Temporary Vandelay workaround.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sun, 1 Jul 2012 16:13:26 +0000 (09:13 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sun, 1 Jul 2012 16:13:26 +0000 (09:13 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-load-bib.xml

index 93058bb..cc69570 100644 (file)
@@ -31,13 +31,15 @@ invisible default copy location.</para></abstract>
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>You can import bib records and items (if holdings information is attached) when you upload MARC order records.</para> \r
-<para>Click <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu><guimenuitem>Load MARC Order Records</guimenuitem></menuchoice> and check the box adjacent \r
-to <guilabel>Load Bibs and Items into the ILS</guilabel>.</para>\r
+<para>Click <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu><guimenuitem>Load MARC Order Records</guimenuitem></menuchoice>. Follow the instructions for \r
+<link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Records</link>.</para>\r
+<para>Ensure the box adjacent  \r
+to <guilabel>Load Items for Imported Records</guilabel> is checked and upload the file of MARC records.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-bibs-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/acq-vandelay-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -58,6 +60,8 @@ or the view/place order screen.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+\r
+<para>Records are then loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -72,6 +76,8 @@ or the view/place order screen.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+\r
+<para>Records are then loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -86,13 +92,89 @@ records and items into the catalogue when the purchase order is activated.</para
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+\r
+<para>Records are then loaded using the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link>.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 </section>\r
 \r
+<section xml:id="load-bib-vandelay-temp">\r
+<title>TEMPORARY - How to Load Bibliographic Records and Items into the Catalogue</title>\r
+\r
+<para>All bibliographic records add to the catalogue through acquisitions are loaded through the vandelay interface.</para>\r
+<para>Vandelay identifies exisiting records that match the new records and allow staff to merge the new record into the existing record rather than creating a \r
+duplicate record.</para>\r
+\r
+<note><para>Sitka staff is currently working to resolve a bug regarding record matching.  The following procedure is a temporary work around while work is being done \r
+to resolve the bug.</para></note>\r
+\r
+<simplesect xml:id="vandelay-interface-load">\r
+<title>Loading Records Using the Vandelay Interface</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Vandelay Interface</guilabel> will display.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of Vandelay Interface</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/load-bibs-vandelay-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Create a new <guilabel>Upload Queue</guilabel> or use the drop down menu to add to an <guilabel>Exisiting Queue</guilabel>.</para>\r
+<caution><para>Do not use "/" or "\" (slash or backslash) in import queue name.</para></caution>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Leave the <guilabel>Record Match Set</guilabel> field blank.</para>\r
+<caution><para>Choosing a <guilabel>Record Match Set</guilabel> will currently cause the import to fail.</para></caution>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select <guilabel>oclc</guilabel> from the <guilabel>Record Source</guilabel> drop down menu.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the box for <guilabel>Import Non-Matching Records</guilabel>.  This will import anyrecords that do not have matches in the catalogue.</para>\r
+<para>At present this will import all records unless a match is found on the 901 subfield c. A match on the 901 subfield c indicates that the exact record is already\r
+in the catalogue.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Submit</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of Vandelay Interface</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/load-bibs-vandelay-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>As these records will not be merged on import with existing records cataloguers must merge the records into the full bibliographic records when the items\r
+arrive.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+</section>\r
+\r
+\r
+\r
 <section xml:id="load-bib-vandelay">\r
 <title>How to Load Bibliographic Records and Items into the Catalogue</title>\r
 \r
+<caution><para>Staff must use the <link linkend="temp-load-bib-vandelay">TEMPORARY - How to Load Bibliographic Records and Items into the Catalogue</link> instructions\r
+as Sitka is currently working to resolve a Vandelay bug.</para></caution>\r
+\r
 <para>All bibliographic records add to the catalogue through acquisitions are loaded through the vandelay interface.</para>\r
 <para>Vandelay identifies exisiting records that match the new records and allow staff to merge the new record into the existing record rather than creating a \r
 duplicate record.</para>\r
@@ -235,7 +317,7 @@ existing full MARC record, click <guilabel>View MARC</guilabel>. The MARC record
 <alt>screenshot of Vandelay Interface</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-bibs-vandelay-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/load-bibs-vandelay-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r