Updates to Funds chapter.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sun, 23 Jun 2013 00:00:52 +0000 (17:00 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sun, 23 Jun 2013 00:00:52 +0000 (17:00 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-funds.xml

index c1f0b31..a9912d0 100644 (file)
@@ -89,7 +89,7 @@ branch and system levels.</para>
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Select an org unit from the drop down menu.  The org unit indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund.</para>\r
-<note><para>Depending on workflow, funds for a multi-branch system may all use the top organizational unit or may use organizational units for branches.</para></note>\r
+<note><para>In a multi-branch system funds may be set to the top organizational unit, the organizational units for branches, or a combination.</para></note>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Select a <guilabel>Currency Type</guilabel> from the drop down menu.  When a fund is applied to a line item or copy the price of the item will be encumbered in the currency\r
@@ -104,11 +104,15 @@ remains.  For example, if you want the fund to stop purchases after 95% of the f
 When the fund reaches its <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>, it will appear in red when you apply funds to copies.</para>\r
 \r
 <para>If this field is left blank it is possible to overspend the fund.</para>\r
+\r
+<note><para>The <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel> can be adjusted as needed throughout your fiscal year.</para></note>\r
+\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Enter a <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. \r
 For example, if you want to be warned when 90% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>90</userinput> in the field. \r
 When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.</para>\r
+<note><para>The <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel> can be adjusted as needed throughout your fiscal year.</para></note>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> box to propagate funds.  When you propagate a fund, Evergreen will create a new fund for the following fiscal year with \r
@@ -134,6 +138,10 @@ for the next year.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guilabel>Reload</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
 </procedure>\r
 \r
 </section>\r
@@ -165,7 +173,7 @@ for the next year.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If needed click <guilabel>Filter</guilabel> to use the filter to locate the desired fund.</para>\r
+<para>If needed use the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> menu, the <guilabel>Year</guilabel> and the <guilabel>Filter</guilabel> to locate the desired fund.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of providers</alt>\r
 \r
@@ -193,24 +201,12 @@ for the next year.</para>
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Double-click on the row you would like to edit.  A pop-up box will appear in which you can edit the fields.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of funds</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>Make your changes and click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-fund-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-fund-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r