Information on SANs (Standard Address Numbers) added to EDI section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 3 Apr 2014 15:01:48 +0000 (08:01 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 3 Apr 2014 15:01:48 +0000 (08:01 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acqadditional.xml

index ae107c8..009926f 100644 (file)
@@ -650,11 +650,11 @@ not be OPAC invisible if an OPAC visible copy location is selected.</para></note
 \r
 \r
 <section xml:id="e-d-i">\r
-      <title>Electronic Data Iterchange (EDI)</title>\r
+      <title>Electronic Data Interchange (EDI)</title>\r
 \r
-  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order send purchase orders and receive invoices from providers.  \r
+  <para>Many libraries use Electronic Data Interchange (EDI) accounts to order send purchase orders and receive invoices from providers electronically.  \r
 In Evergreen users can setup EDI accounts and manage EDI messages in the admin module.  \r
-EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>\r
+EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>  \r
 \r
 <note><para>Currently EDI for Sitka Evergreen has been set up to be used with the following providers:</para>\r
 <itemizedlist>\r
@@ -667,14 +667,77 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 </itemizedlist>\r
 </note>\r
 \r
+<para><link linkend="edi-san">Entering SANs (Standard Address Numbers</link></para>\r
 <para><link linkend="edi-accounts">Create an EDI Account</link></para>\r
 <para><link linkend="edi-messages">View EDI Messages</link></para>\r
 \r
+<simplesect xml:id="edi-san">\r
+<title>Entering SANs (Standard Address Numbers</title>\r
+\r
+<para>For EDI to work your library must have a SAN and each of your providers must supply you with their SAN.</para>\r
+<para>A Standard Address Number (SAN) is a unique 7 digit number that identifies your library.  Please contact Sitka Support if your library does not already have a SAN.</para>\r
+\r
+<para><emphasis>Entering a Library's SAN</emphasis></para>\r
+<para>These steps only need to be done once per library.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>In Evergreen select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Organizational Units</guisubmenu></menuchoice>.</para> \r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Find your library from the tree on the left side of the page and click it to open settings. Multi-branch library systems will see an entry for each branch but should select their system's top organization unit.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para> Click on the <guilabel>Address</guilabel> tab.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para> Click on the <guilabel>Mailing Address</guilabel> tab.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter your library's SAN in the field labeled <guilabel>SAN</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para><emphasis>Entering a Provider's SAN</emphasis></para>\r
+<para>These steps need to be repeated for every provider with which EDI is used.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>In Evergreen select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
+<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
+<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
+<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to edit.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter your provider's SAN in the field labeled <guilabel>SAN</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
 <simplesect xml:id="edi-accounts">\r
 <title>Create an EDI Account</title>\r
-<para>Create EDI accounts to communicate electronically with providers.</para>\r
 \r
-<caution><para>You <emphasis>must</emphasis> create your provider before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
+<caution><para>You <emphasis>must</emphasis> <link linkend="create-provider">create your provider</link> before you create an EDI account for the provider.</para></caution>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -695,6 +758,9 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 <listitem>\r
 <para>Incoming Directory</para>\r
 </listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Provider's SAN</para>\r
+</listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 </step>\r
 \r
@@ -731,8 +797,8 @@ EDI messages and notes can be viewed in the acquisitions module.</para>
 <para>Fill in the following fields:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account. The label allows you to differentiate between accounts for the same provider. \r
-There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Label</guilabel> field, enter a name for the EDI account.</para>\r
+<para> The name should be entered as PROVIDER_LIBRARYCODE.  This enables Sitka Support to easily identify the owning library of the EDI account when troubleshooting.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>In the <guilabel>Host</guilabel> field, enter the requisite FTP or SCP information supplied by your provider.</para>\r
@@ -748,7 +814,7 @@ There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.
  unit.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for your provider.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code used in Evergreen for your provider.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>In the <guilabel>Path</guilabel> field, enter the path supplied by your provider.</para>\r
@@ -770,7 +836,18 @@ There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.
 \r
 <step>\r
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
-<caution><para>For EDI to work your Standard Address Number (SAN) must be added through the organizational unit address in the staff client.</para></caution>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click on the link in the <guilabel>Provider</guilabel> field.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select the EDI account that has just been created from the <guilabel>EDI Default</guilabel> drop down menu.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
@@ -808,5 +885,6 @@ There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.
 \r
 </section>\r
 \r
+\r
     \r
 </chapter>\r