Revisions to Cancel/Suspend section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 16 May 2012 17:14:24 +0000 (10:14 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 16 May 2012 17:14:24 +0000 (10:14 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-cancel-suspend.xml

index 5cf416c..6fe960d 100644 (file)
@@ -14,8 +14,8 @@
 \r
       <abstract>\r
          <para>You can cancel entire purchase orders, line items on a purchase order, and individual copies that are attached to a line item.</para>\r
-<para>You can also use cancel reasons to suspend purchase orders, line items, and copies. This is done by choosing a cancel reason for which debits are \r
-kept.  For example, a cancel reason such as Publication Postponed, for which debits are kept, indicates that the item will still be purchased when published. The funds\r
+<para>Certain cancel reasons are used to suspend purchase orders.  These cancel reasons are set to keep the debits when the purchase order is cancelled.  For \r
+example, a cancel reason such as Publication Postponed, for which debits are kept, indicates that the item will still be purchased when published. The funds\r
 remain encumbered for the purchases while the purchase order, line item, or copy has the status of cancelled.</para>\r
 \r
 <note><para>If a hold has been placed for an item that is subsequently cancelled through acquisitions, the system will cancel the hold.  The cancelled hold will appear\r
@@ -37,7 +37,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -55,7 +55,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancel order</alt>\r
 \r
@@ -114,7 +114,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -132,8 +132,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason for which debits are kept. See \r
-<link linkend="cancel-reasons-defaults">Sitka Cancel Reason Defaults</link> for which cancel reasons keep debits.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link> for which debits are kept.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancel order</alt>\r
 \r
@@ -185,7 +184,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>A suspended purchase order is resolved when the items arrive and are received.</para>\r
+<para>A suspended purchase order is resolved when all items on a purchase order arrive and are received.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -206,7 +205,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -238,7 +237,8 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link>.</para>\r
+<tip><para>If line items are being cancelled for different reasons they will need to be cancelled separately so different cancel reasons can be used.</para></tip>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
@@ -297,7 +297,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -329,8 +329,8 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason for which debits are kept. See \r
-<link linkend="cancel-reasons-defaults">Sitka Cancel Reason Defaults</link> for which cancel reasons keep debits.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link> for which debits are kept.</para>\r
+<tip><para>If line items are being suspended for different reasons they will need to be suspended separately so different cancel reasons can be used.</para></tip>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
@@ -404,7 +404,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -422,7 +422,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click the <guilabel>Cancel</guilabel> link adjacent to the copy you wish to cancel.</para>\r
+<para>Click the <guilabel>Cancel</guilabel> link adjacent to the copy you wish to cancel.  Copies must be cancelled individually.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
@@ -435,7 +435,7 @@ in the patron's account under cancelled holds as a staff forced hold.</para></no
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
@@ -495,7 +495,7 @@ if all copies for the line item have been cancelled.</para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -513,7 +513,7 @@ if all copies for the line item have been cancelled.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click the <guilabel>Cancel</guilabel> link adjacent to the copy you wish to suspend.</para>\r
+<para>Click the <guilabel>Cancel</guilabel> link adjacent to the copy you wish to suspend.  Copies must be suspended individually.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
@@ -527,7 +527,7 @@ if all copies for the line item have been cancelled.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason for which debits are kept. See \r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reasons-default">cancel reason</link> for which debits are kept. See \r
 <link linkend="cancel-reasons-defaults">Sitka Cancel Reason Defaults</link> for which cancel reasons keep debits.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r