New Feature: Receive Line Items From an Invoice
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 21 Jun 2012 21:30:08 +0000 (14:30 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 21 Jun 2012 21:30:08 +0000 (14:30 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-invoices.xml
acq/acq-receive.xml

index 3918dde..d309e33 100644 (file)
@@ -473,6 +473,10 @@ to that line item.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
 </step>\r
 \r
@@ -762,6 +766,10 @@ down menu.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
 </step>\r
 \r
index 6d56646..ffa29dd 100644 (file)
@@ -425,6 +425,136 @@ un-receive that copy. Copies must have a status of <guilabel>received</guilabel>
 </procedure>\r
 </simplesect>\r
 \r
-</section>   \r
+</section>  \r
+\r
+<section xml:id="receive-invoice">\r
+<title>Receive Line Items From an Invoice</title>\r
+\r
+<para>You can receive line items and copies that have been linked to an invoice directly from the invoice rather than through a purchase order.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="invoice-receive-batch">\r
+<title>Numberic Mode</title>\r
+\r
+<para><guilabel>Numeric Mode</guilabel> allows you to receive line items in batch.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Exisiting Invoice</link>\r
+ for instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>When your invoice is complete use one of the three <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
+pay the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
+<para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select the number of copies you would like to receive for each line item on the invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="invoice-receive-copies">\r
+<title>List Mode</title>\r
+\r
+<para><guilabel>List Mode</guilabel> allows you to receive indivdual copies in batch.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Exisiting Invoice</link>\r
+ for instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>When your invoice is complete use one of the three <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
+pay the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
+<para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Use List Mode</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Use the check boxes to select the specific copies you would like to receive.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
\r
     \r
 </chapter>\r