Revisions to Line Items section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 16 May 2012 00:03:35 +0000 (17:03 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 16 May 2012 00:03:35 +0000 (17:03 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-line-items.xml

index e07f078..9d879e4 100644 (file)
@@ -25,7 +25,7 @@ notes, and alerts.</para></abstract>
       <title>Link Line Items to the Catalog</title>\r
       <para>You can link a line item on a selection list to a corresponding MARC record in the catalogue.</para> \r
 <para>The <guilabel>link to catalog</guilabel> option enables you to search for a matching record and link the line item to it.  The catalogue record replaces the \r
-record originally used to create the line item.  When bibliographic records and copies are loaded into the catalogue, the copies are attached to the linked record \r
+record originally used to create the line item.  When bibliographic records and copies are loaded into the catalogue the copies are attached to the linked record \r
 in the catalogue.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
@@ -88,7 +88,7 @@ search terms if necessary.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click the <guilabel>View MARC</guilabel> to view the MARC record of \r
+<para>Click <guilabel>View MARC</guilabel> to view the MARC record of \r
 your selection. Click <guibutton>Hide</guibutton> to hide the MARC record.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
@@ -102,7 +102,7 @@ your selection. Click <guibutton>Hide</guibutton> to hide the MARC record.</para
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you are satisfied that the record is for the same item, click the <guilabel>Select</guilabel> link to link it to the record on the selection list or purchase order.</para>\r
+<para>If you are satisfied that the record is for the same item, click <guilabel>Select</guilabel> to link it to the record on the selection list or purchase order.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -135,8 +135,9 @@ your selection. Click <guibutton>Hide</guibutton> to hide the MARC record.</para
 \r
 <section xml:id="line-item-worksheet">\r
 <title>Line Item Worksheet</title>\r
-<para>The Line Item Worksheet is designed to be a printable sheet that contains details about the line item, including alerts, notes, and distribution information. \r
-This worksheet can be placed in an item that is sent to cataloguing or processing.</para>\r
+<para>The Line Item Worksheet is designed to be a printable sheet that contains details about the line item, including alerts, notes, and distribution information.\r
+The system fills in the worksheet as a line item goes through the acquisitions process. This worksheet can be placed in an item that is sent to cataloguing \r
+or processing.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -202,7 +203,9 @@ This worksheet can be placed in an item that is sent to cataloguing or processin
       <title>Add a Copy to a Line Item</title>\r
       <para>By default, line items have no copies attached to them.</para>\r
 <para>Use the <guilabel>Copies</guilabel> link to add copy information to a line item. You can add copies \r
-to line items on a selection list or a purchase order.</para>\r
+to line items on a selection list or a pending purchase order.</para>\r
+\r
+<caution><note>Copies should not be added once a purchase order has been activated.</note></caution>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -270,6 +273,8 @@ copy.</para>
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 <para>Enter your terms and click <guibutton>Batch Update</guibutton>. The copies will update to reflect your choices.</para>\r
+<note><para>Evergreen will populate the shelving location field with the default shelving location if this field is left blank.</para></note>\r
+\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -277,6 +282,7 @@ copy.</para>
 <para>Distribution formulas tell Evergreen how many copies should be distributed to each location. If desired, select a distribution formula from the \r
 <guilabel>Distribution Formulas</guilabel> drop down list. Click <guibutton>Apply</guibutton>. This will populate the <guilabel>Owning Branch</guilabel>\r
 and <guilabel>Shelving Location</guilabel> fields for your copies.</para>\r
+<para>Distribution Formulas can be created by Acquisitions Administrators; see <link linkend="distribution-formulas">Distribution Formulas</link>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -347,7 +353,7 @@ there are no conflicts between the different libraries using acquisitions.</para
 \r
    <section xml:id="add-alerts-lineitem">\r
       <title>Add an Alert to a Line Item</title>\r
-      <para>Alerts are pop up messages that appear when an item is received. Alerts display on the \r
+      <para>Alerts are pop up messages that appear when an item is received. Alerts also display on the \r
 <link linkend="line-item-worksheet">Line Item Worksheet</link> for the item.</para>\r
 \r
 <caution><para>Alerts will not pop up if they are added after the purchase order is activated.</para></caution>\r
@@ -386,7 +392,7 @@ there are no conflicts between the different libraries using acquisitions.</para
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Choose an alert code from the drop down menu. These <link linkend="create-lineitem-alert">Line Item Alert</link> codes \r
were created your Local System Administrator when the Acquisitions Module was set up.</para>\r
are created by your Acquisitions Administrator.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -448,7 +454,7 @@ total number of alerts and notes for the line item.</para>
    <section xml:id="add-notes-lineitems">\r
       <title>Add a Note to a Line Item</title>\r
       <para>Notes on line items can include any additional information that you wish to add to the line item. Notes can be internal or can be made available to \r
-providers. Notes display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line Item Worksheet</link> for the item.</para>\r
