Revisions to Invoices section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 16:28:59 +0000 (09:28 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 16:28:59 +0000 (09:28 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-invoices.xml

index 5c5a1c0..3918dde 100644 (file)
      \r
 \r
       <abstract>\r
-         <para>You can create invoices for purchase orders, individual line items, and blanket purchases. You can also link entire purchase orders and particular \r
-line items to existing invoices.  Funds switch from being encumbered to spent when the paid column of an invoice is filled in and the invoice is saved.</para>\r
-<para>If desired, you can create an invoice for items before you receive them. You are also able to re-open closed invoices and print all invoices.</para>\r
+         <para>You can create invoices for purchase orders, individual line items, as well as creating blank invoices that charges can be added to. You can also \r
+link entire purchase orders and particular line items to existing invoices.  Funds switch from being encumbered to spent when the paid column of an invoice is filled \r
+in and the invoice is saved.</para>\r
+<para>If desired, you can create an invoice for items before you receive them. You are able to re-open closed invoices to make adjustments as well as print out all \r
+invoices.</para>\r
 <para>All invoicing in 2.0 is manual.</para>\r
 </abstract>\r
       \r
@@ -26,14 +28,14 @@ line items to existing invoices.  Funds switch from being encumbered to spent wh
 <section xml:id="creating-invoices">\r
 <title>Creating Invoices</title>\r
 \r
-<para><link linkend="create-blanket-invoice">Create a Blanket Invoice</link></para>\r
-<para><link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice for a Purchase Order</link></para>\r
-<para><link linkend="create-invoice-line-item">Create an Invoice for a Line Item</link></para>\r
+<para><link linkend="create-blanket-invoice">Create a Blank Invoice</link></para>\r
+<para><link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice From a Purchase Order</link></para>\r
+<para><link linkend="create-invoice-line-item">Create an Invoice From a Line Item</link></para>\r
 \r
 \r
    <simplesect xml:id="create-blanket-invoice">\r
-      <title>Create a Blanket Invoice</title>\r
-      <para>You can create a blanket invoice for purchases for which no purchase order exists.</para>\r
+      <title>Create a Blank Invoice</title>\r
+      <para>You can create an invoice to use for purchases that have no purchase order or to link line items to from an existing purchase order.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -145,7 +147,7 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Invoice Type</guilabel> field does not appear to have a purpose at present.</para>\r
+<para>Specify an <guilabel>Invoice Type</guilabel> if your library distinguishes between types of invoices.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -171,7 +173,7 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the branch at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
+<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the location at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
 down menu.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
@@ -186,68 +188,7 @@ down menu.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click the <guilabel>Add Charge...</guilabel> link.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-12.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Choose your charge from the <guilabel>Charge Type</guilabel> drop down menu.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-13.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the drop down menu, choose a fund from which payment for the charge will come.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-14.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Enter a <guilabel>Title/Description</guilabel> of the charge.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-15.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Billed</guilabel> and <guilabel>Paid</guilabel> fields enter the amount billed and the amount paid respectively.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-16.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>You can now <link linkend="add-charges-invoice">add charges</link> or <link linkend="link-lineitem-invoice">link a line items</link> to this invoice.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -264,16 +205,16 @@ down menu.</para>
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 <para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
 pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> when you have completed the invoice to close the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
-\r
 </procedure>\r
 \r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="create-invoice-purchase-order">\r
-<title>Create an Invoice for a Purchase Order</title>\r
+<title>Create an Invoice From a Purchase Order</title>\r
 <para>You can create an invoice containing all of the line items on a purchase order. The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
 \r
 <itemizedlist> \r
@@ -417,7 +358,7 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Invoice Type</guilabel> field does not appear to have a purpose at present.</para>\r
+<para>Specify an <guilabel>Invoice Type</guilabel> if your library distinguishes between types of invoices.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -443,7 +384,7 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the branch at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
+<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the location at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
 down menu.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
@@ -459,7 +400,8 @@ down menu.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list your line items along with information pertaining to that line item.</para>  \r
+<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line items from the prchase order along with information pertaining \r
+to that line item.</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -502,7 +444,6 @@ down menu.</para>
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>In the <guilabel># Invoiced</guilabel> field, enter the number of items invoiced. The <guilabel># Paid</guilabel> field will have automatically filled.</para>\r
-<note><para>If the <guilabel># Invoiced</guilabel> field is not filled in the invoice will not save.</para></note>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -511,6 +452,7 @@ down menu.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+<note><para>The <guilabel># Invoiced</guilabel> field must be completed or the invoice will not save.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -549,7 +491,8 @@ down menu.</para>
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 <para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
 pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> when you have completed the invoice to close the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required. See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -559,7 +502,9 @@ pay the invoice.</para>
    <simplesect xml:id="create-invoice-line-item">\r
       <title>Create an Invoice for a Line Item</title>\r
 \r
-<para>You can create an invoice for specific line items on a purchase order. The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
+<para>You can create an invoice from a specific line item on a purchase order.  You can then link additional line items from the same or \r
+different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a line item to an exisiting invoice</link>.</para>\r
+<para>The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
 \r
 <itemizedlist> \r
 <listitem>\r
@@ -703,7 +648,7 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Invoice Type</guilabel> field does not appear to have a purpose at present.</para>\r
