Revisions to Loading Bibliographic Records section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 25 Sep 2012 23:53:01 +0000 (16:53 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 25 Sep 2012 23:53:01 +0000 (16:53 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-load-bib.xml

index af7ac1b..6238520 100644 (file)
@@ -172,11 +172,8 @@ arrive.</para>
 <section xml:id="load-bib-vandelay">\r
 <title>How to Load Bibliographic Records and Items into the Catalogue</title>\r
 \r
-<caution><para>Staff must use the <link linkend="load-bib-vandelay-temp">TEMPORARY - How to Load Bibliographic Records and Items into the Catalogue</link> instructions\r
-as Sitka is currently working to resolve a Vandelay bug.</para></caution>\r
-\r
-<para>All bibliographic records add to the catalogue through acquisitions are loaded through the vandelay interface.</para>\r
-<para>Vandelay identifies exisiting records that match the new records and allow staff to merge the new record into the existing record rather than creating a \r
+<para>All bibliographic records added to the catalogue through acquisitions are loaded through the vandelay interface.</para>\r
+<para>Vandelay identifies exisiting records that match the new records and allows staff to merge the new record into the existing record rather than creating a \r
 duplicate record.</para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="vandelay-interface-load">\r
@@ -203,9 +200,8 @@ duplicate record.</para>
 \r
 <step>\r
 <para>Select <guilabel>SitkaMatch</guilabel> from the <guilabel>Record Match Set</guilabel> drop down menu.</para>\r
-<para>The <guilabel>Record Match Set</guilabel> determines what fields will be matched on.  The <guilabel>SitkaMatch</guilabel> match set looks for matches on the \r
-901c field, the 020a (ISBN), and 022a (ISSN), and the 010a (Library of Congress Control Number), and the 035a (System Control Number).</para>\r
-<caution><para>The matching fields are based on the parameters set in 2.0 and are subject to change as this function is still being tested and set up.</para></caution>\r
+<para>The <guilabel>Record Match Set</guilabel> determines what fields will be matched on.  The <guilabel>SitkaMatch</guilabel> match set looksin the database for \r
+matches on the 901c field, the 020a (ISBN), and 022a (ISSN), and the 010a (Library of Congress Control Number), and the 035a (System Control Number).</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -217,7 +213,8 @@ duplicate record.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Check the box for <guilabel>Import Non-Matching Records</guilabel>.  This will import any records that do not have matches in the catalogue.</para>\r
+<para>Check the box for <guilabel>Import Non-Matching Records</guilabel>.</para>\r
+<para>This will import any records that do not have matches in the catalogue.</para>\r
 <tip><para>You may want to do a test load first. To do a test load, do not select Import Non-Matching Records. Instead, leave unchecked, and the system \r
 will provide a overview of the records that did find a match. Then, you can check them first before deciding to automatically import non-matching records. \r
 This is best practice if you are new to batch loading, or if you are working with a file from a new vendor.</para></tip>\r
@@ -225,6 +222,10 @@ This is best practice if you are new to batch loading, or if you are working wit
 \r
 <step>\r
 <para>Check the box for <guilabel>Merge on Best Match</guilabel>.</para>\r
+<para>This means that if the system finds a match in the database it will create holdings on that existing record, rather than importing the record from \r
+the purchase order.  This should result in your cataloguer needing to do less merging when the items arrive as the majority of items will already be attached \r
+to the correct full record in the database.  It is possible that there may be some false matches (such as if the ISBN is entered incorrectly on the purchase order)\r
+but these should be caught when the items arrive and are catalogued.</para> \r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -240,10 +241,44 @@ This is best practice if you are new to batch loading, or if you are working wit
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
+<step>\r
+<para>You can see the record that the line item has attached holdings to by clicking on the <guilabel>catalog</guilabel> link on the line item.</para>\r
+</step>\r
+\r
 </procedure>\r
 </simplesect>\r
 \r
-<simplesect xml:id="vandelay-interface-merge">\r
+<simplesect xml:id="vandelay-interface-load-advanced">\r
+<title>Loading Records Using the Vandelay Interface - Advanced</title>\r
+\r
+</simplesect>\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="vandelay-view-queue">\r
+<title>Viewing the Queue</title>\r
+\r
+<para>Queues can be viewed two ways:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>through the <link linkend="queue-link">queue link</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>through <link linkend="inspect-queue">Inspect Queue</link></para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<simplesect xml:id="queue-link">\r
+<title>View Queue Link</title> \r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="inspect-queue">\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="vandelay-interface-merge">\r
 <title>Merging Records Using the Vandelay Interface</title>\r
 \r
 <procedure>\r
@@ -362,8 +397,6 @@ existing full MARC record, click <guilabel>View MARC</guilabel>. The MARC record
 <note><para>For the moment do not use <guilabel>Import On Best Match</guilabel> or any of the quality settings.  Sitka Support is still testing these functions.</para>\r
 </note>\r
 \r
-</simplesect>\r
-\r
 </section>\r
 \r
 \r