Further revisions to Creating Purchase Orders section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 24 May 2012 23:31:14 +0000 (16:31 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 24 May 2012 23:31:14 +0000 (16:31 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-purchase-orders.xml

index f87a25d..4342c45 100644 (file)
@@ -101,15 +101,38 @@ purchase orders are also covered.</para></abstract>
 \r
 \r
 <section xml:id="create-purchase-order">\r
-<title>Creating Purchase Order</title>\r
+<title>Creating Purchase Orders</title>\r
+\r
+<note><informalfigure><para>On a purchase order, the <guilabel>Total Estimated</guilabel> is the sum of the prices. The <guilabel>Total Encumbered</guilabel> is the total estimated that is encumbered \r
+when the purchase order is activated. The <guilabel>Total Spent</guilabel> column automatically updates with the items are invoiced.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item status</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-new-purchaseorder-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+<para>When the provider and funds use different currencies:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Total Estimated is calculated in the currency of the provider.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Total Encumbered is calculated in the currency of the fund.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Total Spent is calculated in the currency of the fund.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</note>\r
 \r
-<note><para>In addition to the methods described below, you can create a purchase order from a <link linkend="convert-selection-list">selection list</link>, a\r
- batch <link linkend="marc-order-records">load of MARC order records</link>, the <link linkend="view-place-orders">View/Place Orders</link> link in the catalogue, \r
-<link linkend="catalog-record-ids">Catalog Record IDs</link> or \r
-the results from a <link linkend="marc-federated-search">MARC federated search</link>.</para></note>\r
 \r
 <para><link linkend="create-purchase-order-blank">Create a Blank Purchase Order</link></para>\r
 <para><link linkend="create-purchase-order-lineitem">Create a Purchase Order from Line Items</link></para>\r
+<para><link linkend="convert-selection-list">Convert a Selection List to a Purchase Order</link></para>\r
+<para><link linkend="marc-order-records">Create a Purchase Order by Loading MARC Order Records</link></para>\r
+\r
 \r
 <simplesect xml:id="create-purchase-order-blank">\r
 <title>Create a Blank Purchase Order</title>\r
@@ -198,36 +221,14 @@ selected when you enter the provider code.</para></tip>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-<note><informalfigure><para>On the purchase order, the <guilabel>Total Estimated</guilabel> is the sum of the prices. The <guilabel>Total Encumbered</guilabel> is the total estimated that is encumbered \r
-when the purchase order is activated. The <guilabel>Total Spent</guilabel> column automatically updates with the items are invoiced.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-new-purchaseorder-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-<para>When the provider and funds use different currencies:</para>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>Total Estimated is calculated in the currency of the provider.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Total Encumbered is calculated in the currency of the fund.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Total Spent is calculated in the currency of the fund.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-</note>\r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="create-purchase-order-lineitem">\r
 <title>Create a Purchase Order from Line Items</title>\r
 \r
 \r
-<note><para>The instructions listed here are to be used in conjuction with the instructions for <link linkend="marc-federated-search">MARC federated search</link>,\r
+<note><para>The instructions listed here are to be used in conjuction with the instructions for <link linkend="marc-federated-search">MARC federated search</link>,\r
 <link linkend="catalog-record-ids">Catalog Record IDs</link>, and the <link linkend="view-place-orders">View/Place Orders</link> link in the catalogue.</para></note>\r
 \r
 <procedure>\r