Further revisions to Line Items section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 16 May 2012 16:08:19 +0000 (09:08 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 16 May 2012 16:08:19 +0000 (09:08 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-line-items.xml

index 9d879e4..528f546 100644 (file)
@@ -1539,20 +1539,25 @@ on-order line items should be <link linkend="cansup-line-item">cancelled</link>.
 \r
    <section xml:id="apply-funds-acq">\r
       <title>Apply Funds to Line Items</title>\r
-<para>You can apply a single fund or multiple funds to line items on a selection list or purchase order. You can change the fund that has been applied to an item at any \r
-time on a selection list. You can change the fund that has been applied to an item on a purchase order using the <guilabel>Batch Update</guilabel>.</para>\r
+<para>You can apply a single fund or multiple funds to line items on a selection list or purchase order.</para> \r
 <para>Funds can be applied to items from the <guilabel>Copies</guilabel> link that is located on a line item. Funds can also be applied to items by batch updating\r
 line items and their attendant copies.</para>\r
-   \r
+\r
+<para>You can update the fund in use for all copies on a line item using the <guilabel>Batch Update</guilabel> on a selection list or purchase order.  It \r
+is not currently possible to update the fund for individual copies on a line item.  If the line item has been invoiced the spent debits will be updated.  If the \r
+line item is on an invoice that has been prorated the invoice will need to be prorated again to update the debits to the correct fund.</para>\r
 \r
 <para><link linkend="apply-funds-batch">Apply Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</link></para>\r
 <para><link linkend="apply-funds-copies">Apply Funds to Individual Copies</link></para>\r
+<para><link linkend="update-funds-batch">Update Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</link></para>\r
+\r
+\r
 \r
 <simplesect xml:id="apply-funds-batch">\r
 <title>Apply Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</title>\r
 <para>You can apply funds to all copies on a line item from the main <guilabel>Actions</guilabel> menu on a selection list or purchase order.</para>\r
 \r
-<note><informalfigure><para>Fund balance levels will be indicated by colour, A black fund name indicates that the fund has money to be spent. A yellow fund name indicates that the \r
+<note><informalfigure><para>Fund balance levels are indicated by colour, A black fund name indicates that the fund has money to be spent. A yellow fund name indicates that the \r
 balance in the fund has dropped to the warning percent for the fund. A red fund name indicates that the balance in the fund has dropped to the stop percent for the \r
 fund. Funds that have been closed out will no longer appear on the drop down list.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
@@ -1628,7 +1633,7 @@ fund. Funds that have been closed out will no longer appear on the drop down lis
 <simplesect xml:id="apply-funds-copies">\r
 <title>Apply Funds to Individual Copies</title>\r
 \r
-<note><informalfigure><para>Fund balance levels will be indicated by colour, A black fund name indicates that the fund has money to be spent. A yellow fund name indicates that the \r
+<note><informalfigure><para>Fund balance levels are indicated by colour, A black fund name indicates that the fund has money to be spent. A yellow fund name indicates that the \r
 balance in the fund has dropped to the warning percent for the fund. A red fund name indicates that the balance in the fund has dropped to the stop percent for the \r
 fund. Funds that have been closed out will no longer appear on the drop down list.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
@@ -1700,6 +1705,75 @@ Ensure that all copies have a fund selected.</para>
 </procedure>\r
 </simplesect>\r
 \r
+<simplesect xml:id="update-funds-batch">\r
+<title>Update Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</title>\r
+<para>The fund in use for all copies on a line item can be updated at any time from the main <guilabel>Actions</guilabel> menu on a selection list or \r
+purchase order.</para>\r
+\r
+<para>It is not currently possible to update the fund for individual copies on a line item.  It is only possible to update the fund for all copies on an line \r
+item at once.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open a selection list or purchase order.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Check the box(es) of the line item(s) with copies you would like to update the fund of.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item status</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-batch-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Apply Funds to Selected Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item status</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-batch-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select the fund you wish to apply to the copies from the <guilabel>Select a new fund</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item status</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-batch-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Submit</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item status</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/fund-batch-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
 </section>\r
       \r
 </chapter>\r