+providers. Notes also display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line Item Worksheet</link> for the item.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -553,7 +559,7 @@ providers. Notes display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line Item Wo
    <section xml:id="line-item-actions">\r
       <title>Line Item Actions Menu</title>\r
 <informalfigure>      \r
-<para>The line item actions menu provides you with a number of functions that you can apply to a particular line item.</para>\r
+<para>The line item actions menu provides you with a number of functions that can be applied to a particular line item.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -571,12 +577,12 @@ providers. Notes display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line Item Wo
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-received">\r
 <title>Mark Received</title>\r
-<para>Mark Received allows you to receive only particular line items on a purchase order. Line items must have a status of on-order for this function to be \r
-enabled; otherwise this option will be greyed out.</para>\r
+<para><guilabel>Mark Received</guilabel> allows you to receive a particular line item on a purchase order. Line items must have the status of on-order for \r
+this function to be enabled; otherwise this option is greyed out.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -624,13 +630,13 @@ enabled; otherwise this option will be greyed out.</para>
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-unreceive">\r
 <title>Un-Receive</title>\r
-<para>In the event that a line item is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to un-receive\r
-that line item.</para>\r
-<para>Line items must have a status of received for this function to be enabled, otherwise this option will be greyed out.</para>\r
+<para>In the event that a line item is accidently received or should not have been received in the first place, due to damage or other reasons, it is possible \r
+to un-receive that line item.</para>\r
+<para>Line items must have the status of received for this function to be enabled, otherwise this option is greyed out.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -684,7 +690,7 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open you purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -715,7 +721,9 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>See <link linkend="add">Chapter 13, Adding Holdings to Title Records</link> begining with step 4 for further instructions.</para>\r
+<para>See <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html" \r
+xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">Chapter 13, Adding Holdings to Title Records</link> begining with step 4 \r
+for further instructions.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -724,9 +732,11 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-holdings-maintenance">\r
 <title>Holdings Maintenance</title>\r
 \r
+<para>Once an item is received it is possible to use the Actions menu to go directly to Holding Maintenance to view and edit the holdings for a line item.</para>\r
+\r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -759,7 +769,8 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>See <link linkend="add">Chapter 13, Adding Holdings to Title Records</link> for further instructions.</para>\r
+<para>See <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html" \r
+xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">>Chapter 13, Adding Holdings to Title Records</link> for further instructions.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -768,9 +779,12 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-invoice">\r
 <title>New Invoice</title>\r
 \r
+<para>Use <guilabel>New Invoice</guilabel> to create an invoice containing only the particular line item.  Other lines items can be linked to this invoice using\r
+<link linkend="lineitem-actions-link-invoice">Link to invoice</link>.</para>\r
+\r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open the purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -801,7 +815,7 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>For information on creating an invoice see <link linkend="acq-invoices">Chapter 39, Invoices</link>.</para>\r
+<para>For information on creating an invoice see <link linkend="acq-invoices">Chapter 12, Invoices</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
@@ -813,7 +827,7 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -832,7 +846,7 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>In the pop up box that appears, enter the invoice number of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
+<para>In the pop up box that appears, enter the Vendor Invoice ID of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of link invoice</alt>\r
 \r
@@ -887,16 +901,17 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-view-invoice">\r
 <title>View invoice(s)</title>\r
+<para>Any invoices linked to a particular line item can be viewed.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>View Invoice(s)</guimenuitem></menuchoice> to view any invoices that are attached to the line item.</para>\r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>View Invoice(s)</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of view invoice</alt>\r
 \r
@@ -909,7 +924,7 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select the invoice you would like to display from the grid that appears. The invoice will appear in the same tab.</para>\r
+<para>Select the invoice you would like to display from the grid that appears. The invoice will open in the same tab.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of link invoice</alt>\r
 \r
@@ -924,13 +939,14 @@ the future it will behave in the same manner as a line item that is being receiv
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-claim-policy">\r
-<title>Change Claim Policy</title>\r
