Revisions to Funds section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 21:15:11 +0000 (14:15 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 21:15:11 +0000 (14:15 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-funds.xml

index ee125bb..3f04d90 100644 (file)
@@ -2,7 +2,7 @@
 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-funds">\r
    <info>\r
-      <title>Funds and Fund Tags</title>\r
+      <title>Funds</title>\r
       <legalnotice>\r
          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"\r
      \r
 \r
       <abstract>\r
-         <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>\r
-<para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,\r
- and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>\r
-<para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>\r
+<para>Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface you can create funds, allocate credits from funding sources \r
+to funds, transfer money between funds, and apply fund tags to funds.</para>\r
+\r
+<para>Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar.  These funds are owned by organizational units.  Library systems with multiple branches\r
+ can set a contextual organizational unit and year at the top of the funds interface.  The drop down menus at the top of the screen enable you to focus on funds \r
+that are owned by specific branches during specific years.</para>\r
+        </abstract>\r
       \r
 \r
    </info>\r
 \r
 \r
-\r
-<section xml:id="funds-acq">\r
-<title>Funds</title>\r
-<para>Funds allow you to allocate credits toward specific purchases. In the funds interface, you can create funds; allocate credits from funding sources \r
-to funds; transfer money between funds; and apply fund tags to funds.</para>\r
-\r
-<para>Funds are created for a specific year, either fiscal or calendar.  These funds are owned by organizational units.  Library systems with multiple branches can set a \r
-contextual organizational unit and year at the top of the funds interface.  The drop down menus at the top of the screen enable you to focus on funds that are owned by specific branches\r
-during specific years.</para>\r
-\r
-<para><link linkend="create-fund">Create a Fund</link></para>\r
-<para><link linkend="edit-fund">Edit a Fund</link></para>\r
-<para><link linkend="allocate-credit-funds">Allocate Credit to Funds - Fund Interface</link></para>\r
-<para><link linkend="transfer-credit">Transfer Credits Between Funds</link></para>\r
-<para><link linkend="transfer-credit-exchange">Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</link></para>\r
-<para><link linkend="track-balances-expenditures">Track Balances and Expenditures</link></para>\r
-\r
-<simplesect xml:id="create-fund">\r
+<section xml:id="create-fund">\r
 <title>Create a Fund</title>\r
 \r
-<para>You will want to create a fund for each separate collection your library has.  Multi-branch systems may want to create two tiers of funds.  The upper tier of \r
-funds will be either the master collection funds or a master fund for each branch, depending on how your funds are divided. The lower tier of funds will be the \r
-funds for individual collections at each branch.</para>\r
+<para>Funds should be created for every budget you wish to track.  For some libraries this may be a fund per individual collection.  Other libraries may only \r
+use one fund for all purchasing.  Libraries may want to create funds specifically for non-bibliographic purchases, such as processing supplies, or for other \r
+charges such as charges for MARC records.</para>\r
+\r
+<para>Multi-branch libraries may have a single set of funds for their entire system, a set of funds for each branch, or may use a combination of funds at the \r
+branch and system levels.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -100,6 +89,7 @@ funds for individual collections at each branch.</para>
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Select an org unit from the drop down menu.  The org unit indicates the organizational unit(s) whose staff can use this fund.</para>\r
+<note><para>Depending on workflow, funds for a multi-branch system may all use the top organizational unit or may use organizational units for branches.</para></note>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Select a <guilabel>Currency Type</guilabel> from the drop down menu.  When a fund is applied to a line item or copy the price of the item will be encumbered in the currency\r
@@ -118,7 +108,7 @@ When the fund reaches its <guilabel>Balance Stop Percent</guilabel>, it will app
 <listitem>\r
 <para>Enter a <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>. The balance warning percent gives you a warning that the fund is low. You can specify any percent. \r
 For example, if you want to be warned when 90% of the fund has been spent, then you would enter <userinput>90</userinput> in the field. \r
-When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.(2 votes so far for this wording)</para>\r
