>\r
279   </section>\r
280  \r
281 <section><info><title>Call Number Prefix and Call Number Suffix</title></info>\r
282   <informalfigure>\r
283 <para>If you library uses prefixes and/or suffixes in call numbers, you can build a standard list, \r
284 which will be displayed as dropdown lists when creating/editing call number record.\r
285 </para>\r
286     <para>This is how it looks like on call number creating/editing screen\r
287       <mediaobject>\r
288         <alt>call number prefix</alt>\r
289         <imageobject>\r
290           <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-8.png"/>\r
291         </imageobject>\r
292       </mediaobject>\r
293     </para>\r
294     \r
295   </informalfigure>\r
296   \r
297   <informalfigure>\r
298   <para>To create a call number prefix/suffix, go to <menuchoice>\r
299     <guimenu>Admin</guimenu>\r
300     <guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
301     <guimenuitem>Call Number Prefix (Suffix)</guimenuitem>\r
302     \r
303     \r
304   </menuchoice>\r
305   \r
306   \r
307   </para>\r
308   \r
309   <para>Click <guilabel>New Prefix (Suffix)</guilabel>. Type in the label. Choose your library \r
310     as the <guilabel>Owning Library, and then save.</guilabel>\r
311     <mediaobject>\r
312       <alt>call number prefix</alt>\r
313       <imageobject>\r
314         <imagedata scalefit="0" fileref="media/server-9.png"/>\r
315       </imageobject>\r
316     </mediaobject>\r
317   </para></informalfigure>\r
318   <para>To delete a prefix/suffix, check the record, and then click <guilabel>Delete Selected</guilabel>.</para>\r
319   \r
320   <caution><para>Call Number Prefix/Suffix created here are different from \r
321     \r
322     <guilabel>Label Prefix/Suffix</guilabel> created on <guilabel>Copy Location Editor</guilabel>. The former are \r
323     displayed as part of call number in OPAC, while the latter are on printed labels only.   </para></caution>\r
324 </section>\r
325 <xi:include href="admin-serveradmin-copy-statuses.xml"/>\r
326 </chapter>\r