-<para>You can manually change the claim policy that has been applied to a line item on a purchase order. While Evergreen will allow you to make this change on a selection \r
-list, your change will be over-written by the default claim policy when the selection list is converted to a purchase order and a provider is added.</para>\r
+<title>Apply Claim Policy/Change Claim Policy</title>\r
+<para>You can manually apply a claim policy to a line item or change the claim policy that has been applied to a line item on a purchase order. While \r
+Evergreen will allow you to make this change on a selection list, if the provider has a default claim policy your change will be over-written by the default \r
+claim policy when the selection list is converted to a purchase order and a provider is added.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -982,7 +998,7 @@ list, your change will be over-written by the default claim policy when the sele
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1040,7 +1056,7 @@ list, your change will be over-written by the default claim policy when the sele
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The number of existing claims on the line item updates and a claim voucher appears. (BUG: The voucher does not currently appear) The voucher can be \r
+<para>The number of existing claims on the line item updates and a claim voucher appears. The voucher can be \r
 printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
@@ -1068,7 +1084,7 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The claimed items will appear in the top half of the pop up with link to their associated vouchers. (BUG: These links do not currently work).</para>\r
+<para>The claimed items will appear in the top half of the pop up with link to their associated vouchers.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -1085,6 +1101,7 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-history">\r
 <title>View History</title>\r
+<para>It is possible to view the changes that have been made to a line item.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -1107,7 +1124,7 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>By default the changes appear with the newest change first. Use the column headers to sort.</para>\r
+<para>By default the newest changes appear first. Use the column headers to sort.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -1127,7 +1144,7 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 \r
    <section xml:id="line-item-status">\r
       <title>Line Item Statuses</title>\r
-      <para>The status of the line item displays to the left of the actions menu. The line item bar changes colour depending on the status of the line item.</para>\r
+      <para>The status of a line item displays to the left of the actions menu. The line item bar changes colour depending on the status of the line item.</para>\r
 \r
 <para>Possible statuses are:</para>\r
 <itemizedlist>\r
@@ -1181,7 +1198,7 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>on-order (mauve): Item has been ordered.</para>\r
+<para>on-order (mauve): Item is currently on-order.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -1264,8 +1281,8 @@ field filled in for each line item. The price entered into <guilabel>Estimated P
       <title>Cancelling  and Suspending Line Item</title>\r
       <para>You can cancel or suspend line items that are in a state of pending or on-order.</para>\r
 \r
-<para>You can use cancel reasons to suspend line items. This is done by choosing a cancel reason for which debits are \r
-kept.  For example, a cancel reason such as Publication Postponed, for which debits are kept, indicates that the item will still be purchased when published. The funds\r
+<para>Certain cancel reasons are used to suspend line items.  These cancel reasons are set to keep the debits when the line items are cancelled.  \r
+For example, a cancel reason such as Publication Postponed, for which debits are kept, indicates that the item will still be purchased when published. The funds\r
 remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancelled.</para>\r
 \r
 <para><link linkend="cancel-line-item">Cancel a Line Item</link></para>\r
@@ -1277,7 +1294,7 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1309,7 +1326,8 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link>.</para>\r
+<tip><para>If line items are being cancelled for different reasons they will need to be cancelled separately so different cancel reasons can be used.</para></tip>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
@@ -1368,7 +1386,7 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1400,8 +1418,8 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason for which debits are kept. See \r
-<link linkend="cancel-reasons-defaults">Sitka Cancel Reason Defaults</link> for which cancel reasons keep debits.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link> for which debits are kept.</para>\r
+<tip><para>If line items are being suspended for different reasons they will need to be suspended separately so different cancel reasons can be used.</para></tip>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
@@ -1522,7 +1540,7 @@ on-order line items should be <link linkend="cansup-line-item">cancelled</link>.
    <section xml:id="apply-funds-acq">\r
       <title>Apply Funds to Line Items</title>\r
 <para>You can apply a single fund or multiple funds to line items on a selection list or purchase order. You can change the fund that has been applied to an item at any \r
-time on a selection list. You can change the fund that has been applied to an item on a purchase order if the purchase order has not yet been activated.</para>\r
+time on a selection list. You can change the fund that has been applied to an item on a purchase order using the <guilabel>Batch Update</guilabel>.</para>\r
 <para>Funds can be applied to items from the <guilabel>Copies</guilabel> link that is located on a line item. Funds can also be applied to items by batch updating\r
 line items and their attendant copies.</para>\r
    \r