+When the fund reaches its <guilabel>Balance Warning Percent</guilabel>, it will appear in yellow when you apply funds to copies.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> box to propagate funds.  When you propagate a fund, Evergreen will create a new fund for the following fiscal year with \r
@@ -128,6 +118,7 @@ fiscal year close-out operation.</para>
 <listitem>\r
 <para>Check the <guilabel>Rollover</guilabel> box if you would like to roll over remaining funds during the fiscal year close-out operation into the same fund \r
 for the next year.</para>\r
+<note><para>This feature requires further development and should be left un-checked at present.</para></note>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 </step>\r
@@ -146,13 +137,14 @@ for the next year.</para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="edit-fund">\r
+<section xml:id="edit-fund">\r
 <title>Edit a Fund</title>\r
+<para>While you are able to edit your fund's name, owner, and code you are unable to edit the balance of your fund.  A fund's balance can be adjusted by \r
+<link linkend="allocate-credit-funds">allocating monies to the fund</link> or <link linkend="transfer-credit">transferring monies to another fund</link>.</para>  \r
 \r
-<caution><para>Funds can be deleted by checking the box of the fund you wish to delete and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
-<para>A Fund can only be deleted if no credit has been allocated to it.</para></caution>\r
+<caution><para> Editing the currency of an active in-use fund is not recommended as it can have serious consequences.</para></caution>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -198,10 +190,15 @@ for the next year.</para>
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
-</simplesect>\r
 \r
+<note><para>It is possible to delete a fund by checking the box of the fund you wish to delete and clicking <guilabel>Delete Selected</guilabel>.</para>\r
+<para>A Fund can only be deleted if no credit has been applied to it.</para></note>\r
 \r
-<simplesect xml:id="allocate-credit-funds">\r
+\r
+</section>\r
+\r
+\r
+<section xml:id="allocate-credit-funds">\r
 <title>Allocate Credit to Funds - Fund Interface</title>\r
 \r
 <para>Once you have set up your funds credit can be allocated to them, from your funding sources, in two ways:</para>\r
@@ -293,9 +290,9 @@ for the next year.</para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="transfer-credit">\r
+<section xml:id="transfer-credit">\r
 <title>Transfer Credit Between Funds</title>\r
 \r
 <para>The credits that you allocate to funds can be transferred between funds if desired.  The system tracks these transfers.</para>\r
@@ -391,9 +388,9 @@ for the next year.</para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="transfer-credit-exchange">\r
+<section xml:id="transfer-credit-exchange">\r
 <title>Transfer Credit Between Funds using Different Currencies</title>\r
 <para>There are two ways to handle transfers between funds using different currency types. You can either specify the originating amount or you can specify \r
 the destination amount.</para>\r
@@ -503,13 +500,12 @@ un-check <guilabel>Same as Source amount?</guilabel>, enter 100 as your <guilabe
 \r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="track-balances-expenditures">\r
+<section xml:id="track-balances-expenditures">\r
 <title>Track Balances and Expenditures</title>\r
 \r
-<para>The Fund Details screen allows you to track a fund's balance, encumbrances, and amount spent.  It allows you to track allocations from the\r
-funding source(s), debits, and fund tags.</para>\r
+<para>The Fund Details screen allows you to track a fund's balance, encumbrances, and amount spent.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -566,7 +562,6 @@ included encumbrances.</para>
 <para>Total Encumbered - The total encumbered is calculated by adding all the encumbrances.  It does not include items that have been invoiced.</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
-<caution><para>This feature has a bug and may not display properly at present.</para></caution>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
@@ -592,7 +587,7 @@ included encumbrances.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Debits</guilabel> tab allows you to track all purchase made and monies encumbered against the fund.</para>\r
+<para>The <guilabel>Debits</guilabel> tab allows you to track all purchases made and monies encumbered against the fund.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
@@ -617,8 +612,6 @@ included encumbrances.</para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
-\r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="fund-tags">\r
@@ -833,7 +826,7 @@ on each separate fund.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up.</para>\r
+<para>Click <guibutton>OK</guibutton> to the pop up and the tag will be deleted.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of fund tags</alt>\r
 \r