+<para>Specify an <guilabel>Invoice Type</guilabel> if your library distinguishes between types of invoices.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -745,7 +690,7 @@ down menu.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list your line item along with information pertaining to that line item.</para>\r
+<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line item along with information pertaining to that line item.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -835,7 +780,8 @@ down menu.</para>
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 <para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
 pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> when you have completed the invoice to close the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
@@ -919,12 +865,12 @@ purchase order #2 you simply link the purchase order to the invoice.</para>
    <section xml:id="link-lineitem-invoice">\r
       <title>Link a Line Item to an Existing Invoice</title>\r
      <para>Use the <guilabel>Link to Invoice</guilabel> menu option to link a line item to an invoice that already exists in Evergreen.</para>\r
-<para>For example, items from on a purchase order may arrive in multiple batches on different invoices.  In this circumstance, you can create an invoice for your\r
+<para>For example, an invoice may be made up of items from multiple purchase orders.  In this circumstance, you can create an invoice for your\r
 first item and then link the line items from other purchase orders onto that invoice.</para> \r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -943,7 +889,7 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>In the pop up box that appears, enter the invoice number of the invoice you would like to link the item to.</para>\r
+<para>In the pop up box that appears, enter the invoice number of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -1000,8 +946,13 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
    <section xml:id="charges-invoice">\r
 <title>Invoice Charges</title>\r
 \r
-<para>You can add multiple additional charges, such as shipping charges and taxes, to any invoice.  Charges can also be added for items that are purchased without \r
-a purchase order, such as a bulk book buy at a local bookstore.</para>\r
+<para>You can add additional charges to any invoice.  Possible charges include taxes and shipping fees as well as charges for items that \r
+are purchased without a purchase order, such as a bulk book buy at a local bookstore.  See <link linkend="invoice-item-default">Invoice Item Type</link> \r
+for a list of the charge types available.</para>\r
+\r
+<para>Some charge types, such as taxes, are proratable.  This means when <guilabel>Save and Prorate</guilabel> is clicked the system divides the amount being charged \r
+proportionally among the funds in use on the invoice based on how much is being spent out of each fund.</para>\r
+\r
 <para><link linkend="add-charges-invoice">Add Charges to an Invoice</link></para>\r
 <para><link linkend="delete-charges-invoice">Delete Charges from an Invoice</link></para>\r
 \r
@@ -1028,7 +979,7 @@ a purchase order, such as a bulk book buy at a local bookstore.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Choose your charge from the <guilabel>Charge Type</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para>Choose the charge you would like to apply from the <guilabel>Charge Type</guilabel> drop down menu.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -1041,7 +992,7 @@ a purchase order, such as a bulk book buy at a local bookstore.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Using the drop down menu, choose a fund from which payment for the charge will come.</para>\r
+<para>Using the drop down menu, choose the fund from which payment for the charge will come.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -1050,6 +1001,8 @@ a purchase order, such as a bulk book buy at a local bookstore.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+<note><para> If the charge type selected is proratable the fund field will be grayed out.  When the invoice is prorated the system will determine which\r
+ funds to apply the charges to based on the contents of the invoice.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1093,7 +1046,8 @@ a purchase order, such as a bulk book buy at a local bookstore.</para>
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 <para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
 pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> when you have completed the invoice to close the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
@@ -1103,11 +1057,13 @@ pay the invoice.</para>
 \r
 <simplesect xml:id="delete-charges-invoice">\r
 <title>Delete Charges from an Invoice</title>\r
+<para>An invoice must be open in order to delete charges from it.  It is possible to re-open a closed invoice if adjustments are necessary. \r
+See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Open the invoice.</para>\r
+<para>Open an invoice.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1148,6 +1104,26 @@ pay the invoice.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>There are three options for saving an invoice:</para>  \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
+pay the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
+</step>\r
+\r
 </procedure>\r
 \r
 </simplesect>\r
@@ -1267,7 +1243,6 @@ in the system.  Proceed with paying the invoice.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-<tip><para>Don't forget to link the detached line item to another invoice or create a new invoice for it so it can be paid for.</para></tip>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1298,12 +1273,17 @@ in the system.  Proceed with paying the invoice.</para>
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 <para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
 pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> when you have completed the invoice to close the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
+\r
+<tip><para>Don't forget to link the detached line item to another invoice or create a new invoice for it so it can be paid for.</para></tip>\r
+\r
 </section> \r
 \r
+\r
    <section xml:id="view-invoice">\r
       <title>View an Invoice</title>\r
       <para>You can view an invoice in one of three ways:</para>\r
@@ -1398,7 +1378,7 @@ pay the invoice.</para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1534,14 +1514,15 @@ pay the invoice.</para>
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 <para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
 pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> when you have completed the invoice to close the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
 </section> \r
    <section xml:id="complete-invoice">\r
       <title>Complete an Invoice</title>\r
-      <para>An invoice is completed when all required fields are filled in and the invoice is closed.</para>\r
+      <para>An invoice is complete when all required fields are filled in and the invoice is closed.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -1550,7 +1531,7 @@ pay the invoice.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Ensure information is entered in all required fields.</para>\r
+<para>Ensure information is entered into all of the required fields.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -1591,7 +1572,8 @@ pay the invoice.</para>
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
-<para>The totals at the bottom of the invoice will calculate based on the other information you enter.</para>\r
+<para>The totals at the bottom of the invoice will calculate based on the information entered.</para>\r
+<note><para>These totals must match or the invoice will not close.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -1611,7 +1593,7 @@ pay the invoice.</para>
 </section> \r
    <section xml:id="reopen-invoice">\r
       <title>Re-open an Invoice</title>\r
-      <para>Completed invoices can be re-opened at anytime.</para>\r
+      <para>Completed invoices can be re-opened at anytime by users with appropriate permissions.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r