Minor revisions to Sitka-wide Defaults chapter.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sat, 31 Mar 2012 00:09:09 +0000 (17:09 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sat, 31 Mar 2012 00:09:09 +0000 (17:09 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acqdefaults.xml

index 4c0a497..d152eec 100644 (file)
@@ -15,7 +15,7 @@
       <abstract>\r
          <para>Sitka has set several consortium wide defaults in the Acquisitions Module.  This chapter describes the defaults in place.</para>\r
 <para>These defaults have been developed based on input from the Sitka Team, the Acquisitions Ad Hoc Committee, and Sitka libraries implementing the acquisitions\r
-module.  Libraries that wish to request additional defaults may do following the \r
+module.  Libraries that wish to request additional defaults may do so by following the \r
 <link linkend="guidelines-submit-default">Guidelines for Submitting Suggestions for New Defaults</link>.</para>\r
 \r
 </abstract>\r
@@ -30,8 +30,8 @@ module.  Libraries that wish to request additional defaults may do following the
 \r
    <section xml:id="currency-types">\r
       <title>Currency Types</title>\r
-      <para>Currency types are applied to funds in the administrative module. When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item \r
-will be purchased in the currency associated with that fund.</para>\r
+      <para>Currency types are assigned to funds, funding sources, and providers in the administrative module.</para>\r
+<para>When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item will be purchased in the currency associated with that fund.</para>\r
 \r
 \r
 <simplesect xml:id="currency-defaults">\r
@@ -81,14 +81,19 @@ will be purchased in the currency associated with that fund.</para>
 \r
 <section xml:id="exchange-rates">\r
 <title>Exchange Rates</title>\r
-<para>Exchange rates define the rate of exchange between currencies. Evergreen will automatically calculate exchange rates for purchases. Evergreen assumes that the \r
-currency of the purchasing fund is identical to the currency of the provider, but it provides for two unique situations.</para>\r
-<para>If the currency of the fund that is used for the purchase is different from the currency of the provider, as listed in the provider's profile, then Evergreen \r
-will use the exchange rate to calculate the price of the item in the currency of the fund and debit the fund accordingly.</para>\r
+<para>Exchange rates define the rate of exchange between currencies.  Evergreen uses these exchange rates in several situations.</para>\r
+\r
+<para>When the currency of the fund that is used for the purchase is different from the currency of the provider, as listed in the provider's profile, Evergreen \r
+will use the exchange rate and the estimated price to calculate the amount to encumber for the item in the currency of the fund and debit the fund accordingly.</para>\r
+\r
 <para>When money is transferred between funds that use different currency types Evergreen will automatically use the exchange rate to convert the money to the currency\r
-of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit amount to credit to the receiving fund. \r
-(This feature is not currently working properly.)</para>\r
-<para>Evergreen also automatically uses the exchange rate to convert when transferring allocating monies from a funding source to a fund with a different currency type.</para>\r
+of the receiving fund.</para>\r
+\r
+<!-- <para>During such transfers, however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit amount to credit to the receiving fund. \r
+(This feature is not currently working properly.)</para> -->\r
+\r
+<para>When money is allocated from a funding source to a fund that uses a different currency types Evergreen will automatically use the exchange rate to convert \r
+the money to the currency of the receiving fund.</para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="exchange-rate-defaults">\r
 <title>Sitka Exchange Rate Defaults</title>\r
@@ -123,6 +128,7 @@ of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the au
 </informalfigure>\r
 \r
 <para>Sitka is currently in the process of determining an official source to use for exchange rates and the frequency of updates.</para>\r
+<!-- <para>Sitka uses the Bank of Canada to determine exchange rates.  All exchange rates are updated overnight to the closing rate of the previous day.</para> -->\r
 \r
 <para>If you require an exchange rate not listed here, please follow the \r
 <link linkend="guidelines-submit-default">Guidelines for Submitting Suggestions for New Defaults</link>.</para>\r
