Introduction section rearranged.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 29 Jun 2012 23:42:23 +0000 (16:42 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 29 Jun 2012 23:42:23 +0000 (16:42 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
intro/acq-introduction.xml [new file with mode: 0644]
intro/acq-new-features.xml [new file with mode: 0644]
intro/acq-workflow.xml [new file with mode: 0644]
root.xml

diff --git a/intro/acq-introduction.xml b/intro/acq-introduction.xml
new file mode 100644 (file)
index 0000000..3c749ad
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,44 @@
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-introduction">\r
+   <info>\r
+      <title>An Introduction to Acquisitions</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>The Acquisitions Module allows your library to track funds and purchases through the Evergreen Integrated Library System.</para>\r
+<para>Through acquisitions staff are able to:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>create selection lists which can be shared by users</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>convert selection lists into purchase orders</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create purchase orders for non-library materials such as processing supplies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>receive entire purchase orders, individual line items, and single copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create invoices from purchase orders</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+<para>Evergreen tracks items through the entire acquisitions process.  When a purchase order is activated the bibliographic records and holdings are loaded into the \r
+catalogue and the funds for the purchase order are encumbered in the system.  When an invoice is created and filled in, the funds are spent.</para>\r
+<note><para>The Acquisitions module is still in the pilot stages and so is only available to those libraries involved in the pilot project.</para></note>\r
+</abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+    \r
+</chapter>\r
diff --git a/intro/acq-new-features.xml b/intro/acq-new-features.xml
new file mode 100644 (file)
index 0000000..d708e31
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,140 @@
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-new-features">\r
+   <info>\r
+      <title>New in Evergreen Version 2.2</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         \r
+</abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+   \r
+<section xml:id="new-version-feature">\r
+<title>New in Evergreen Version 2.2</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Customizable Toolbars</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-selection">\r
+<title>Selection Lists</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="selection-interface">My Selection Lists</link> interface now has numbering.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="delete-selection-list">Deleting a selection list</link> deletes all line items not attached to purchase orders.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-add-records">\r
+<title>Add Records</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Significant changes to the <link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Records</link> interface as a result of Vandelay integration.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-po">\r
+<title>Purchase Orders</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>The name of the purchase order, as well as the ID, appears on the printed version of the purchase order.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-load-bibs">\r
+<title>Loading Bibliographic Records and Items into the Catalogue</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Significant changes to loading bibliographic records as a result of <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay integration</link>.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-lineitem">\r
+<title>Line Items</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Prices entered into the <guilabel>Estimated Price</guilabel> field are automatically saved.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-receive">\r
+<title>Receive/Un-receive Acquisitions</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Ability to <link linkend="receive-invoice">receive items from an invoice</link>.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-funds">\r
+<title>Funds</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Filter added to <link linkend="track-balances-expenditures">Fund</link> interface.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-providers">\r
+<title>Providers</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Filter added to <link linkend="edit-provider">Provider</link> interface.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="new-features-perms-settings">\r
+<title>Permissions and Settings</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>New library setting "Allows patrons to create automatic holds from purchase requests".</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>New library setting "Set copy creator as receiver".</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+</section>\r
+   \r
+</chapter>\r
diff --git a/intro/acq-workflow.xml b/intro/acq-workflow.xml
new file mode 100644 (file)
index 0000000..f9315b5
--- /dev/null
@@ -0,0 +1,312 @@
+<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
+<chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
+   xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-workflow">\r
+   <info>\r
+      <title>Recommended Workflows</title>\r
+      <legalnotice>\r
+         <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
+                  xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
+                  xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
+                  Community</link></emphasis></para>\r
+      </legalnotice>\r
+      \r
+     \r
+\r
+      <abstract>\r
+         <para>The Acquisitions Module allows your library to track funds and purchases through the Evergreen Integrated Library System.</para>\r
+<para>Through acquisitions staff are able to:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>create selection lists which can be shared by users</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>convert selection lists into purchase orders</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create purchase orders for non-library materials such as processing supplies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>receive entire purchase orders, individual line items, and single copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>create invoices from purchase orders</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+<para>Evergreen tracks items through the entire acquisitions process.  When a purchase order is activated the bibliographic records and holdings are loaded into the \r
