Further revisions to Invoicing.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sat, 27 Oct 2012 08:14:00 +0000 (01:14 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Sat, 27 Oct 2012 08:14:00 +0000 (01:14 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-invoices.xml

index 45ae602..3d633df 100644 (file)
@@ -86,9 +86,6 @@ purchase order or to search for line items to add to the invoice from within the
 <step>\r
 <para>You can now <link linkend="add-charges-invoice">add charges</link> or <link linkend="link-lineitem-invoice">link a line items</link> to this invoice.</para>\r
 </step>\r
-\r
-\r
-\r
 </procedure>\r
 \r
 </simplesect>\r
@@ -266,7 +263,7 @@ to that line item.</para>
 \r
 <para>You can create an invoice from mulitple line items on a purchase order.  You can then link additional line items from the same or \r
 different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a line item to an exisiting invoice</link>.</para>\r
-<para>The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
+<note><para>The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
 \r
 <itemizedlist> \r
 <listitem>\r
@@ -288,6 +285,7 @@ different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-inv
 <para># Paid</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
+</note>\r
 \r
 <para></para>\r
     \r
@@ -506,7 +504,7 @@ different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-inv
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line items from the prchase order along with information pertaining \r
+<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line items from the purchase order along with information pertaining \r
 to that line item.</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
@@ -610,7 +608,26 @@ to that line item.</para>
 <section xml:id="invoice-interface">\r
 <title>Invoice Interface</title>\r
 \r
-<para>The invoice interface has changed significantly with new development.</para>\r
+<para>The invoice interface has changed significantly with new development. These changes include:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>A line item count at the top of the interface.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>An expected cost total at the top of the interface.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>The ability to hide and show the invoice details.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>A new <guilabel>Search</guilabel> tab.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>New buttons for <guilabel>Save</guilabel>, <guilabel>Save and Clear</guilabel>, <guilabel>Prorate</guilabel>, and <guilabel>Close</guilabel>.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
 \r
 <simplesect xml:id="invoice-details">\r
 <title>Invoice Details</title>\r
@@ -745,7 +762,7 @@ down menu.</para>
 <section xml:id="populate-invoice">\r
 <title>Populating Invoices</title>\r
 \r
-<para>Line items can be added to invoices in three ways:</para>\r
+<para>Line items can be added to invoices in four ways:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
@@ -757,6 +774,9 @@ down menu.</para>
 <listitem>\r
 <para><link linkend="link-multiple-lineitem-invoice">Link Multiple Line Items to an Existing Invoice</link></para>\r
 </listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="link-search-lineitem">Search for Line Items from an Invoice</link></para>\r
+</listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
   <simplesect xml:id="link-invoice-purchase-order">\r
@@ -910,7 +930,7 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 </procedure>\r
 </simplesect>\r
 \r
-<simplesect xml="link-multiple-lineitem-invoice">\r
+<simplesect xml:id="link-multiple-lineitem-invoice">\r
 <title>Link Multiple Line Items to an Existing Invoice</title>\r
 \r
 <procedure>\r
@@ -919,6 +939,10 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>Check the boxes beside the line items you would like to link to your invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Create Invoice From Selected Lineitems</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
@@ -932,11 +956,79 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
+<step>\r
+<para>In the pop up box that appears, enter the invoice number of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Enter the code for the provider. This field will auto-complete.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Link</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The invoice will open in the same tab and the line items will added to the invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
 </procedure>\r
 \r
 \r
 </simplesect>\r
 \r
+<simplesect xml:id="link-search-lineitem">\r
+<title>Search for Line Items from an Invoice</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Open an invoice or <link linkend="create-blanket-invoice">create an invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click the <guibutton>Search</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select your search criteria from the drop down menu.</para>\r
+<para>See <link linkend="lineitem-search">Searching for Line Items</link> for searching tips.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para> The <guilabel>Limit to Invoiceable Items</guilabel> check box is checked by default.</para>\r
+<para>Invoiceable items are those that are on order, have not been cancelled, and have not yet been invoiced.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Sort by title</guilabel> check box is optional.</para>\r
+<para>By default, results are listed by line number.  This check box sorts the results by ascending title.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click <guilabel>Search</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Use the <guilabel>Next</guilabel> and <guilabel>Back</guilabel> links to navigate through the results.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select the line items you would like to add to the invoice and click <guibutton>Add Selected Items to Invoice</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The selected line items are highlighted, adn the invoice summary at the top of the screen updates.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click the <guilabel>Invoice</guilabel> tab to see the updated invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
 </section>\r
 \r
 \r
@@ -1256,8 +1348,12 @@ in the system.  Proceed with paying the invoice.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>If your invoice is complete and contains proratable charges, click <guibutton>Prorate</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Save the invoice. There are three options for saving an invoice:</para>\r
+<para>Save the invoice. There are two options for saving an invoice:</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -1267,10 +1363,9 @@ in the system.  Proceed with paying the invoice.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
   \r
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
-pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+\r
+<para>Click <guilabel>Save</guilabel> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guilabel>Save and Clear</guilabel> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
@@ -1497,8 +1592,13 @@ pay the invoice.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>If your invoice contains proratable charges, click <guibutton>Prorate</guibutton>.</para>\r
+<para>This prorates the charges, such as taxes, across funds if multiple funds are used to pay the invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Save the invoice. There are three options for saving an invoice:</para>  \r
+<para>Save the invoice. There are two options for saving an invoice:</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -1508,10 +1608,9 @@ pay the invoice.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
-pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
+<para>Click <guilabel>Save</guilabel> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guilabel>Save and Clear</guilabel> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
+\r
 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
@@ -1575,7 +1674,7 @@ pay the invoice.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton>. This will complete the invoice.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Close</guibutton>. This will complete the invoice.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r