Workflows added to Workflow section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 2 Aug 2012 00:05:34 +0000 (17:05 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 2 Aug 2012 00:05:34 +0000 (17:05 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
intro/acq-workflow.xml

index 674cd56..bcd5841 100644 (file)
 \r
    </info>\r
 \r
 \r
    </info>\r
 \r
-   <section xml:id="acq-recommended-workflow">\r
+<section xml:id="acq-workflow-one">\r
+<title>Workflow 1: Using the Catalogue</title>\r
+\r
+<para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
+the item to be purchased.</emphasis></para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-one-selection">\r
+<title>Selection</title>\r
+<procedure>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Selector uses a combination of:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>a line item and catalogue search</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>the <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalogue Record Ids</link>.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<para><emphasis>The MARC Federated search may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
+source.</emphasis></para>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>estimated price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>number of copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>notes</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>alerts</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>fund</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-one-purchasing">\r
+<title>Purchasing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser retrieves the selection list and converts it to a purchase order.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser checks that line items are complete and activates the purchase order.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the Vandelay interface to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Purchase order is mailed/emailed/faxed to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+   \r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
+<title>Receiving/Invoicing</title>\r
+\r
+<para>On Purchase Order</para>\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Receiver receives all items that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Invoice is paid and closed.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>On Invoice</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver receives all items through the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Invoice is paid and closed.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-one-cataloguing">\r
+<title>Cataloguing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer imports a full record or does original cataloguing to replace any brief bibliographic records.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Items are processed and checked in.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="acq-workflow-two">\r
+<title>Workflow 2: Using Brief Records</title>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
+<title>Selection</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Selector creates a purchase order.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Selector adds brief records to the purchase order for each item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Selector adds the following to each line item on the selection list:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>estimated price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>number of copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>notes</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>alerts</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>fund</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist> \r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-two-purchasing">\r
+<title>Purchasing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and activates the purchase order.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the Vandelay interface to merge all brief records with full records already in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Purchase order is mailed/emailed/faxed to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-two-receiving">\r
+\r
+<title>Receiving/Invoicing</title>\r
+\r
+<para>On Purchase Order</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Receiver receives all items that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Invoice is paid and closed.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>On Invoice</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver receives all items through the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Invoice is paid and closed.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-two-cataloguing">\r
+<title>Cataloguing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer imports a full record or does original cataloguing to replace any brief bibliographic records.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Items are processed and checked in.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="acq-workflow-three">\r
+<title>Workflow 3: Loading MARC Order Records</title>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
+<title>Admin</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>A 970 holdings tag is set up with the provider to contain the following subfields:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>b: barcode</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>c: call number</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>m: circ modifier</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>l: copy location</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>e: estimated price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>f: fund code</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>n: note</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>o: owning library</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>q: quantity</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-three-load-marc">\r
+<title>Load MARC Order Records</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Selector/Cataloguer uploads the MARC record file from the provider.</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>A purchase order or selection list may be created out of the MARC records.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>If subfields l, e, f, o, and q are used in the 970 field a purchase order can be createrd and activated at this time.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Selector/Cataloguer uses the Vandelay interface to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>If not supplied through the 970 field Selector adds the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>estimated price</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>number of copies</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>notes</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>alerts</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>fund</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>If a selection list, the Selector/Purchaser converts the selection list to a purchase order and activates it.</para>\r
+<para>If a purchase order, the Selector/Purchaser activates the purchase order.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
+<title>Receiving/Invoicing</title>\r
+\r
+<para>On Purchase Order</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Receiver receives all items that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Invoice is paid and closed.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>On Invoice</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Receiver creates an invoice either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver links appropriate line items to the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receiver receives all items through the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Invoice is paid and closed.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-three-cataloguing">\r
+<title>Cataloguing</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Cataloguer imports a full record or does original cataloguing to replace any brief bibliographic records.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Items are processed and checked in.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+</section>\r
+\r
+\r
+\r
+<section xml:id="acq-recommended-workflow">\r
 <title>Recommended Acquisitions Workflow</title>\r
 \r
 <para>While Sitka understands that libraries' workflows will vary the workflow described in this chapter is intended to prevent conflicts and duplication. \r
 <title>Recommended Acquisitions Workflow</title>\r
 \r
 <para>While Sitka understands that libraries' workflows will vary the workflow described in this chapter is intended to prevent conflicts and duplication. \r