Further revisions to Purchase Orders section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 11 May 2012 01:15:46 +0000 (18:15 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
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acq/acq-purchase-orders.xml

index df2801f..139b2ef 100644 (file)
@@ -813,7 +813,7 @@ remain encumbered for the purchase while the purchase order has the status of ca
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reason-default">cancel reason</link>.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancel order</alt>\r
 \r
@@ -890,7 +890,7 @@ remain encumbered for the purchase while the purchase order has the status of ca
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reason-default">cancel reason</link> for which debits are kept.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link> for which debits are kept.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancel order</alt>\r
 \r
@@ -1028,9 +1028,12 @@ on the printed purchase order.</para>
 </procedure>\r
 </section>\r
 \r
-<section xml:id="receive-purchase-order">\r
+<section xml:id="reun-purchase-order">\r
+<title>Receiving and Un-Receiving Purchase Orders</title>\r
+<simplesect xml:id="receive-purchase-order">\r
 <title>Receive a Purchase Order</title>\r
-<para>In the event that all items on a purchase order arrive together it is possible to receive the entire purchase order at once.</para>\r
+<para>In the event that all items on a purchase order arrive together it is possible to receive the entire purchase order at once. It is also possible to \r
+<link linkend="receive-line-item">receive a line item</link>and to <link linkend="receive-copies">receive a copy</link>.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -1077,8 +1080,60 @@ on the printed purchase order.</para>
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="unreceive-purchase-order">\r
+<title>Un-Receive a Purchase Order</title>\r
+<para>In the event that a purchase order is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
+un-receive the purchase order. The purchase order must have the status of <guilabel>received</guilabel> for this function to be enabled.</para>\r
 \r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open your purchase order.</para>\r
+</step>\r
 \r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive Purchase Order</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of receiving</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to rollback receipt of all the copies for the purchase order. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of receiving</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The line items on the purchase order will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
+<para>If the purchase order is received in the future it will behave in the same manner as a purchase order that is being received for the first time.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of receiving</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="edi-purchase-order">\r
@@ -1110,7 +1165,7 @@ hyperlinked in parentheses next to this field.</para>
 \r
 <section xml:id="view-purchase-history">\r
 <title>View Purchase Order History</title>\r
-<para>The history of a specific purchase order can be viewed in two ways:</para>\r
+<para>The history of a specific purchase order can be viewed in two ways.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r