+catalogue and the funds for the purchase order are encumbered in the system.  When an invoice is created and filled in, the funds are spent.</para>\r
+<note><para>The Acquisitions module is still in the pilot stages and so is only available to those libraries involved in the pilot project.</para></note>\r
+</abstract>\r
+      \r
+\r
+   </info>\r
+\r
+   <section xml:id="acq-workflow">\r
+<title>Recommended Acquisitions Workflow</title>\r
+\r
+<para>While Sitka understands that libraries' workflows will vary the workflow described in this chapter is intended to prevent conflicts and duplication. \r
+in Evergreen.</para>\r
+<para><link linkend="intro-workflow-find-title">Finding a Bibliographic Record for an Item</link></para>\r
+<para><link linkend="intro-workflow-selection">Selection</link></para>\r
+<para><link linkend="intro-workflow-purchase">Purchasing</link></para>\r
+<para><link linkend="intro-workflow-receive">Receiving and Invoicing</link></para>\r
+<para><link linkend="intro-workflow-cataloguing">Cataloguing</link></para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="intro-workflow-find-title">\r
+<title>Finding a Bibliographic Record for an Item</title>\r
+\r
+<informalfigure>\r
+<para>The following procedure <emphasis role="bold">must</emphasis> be followed for each title that is added to a selection list.  This will ensure there is minimal \r
+duplication of bibliographic records in the catalogue.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of acquisitions workflow</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+   <imagedata width="100%" scalefit="1" fileref="media/find-record-workflow-1b.png"/>\r
+</imageobject> \r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<procedure>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Use the Acquisitions General Search to search for <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue records</link>.</para>\r
+<orderedlist numeration="upperalpha">\r
+<listitem>\r
+<para>If a catalogue record for the title exists, check the box beside the title and from the main drop down menu select \r
+<menuchoice><guimenuitem>Save Items to Selection List</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Either <guilabel>Save as Selection List</guilabel> and type in the name of a new selection list, or <guilabel>Add to Selection List</guilabel> and type in \r
+the name of an existing selection list.</para>\r
+</listitem>\r
+</orderedlist>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Clicking on the title hyperlink will allow staff to view the MARC record for the item.  Ensure the MARC record contains the correct ISBN for the item you wish to\r
+purchase in the correct format.</para>\r
+<para>The system will only include the first ISBN listed in a MARC record on a purchase order.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<orderedlist numeration="upperalpha" continuation="continues">\r
+<listitem>\r
+<para>If a line item for the title exists, add a copy for your library to the existing line item.</para>\r
+<para>See <link linkend="add-copies-lineitem">Add a Copy to a Line Item</link>, beginning with step 2, for instructions.</para>\r
+</listitem>\r
+</orderedlist>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Copies can be added to line items with the statuses of <guilabel>new, selector-ready, order-ready</guilabel> and <guilabel>pending-order</guilabel>.</para>\r
+<para>It is up to individual libraries to decide which statuses staff are allowed to add copies to.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">If your search yields no results proceed to step 2.</emphasis></para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Search for your item using a MARC Federated Search.  See <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated Search</link> for more information.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">If the MARC Federated Search yields no results proceed to step 3.</emphasis></para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>If your provider supplies you with MARC records, upload those records to the system and select only the line items that do not already exist in the system.  See \r
+<link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Records</link> for further instructions.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">If your provider does not supply you with MARC records proceed to step 4.</emphasis></para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>If the record is not available from any other source, create a brief MARC record for the item.  See <link linkend="brief-records">Brief Record</link>\r
+for further instructions.</para>\r
+<note><para>The required fields for a brief record are:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Title</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Author</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>ISBN, ISSN, or other identifier</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Publisher</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Publication date</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist></note>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Repeat this process for every title you select.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="intro-workflow-selection">\r
+<title>Selection</title>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Two statuses are available to libraries to aid in the selection workflow.</para> \r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+<orderedlist numeration="loweralpha">\r
+<listitem>\r
+<para>Selection lists can be <link linkend="mark-ready-selector">marked ready</link> for a selector.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Selection lists can be <link linkend="mark-ready-order">marked ready</link> for order.</para>\r
+</listitem>\r
+</orderedlist>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>A selection list can be shared with another user by Using the Acquisitions General Search to search for \r
+<link linkend="selection-search">selection lists</link>.</para>\r
+<para>The creator of the list will need to provide their username or the name of the selection list to the user they wish to share the list with.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Any line items that do not have copies associated with them need to have copies added.  See <link linkend="add-copies-lineitem">Add a Copy to a Line Item</link>\r
+for further instructions.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+<listitem>\r
+<para>An estimated price must be entered for every line item.  See <link linkend="lineitem-estimated-price">Estimated Price</link> for further instructions.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+<listitem>\r
