Revisions to Providers section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 22:22:03 +0000 (15:22 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 22:22:03 +0000 (15:22 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-providers.xml

index fadd407..0bc8f3d 100644 (file)
@@ -13,8 +13,8 @@
      \r
 \r
       <abstract>\r
-         <para>Providers are vendors.  You can create a provider profile that includes contact information for the provider, holdings information, invoices, a default claiming \r
-policy, and other information.</para></abstract>\r
+         <para>Providers are vendors.  Each provider used in the acquisition process needs a provider profile.  This profile contains information pertaining to \r
+contacting the provider, claiming, EDI, and holding subfields.  Providers can be edited should information change.</para></abstract>\r
       \r
 \r
    </info>\r
@@ -22,6 +22,7 @@ policy, and other information.</para></abstract>
 \r
 <section xml:id="create-provider">\r
 <title>Create a Provider</title>\r
+<para>Providers must be created in the acquisitions module before users can create purchase orders for providers.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -55,7 +56,7 @@ policy, and other information.</para></abstract>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Fill in the fields.</para> \r
+<para>Fill in the fields.  Information on specific fields is available in the <link linkend="provider-profile">Provider Profile</link>.</para> \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of providers</alt>\r
 \r
@@ -88,6 +89,7 @@ policy, and other information.</para></abstract>
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Create a unique code for the provider.  There is no limit to the number of characters that can be entered in this field.</para>\r
+<para>This code is used throughout the acquisitions module to identify the provider.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Select an owner from the drop down menu. The owner indicates the organizational unit(s) whose staff can use this provider.</para>\r
@@ -102,6 +104,7 @@ active in order for purchase orders to be made from that provider.</para>
 <listitem>\r
 <para>Select a <link linkend="claim-defaults">default claim policy</link> from the drop down menu.  Choose the policy that best describes the policy you use with the provider.  The default policy \r
 does not need to cover all possible situations as it is possible to override with a different policy at the time of the claim.</para>\r
+<para>This field may be left blank if no default policy should be applied to the provider.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Do <emphasis>NOT</emphasis> select an EDI default from the drop down menu.  Leave this field blank.  EDI defaults must be created after the provider and then \r
@@ -140,36 +143,14 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 <section xml:id="add-address-provider">\r
 <title>Add an Additional Address</title>\r
 \r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of providers</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
+<para>A provider's address appears on printed purchase orders for that provider.  Additional addresses can be added to the provider profile for providers with \r
+multiple offices.</para>\r
 \r
+<procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an address to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of providers</alt>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
 </step>\r
-\r
+<para>Open the provider you would like to add an address to.</para>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Click <guibutton>New Provider Address</guibutton>. A pop-up will appear.</para>\r
@@ -239,35 +220,11 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 \r
 <section xml:id="add-contact-provider">\r
 <title>Add a Contact</title>\r
+<para>The names of contacts and their specific contact details can be added to providers.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of providers</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure> \r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a contact to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of providers</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>Open the provider you would like to add a contact to.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -298,7 +255,7 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in their respective fields.</para>\r
+<para>Enter the name of the contact, the contact's role, email, and phone number in the respective fields.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of providers</alt>\r
 \r
@@ -334,6 +291,16 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<simplesect xml:id="contact-address">\r
+<title>Add an Address to a Contact</title>\r
+<para>Addresses can be attached to specific contacts.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open the <guilabel>Provider Contact</guilabel> tab.</para>\r
+</step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
@@ -350,7 +317,7 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Type</guilabel> field, enter the type of address for your contact.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of providers</alt>\r
 \r
@@ -403,10 +370,12 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
+</simplesect>\r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="edit-provider">\r
 <title>Edit a Provider</title>\r
+<para>Provider information can be updated at any time.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -466,7 +435,8 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 \r
 </procedure>\r
 \r
-<note><para>You can delete providers on the Provider List page by checking the box adjacent to the providers name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
+<note><para>Before a provider can be deleted any additional addresses, contacts, attribute definitions, and holdings subfields must be deleted first. You are then \r
+able to delete the provider on the Provider List page by checking the box adjacent to the provider's name and clicking <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
 <para>You can only delete providers if no purchase orders have been assigned to them.</para></note>\r
 \r
 </section>\r
@@ -475,7 +445,7 @@ also view invoices associated with the provider on the <guilabel>Provider Detail
 <section xml:id="add-attr-definitions">\r
 <title>Attribute Definitions</title>\r
 \r
-<note><para>More information pertaining to this section to come in the future.</para></note>\r
+<note><para>Not currently in use by Sitka Libraries.</para></note>\r
 \r
 <para>Your provider may include information that is specific to your organization in MARC tags. You can specify the types of information that should be entered in\r
 entered in each MARC tag.  Enter attribute definitions to correlate MARC tags with the information that they should contain in incoming vendor records.  Some\r
@@ -483,32 +453,7 @@ technical knowledge is required to enter XPath information.</para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add an attribute definition to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of attribute definition</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>Open a provider.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -576,39 +521,13 @@ technical knowledge is required to enter XPath information.</para>
 \r
 <section xml:id="holding-subfield">\r
 <title>Holding Subfields</title>\r
-\r
-<para>You may have entered a holdings tag when you created the provider profile.  You can also enter holding subfields. Holding subfields\r
-allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings information.</para>\r
+<para>Holding subfields are used with a 970 Holdings Tag to allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider adds holdings \r
+information. </para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="add-holding-subfield">\r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure> \r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click the hyperlinked name of the provider you would like to add a holding subfield to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of holding subfield</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>Open a provider.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -652,6 +571,9 @@ allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider ad
 <note><para>The holdings subfields in use by Sitka are:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
+<para>b : barcode</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
 <para>c : call_number</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
@@ -676,11 +598,15 @@ allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider ad
 <para>q : quantity</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
+\r
+<para>The subfields used will depend on your provider, but $o must always be used.</para>\r
 </note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para>Now when MARC records for this provider are loaded through Load MARC Order Records the system will use the subfields in the 970 tag to do such things \r
+as generate copies on the line items, apply funds, and add in estimated prices.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -692,37 +618,12 @@ allow you to specify subfields within the holding tags to which your provider ad
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Select <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>\r
-<guisubmenu>Server Administration</guisubmenu>\r
-<guisubmenu>Acquisitions</guisubmenu>\r
-<guimenuitem>Providers</guimenuitem></menuchoice>.</para> \r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of providers</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click the hyperlinked name of the provider whose invoices you would like to view.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of providers</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-address-providers-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>Open a provider.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>\r
+<para>Click on the <guilabel>Invoices</guilabel> tab.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of providers</alt>\r
 \r