Revisions to Permissions and LSE section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 22:43:23 +0000 (15:43 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 22:43:23 +0000 (15:43 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-permissions.xml

index 52d7dfe..658fd83 100644 (file)
      \r
 \r
       <abstract>\r
-         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>\r
-<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,\r
- and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>\r
-<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>\r
+         <para>The Acquisitions Module requires specific library settings to be set and acquisitions permissions to be granted to staff \r
+before the module can be used.</para>\r
+<para>This chapter covers the library settings specific to acquisitions as well as the permission groups specific to acquisitions and how to apply them.</para>\r
+ </abstract>\r
       \r
 \r
    </info>\r
 \r
 <para>Several settings in the <guilabel>Library Settings Editor</guilabel> pertain to functions in the Acquisitions Module.</para>\r
 <para>You can access these settings by clicking <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.  To update these settings a user must have both \r
+LSA and Acquisitions Administration permissions.</para> \r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE by Sitka.</para>  \r
-<para>This means when you cancel a line item, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, then the bib record will be \r
+<para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE for all of Sitka.</para>  \r
+<para>This means when a line item is cancelled, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, the bibliographic record will be \r
 deleted.</para>\r
 </listitem>\r
 \r
 <listitem>\r
 <para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the \r
 Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>\r
+<para>If this setting is left blank no circulation modifier will be applied during the acquisitions process.</para>\r
 </listitem>\r
 \r
 <listitem>\r
 <para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module \r
 if no copy location is specified.</para>\r
+<para>If this setting is left blank the system will use the SITKA Stacks copy location.</para>\r
 <para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See \r
 <link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>\r
 </listitem>\r
@@ -63,13 +66,16 @@ attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
 \r
 \r
 <listitem>\r
-<para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code. This prevents conflicts between the libraries\r
+<para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code preceded by the letter A. This prevents conflicts between the libraries\r
 using acquisitions.</para>\r
+<para>If this setting is left blank the system will use ACQ as the default barcode prefix.  This prefix has potential to conflict with prefixes used by libraries \r
+not currently using acquisitions and so acquisitions libraries are required to use their library code for the prefix.</para>\r
 </listitem>\r
 \r
 \r
 <listitem>\r
 <para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>\r
+<para>If this setting is left blank the system will use ACQ as the default call number.</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 </section> \r
@@ -78,12 +84,10 @@ using acquisitions.</para>
 <title>Acquisitions Permissions Overview</title>\r
 <para>There are four Acquisitions Permission Groups: <link linkend="permissions-acqselector">Basic Selector, Advanced Selector</link>, \r
 <link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied \r
-in additional to a staff members' current permissions group.</para>\r
+in additional to a staff member's current permissions group.</para>\r
 \r
-<caution><para>The Acquisitions permission groups are supplementary permission groups.  This means they must be used in conjunction with the other permission groups. \r
-If an acquisitions permission group is set as the only permission group for a user, that user will not be able to login to Evergreen.</para></caution>\r
-<note><para>At present only Sitka staff can grant acquisitions permissions.  Please contact Sitka support if you have staff requiring new or different acquisitions\r
-permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>\r
+\r
+<note><para>At present acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>\r
 \r
 \r
 \r
@@ -128,7 +132,7 @@ permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries inv
 <para>view, but not create, purchase orders</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>view fund summaries for the current year for location the workstation is registered to</para>\r
+<para>view fund summaries for the current year for the location the workstation is registered to</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
@@ -253,11 +257,15 @@ permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries inv
  groups to be added to staff accounts. The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button is currently only visible to those users with the Acq Admin supplemental\r
 permission group. </para>\r
 \r
+<para><link linkend="acq-granting-permissions">Granting Acquisitions Permissions</link></para>\r
+<para><link linkend="acq-removing-permissions">Removing Acquisitions Permissions</link></para>\r
+\r
+\r
 <note><para>The Acq Admin permission can only be granted to users by Sitka Staff.  Only users with the Acq Admin permission can grant the Acq Purchaser, Acq Avd.\r
  Selector, and Acq Basic Selector permission to other users.</para></note>\r
 \r
-<caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's main (Profile) Permission\r
-Group, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>\r
+<caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's \r
+<guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>\r
 \r
 <simplesect xml:id="acq-granting-permissions">\r
 <title>Granting Acquisitions Permissions</title>\r