+<para>All copies must have a fund applied to them.  This can be done as a batch for multiple line items or individually by copy.  See \r
+<link linkend="apply-funds-acq">Apply Funds to Line Items</link> for further instructions.</para>\r
+</listitem>\r
+\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">Proceed to step 1 of Purchasing.</emphasis></para>\r
+\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="intro-workflow-purchase">\r
+<title>Purchasing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>A selection list can be converted to a purchase order.  See <link linkend="convert-selection-list">Convert a Selection List to a Purchase Order</link>\r
+for further instructions.</para>\r
+<para>All line items on the selection list can be converted to a purchase order, or just selected line items.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Extra charges such as taxes and shipping charges can be added to a purchase order. \r
+See <link linkend="add-additional-purchase">Add Charges, Taxes and/or Fees to a Purchase Order</link> for further instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Ensure all needed information is present and activate the purchase order. See <link linkend="activate-purchase-order">Activating Purchase Orders</link> for \r
+further instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Print out your purchase order and email/fax/mail the order to your provider.  See <link linkend="print-purchase-order">Print a Purchase Order</link> for \r
+further instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">Proceed to step 1 of Receiving and Invoicing.</emphasis></para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="intro-workflow-receive">\r
+<title>Receiving and Invoicing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Receive the items in Evergreen when they arrive.  See <link linkend="acq-receive">Receive/Un-receive Acquisitions</link> for further instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Print out the Line Item Worksheet for each item and attach it to the item.  See <link linkend="line-item-worksheet">Line Item Worksheet</link> for further \r
+instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Claim items that have not arrived as expected.  See <link linkend="claim-ready-claiming">Claim-Ready Items</link> and \r
+<link linkend="claiming-items">Manual Claiming</link> for further instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Create invoices or link line items to existing invoices to pay for your purchases in Evergreen.  \r
+See <link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice for a Purchase Order</link> and <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an \r
+Existing Invoice</link> for further instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Pass the received items on to your cataloguing department for cataloguing and processing.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">Proceed to step 1 of Cataloguing.</emphasis></para>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="intro-workflow-cataloguing">\r
+<title>Cataloguing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Use the item's temporary barcode, located on the Line Item Worksheet, to retrieve the item through a <guilabel>Quick Search</guilabel> in the catalogue.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>If the item's bibliographic record is a brief record or a substandard record do the following:</para>\r
+<orderedlist numeration="upperalpha">\r
+<listitem>\r
+<para>Use the item's ISBN to search for a better record in the Evergreen Catalogue.</para>\r
+<para>If a better record exists in the catalogue, merge the records together using the better record as the lead record.  See \r
+<link linkend="merge">Chapter 23. Merging Bibliographic Records in Evergreen</link> for further instructions.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">If your search yields no results proceed to B.</emphasis></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Use the item's ISBN to import a record via Z39.50.</para>\r
+<para>If a better record can be imported through Z39.50, overlay the existing record with the better record. See <link linkend="overlay">Overlaying MARC Records</link>\r
+for further instructions.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">If your search yields no results proceed to C.</emphasis></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>If you subscribe to a service that provides you with MARC records, download a better MARC record into the system and merge it with the original record.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">If you do not subscribe to such a service, or the service does not have the record in question, proceed to D.</emphasis></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>If the item is a relatively new title, wait a few days and then perform A and B again to see if you can now find the record.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">If the bibliographic record is still not available proceed to E.</emphasis></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Use the brief record as the base for creating an original record for the item following AACR2R and MARC Standards.</para>\r
+</listitem>\r
+</orderedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>In <guilabel>Holdings Maintenance</guilabel> right click on the volume for your library and select \r
+<menuchoice><guimenuitem>Edit Volume</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Update the volume (call number) and click <guibutton>Modify</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Still in <guilabel>Holdings Maintenance</guilabel> right click on the line for the item in hand and select \r
+<menuchoice><guimenuitem>Replace Barcode</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Replace the temporary system generated barcode with a real barcode and click <guibutton>Edit then Re-barcode</guibutton>.  This takes you to the Copy Editor where\r
+you can finish cataloguing the item.  Click <guibutton>Modify Copies</guibutton> when you are finished.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para><emphasis role="bold">Congratulations!  You have now taken an item through the entire acquisitions process.</emphasis></para>\r
+<para>More detailed instructions on the acquisitions module can be found in the following chapters.</para>\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+   \r
+</chapter>\r
index 8e26ffc..218bdf9 100644 (file)
--- a/root.xml
+++ b/root.xml
@@ -42,7 +42,9 @@
 <title>Introduction</title>\r
 </info>\r
 \r
-<xi:include href="acq/acq-introduction.xml"/> \r
+<xi:include href="intro/acq-introduction.xml"/>\r
+<xi:include href="intro/acq-new-features.xml"/> \r
+<xi:include href="intro/acq-workflow.xml"/> \r
 </part> \r
 \r
 \r