Revisions to Year End section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 23:01:00 +0000 (16:01 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 18 May 2012 23:01:00 +0000 (16:01 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-yearend.xml

index 82b8f7c..713ff55 100644 (file)
      \r
 \r
       <abstract>\r
-         <para>The Acquisitions Module allows libraries to perform year end at the end of a fiscal year.</para>\r
-<para>This chapter will outline the options available to libraries when running year end.</para>\r
-<caution><para>At the moment the Sitka Team works with libraries to perform a manual year end.</para></caution>\r
+         <para>At the end of each fiscal year libraries are able to run year end process to close out the year.</para>\r
+<para>Currently Sitka staff guide libraries through a manual year end.  In the future libraries will be able to perform year end process on their own \r
+through Evergreen.</para> \r
 \r
 </abstract>\r
       \r
 \r
    </info>\r
 \r
+<section xml:id="yearend-checklist">\r
+<title>Year End Checklist</title>\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="yearend-sitka-procedure">\r
+<title>Sitka Acquisitions Year End Procedure</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Library prepares for year end using the <link linkend="yearend-checklist">Year End Checklist</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Sitka Staff runs fund report for old fiscal year.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Library propagate funds for the new fiscal year.  See <link linkend="yearend-propagation">Year End Propagation</link> for instructions.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Sitka Staff run scripts to move encumbrances from the old fiscal year to the new fiscal year.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Library uses fund report to confirm that the encumbrances and spent totals for the funds in the old and new fiscal years are correct.</para>\r
+</step>\r
 \r
+<step>\r
+<para>Sitka Staff run scripts to deactivate all the old funds.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Library creates new funding source and allocates credit to the funding sources.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Library allocates money from the new funding sources into the new funds.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Library begins new fiscal year.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<note><para>Any line items on selection lists with the status of <guilabel>new, selector-ready, order-ready</guilabel>, or <guilabel>pending-order</guilabel>\r
+need to have the fund assigned to them manually updated to the equivalent new fund before the line item is activated as part of a purchase order.  \r
+See <link linkend="update-funds-batch">Update Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</link> for instructions.</para></note>\r
+\r
+\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="yearend-propagation">\r
+<title>Year End Propagation</title>\r
+</section>\r
 \r
+<!--\r
 <section xml:id="yearend-closeout">\r
 <title>Perform Year End Close-out Operation</title>\r
 <para>The Year End Close-out Operation allows you to deactivate funds for the current year and create analogous funds for the next year.  It transfers encumbrances\r
@@ -134,5 +189,6 @@ increment the year by 1.</para>
 </procedure>\r
 \r
 </section>\r
+-->\r
     \r
 </chapter>\r