Add Line Items to a Purchase Order added to Purchase Order chapter.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Mon, 24 Jun 2013 06:04:37 +0000 (23:04 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Mon, 24 Jun 2013 06:04:37 +0000 (23:04 -0700)
Other minor updates to Purchase Order chapter.

Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-purchase-orders.xml

index a35ce6a..5f083e4 100644 (file)
@@ -487,94 +487,70 @@ library's policies. You can reuse purchase order names as long as a name is neve
 \r
 </section>\r
 \r
 \r
 </section>\r
 \r
+<section xml:id="add-line-item-po">\r
+<title>Add Line Items to a Purchase Order</title>\r
 \r
 \r
-   <section xml:id="add-additional-purchase">\r
-      <title>Add Charges, Taxes, and/or Fees to a Purchase Order</title>\r
-      <para>You can add other charges, taxes, and/or fees to a purchase order. The charge types, also called invoice item types, are defaults that have been set \r
-Sitka-wide.  These additional charges will be reflected in the amounts that are estimated and encumbered on the purchase order.</para>\r
-\r
-<note><para> Charges added to a purchase order are only moved to an invoice if the invoice is created out of the entire purchase order. See \r
-<link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice for a Purchase Order</link> for more information.</para></note>\r
 \r
 \r
+<para>It is now possible to select line items on a selection list, when doing a <link linkend="marc-federated-search">MARC federated search</link> or\r
+when bringing records in via their <link linkend="catalog-record-ids">Catalog Record IDs</link> and add the line items to an existing purchase order.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open or create a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
 <informalfigure>\r
 <informalfigure>\r
-<para>At the bottom of the purchase order, click <guibutton>New Charge</guibutton>.</para>\r
+<para>Add the line item to an existing line item by checking the box adjacent to the desired line item(s) and selecting \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Add to Purchase Order</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>See <link linkend="create-purchase-order-lineitem">Create a Purchase Order from Line Items</link> for further instructions.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of new charges</alt>\r
+<alt>screenshot of MARC federated search</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/MARC-federated-addrecord-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</step>\r
 \r
 \r
-<step>\r
 <informalfigure>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Using the first drop down menu, select a <guilabel>Charge Type</guilabel>.</para>\r
+<para>In the pop up box that appears enter the name of the purchase order you wish to add the line item to.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of new charges</alt>\r
+<alt>screenshot of MARC federated search</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/MARC-federated-addrecord-10.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the next drop down menu, select a <guilabel>Fund</guilabel>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of new charges</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>The selected line item(s) will be added to the existing purchase order.</para>\r
+<para>Copies will be automatically added to the line item if a default number of copies has been added to the provider.</para>\r
 </step>\r
 </step>\r
+</procedure>\r
+</section>\r
 \r
 \r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Enter a <guilabel>Title/Description</guilabel> if applicable.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of new charges</alt>\r
 \r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
+   <section xml:id="add-additional-purchase">\r
+      <title>Add Charges, Taxes, and/or Fees to a Purchase Order</title>\r
+      <para>You can add other charges, taxes, and/or fees to a purchase order. The charge types, also called invoice item types, are defaults that have been set \r
+Sitka-wide.  These additional charges will be reflected in the amounts that are estimated and encumbered on the purchase order.</para>\r
 \r
 \r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Enter your initials in the <guilabel>Author</guilabel> field.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of new charges</alt>\r
+<note><para> Charges added to a purchase order are only moved to an invoice if the invoice is created out of the entire purchase order. See \r
+<link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice for a Purchase Order</link> for more information.</para></note>\r
 \r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open or create a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Enter a note if applicable.</para>\r
+<para>At the bottom of the purchase order, click <guibutton>New Charge</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of new charges</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of new charges</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -582,17 +558,39 @@ Sitka-wide.  These additional charges will be reflected in the amounts that are
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Enter an estimated cost.</para>\r
+<para>Fill in the fields:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Charge Type</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Fund</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Title/Description</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Author</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Note</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Estimated Cost</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of new charges</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of new charges</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/new-charge-purchaseorder-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
+\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Click <guibutton>New Charge</guibutton> to add an additional charge or click <guibutton>Save New Charges</guibutton> to finish.</para>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Click <guibutton>New Charge</guibutton> to add an additional charge or click <guibutton>Save New Charges</guibutton> to finish.</para>\r
@@ -812,7 +810,7 @@ fund must be applied to the purchase order.</para>
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Activate Order?</guilabel> field will read, <guilabel>Yes. Activate Order</guilabel>.</para>\r
+<para>The <guilabel>Activate Order</guilabel> button will appear beside <guilabel>Activatable?</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -825,7 +823,7 @@ fund must be applied to the purchase order.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click the hyperlinked <guilabel>Activate Order</guilabel>.</para>\r
+<para>Click the button <guibutton>Activate Order</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of activate order</alt>\r
 \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of activate order</alt>\r
 \r