@@ -227,7 +233,7 @@ of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the au
       <title>Cancel Reasons</title>\r
       <para>Evergreen allows you to define the reason for which a copy, line item or purchase order is cancelled.</para>\r
 <para>Applying a cancel reason prevents the item from appearing in a claims list and allows you to cancel any debits associated with the purchase.</para>\r
-<para>Cancel reasons that are set to "keep debits? enable you to suspend or delay a purchase. For more information on cancelling and suspending purchases see \r
+<para>Cancel reasons that are set to "keep debits?" enable you to suspend or delay a purchase. For more information on cancelling and suspending purchases see \r
 <link linkend="acq-cancel-suspend">Chapter 9, Cancel/Suspend Acquisitions</link>.</para>\r
 \r
 \r
@@ -373,9 +379,13 @@ of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the au
 <section xml:id="invoice-item-type">\r
 <title>Invoice Item Type</title>\r
 \r
-<para>Invoice Item Types allow you to enter additional charges to an invoice.  Examples of additional charge types include\r
-taxes and processing fees.  Charges for bibliographic items are listed separately from these additional charges. Invoice Item Types can also be used when adding non-bibliographic items to a purchase order.  When invoiced, the invoice item type will copy from the purchase \r
-order to the invoice.</para>\r
+<para>Invoice Item Types allow you to enter additional charges on a purchase order or invoice.</para>\r
+\r
+<para>Charges for bibliographic items are listed separately from these additional charges on a purchase order or invoice.</para>\r
+\r
+<para>Invoice Item Types are either set to Prorate=True or Prorate=False.  When <guibutton>Save and Close </guibutton> is selected on an invoice, the system\r
+will prorate any charges where Prorate=True.  This means that payment for the Invoice Item Type will be divided by all the funds in use on the invoice in proportion\r
+to the amount being spent by each fund on the invoice.</para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="invoice-item-default">\r
 <title>Sitka Invoice Item Type Defaults</title>\r
@@ -517,8 +527,9 @@ as a drop down menu in the invoice payment method field on the invoice.</para>
 <title>Line Item MARC Attribute Definitions</title>\r
 \r
 <para>Line item attributes define the fields that Evergreen needs to extract from the bibliographic records that are in the acquisitions database to display in the \r
-catalogue. Also, these attributes will appear as fields in the New Brief Record interface.  You will be able to enter information for the brief record in the fields \r
-where attributes have been defined.</para>\r
+catalogue.</para> \r
+\r
+<para> These attributes also appear as the fields in the New Brief Record interface.</para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-marc-defaults">\r
 <title>Line Item MARC Attribute Definitions Defaults</title>\r
@@ -574,19 +585,19 @@ where attributes have been defined.</para>
 <section xml:id="submit-default">\r
 <title>New Sitka-wide Defaults</title>\r
 \r
-<para>New Sitka-wide defaults are added to Evergreen on an as needed basis.  If your library needs a new default please follow the guidelines below to submit your \r
+<para>New Sitka-wide defaults are added to Evergreen on an as needed basis.  If your library requires a new default please follow the guidelines below to submit your \r
 suggestion.</para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="guidelines-submit-default">\r
 <title>Guidelines for Submitting Suggestions for New Defaults</title>\r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Login to RT and create a new ticket or compose a new email to support.</para>\r
+<para>Login to <link xlink:title="https://support.sitka.bclibraries.ca/">RT</link> and create a new ticket or compose a new email to support.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>Enter a subject including ACQ DEFAULT, the category your default falls under, and your suggested default.</para>\r
 <para>Example: <emphasis>ACQ DEFAULT: Cancel Reason - Duplicate Order</emphasis></para>\r
-<tip><para>When naming your default keep in mind that all Sitka Acquisitions libraries will be able to see and use this default so avoid names that are specific to\r
+<tip><para>When naming your default keep in mind that all Sitka Acquisitions libraries will be able to see and use this default so please avoid names that are specific to\r
 your library.</para></tip>\r
 </step>\r
 <step>\r