2.2 updates to Add Records section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 30 May 2012 18:59:40 +0000 (11:59 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 30 May 2012 18:59:40 +0000 (11:59 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-add-records.xml

index 79f46f1..0d75c61 100644 (file)
@@ -232,10 +232,10 @@ records can be added to new or existing selection lists.  Brief records can also
 \r
 <section xml:id="marc-order-records">\r
 <title>Load MARC Order Records</title>\r
-<para>The <guilabel>Load MARC Order Records</guilabel> interface enables you to upload MARC records to Evergreen that you have saved on your computer. These MARC \r
-records can be added to a selection list and/or to a purchase order. A purchase order can be created and activated in one step from this interface.</para>\r
+<para>The <guilabel>Load MARC Order Records</guilabel> interface is made up of two parts: Acquisitions and Vandelay.  Working together these two parts enable selection \r
+lists or purchase orders to be created from uploaded MARC records without causing unecessary duplication in the Sitka catalogue.</para>\r
 \r
-<para>When used in conjunction with a holding tag and subfields information such as number of copies, price, and fund for payment can be loaded from the provider. \r
+<para>When <guilabel>Load MARC Order Records</guilabel> is used in conjunction with a holding tag and subfields information such as number of copies, price, and fund for payment can be loaded from the provider. \r
 See <link linkend="holding-subfield">Holding Subfields</link> for information on setting up holding tags and subfields.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
@@ -254,13 +254,17 @@ See <link linkend="holding-subfield">Holding Subfields</link> for information on
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para><emphasis role="bold">Acquisitions</emphasis></para>\r
+\r
+<substeps>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you would like to upload the MARC records to a new purchase order, check the box adjacent to <guilabel>Create Purchase Order</guilabel>.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for the provider. The text will auto-complete.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -268,100 +272,137 @@ See <link linkend="holding-subfield">Holding Subfields</link> for information on
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you would like to activate the purchase order at the time of creation, check the box adjacent to <guilabel>Activate Purchase Order</guilabel>.</para>\r
+<para>Select a context org unit from the drop down menu.</para>\r
+<note><para>The context org unit is the org unit that "owns" the bib record.</para>\r
+<para> Multi-branch systems should select a physical location rather than an administrative org unit as the context org unit.</para></note>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-<caution><para>This option is not currently working.  Do not check this box.</para></caution>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>Uploaded MARC records can be:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>added to a <guilabel>Selection List</guilabel></para>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you would like to load bibs and items into the catalogue, check the box adjacent to <guilabel>Load Bibs and Items into the ILS</guilabel>.</para>\r
+<para>Select a list from the drop down menu or type \r
+in the name of the selection list you would like to create.</para>\r
+<note><para>The drop down menu displays the ten selection lists most recently edited owned by the user.</para></note>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</step>\r
+</listitem>\r
 \r
-<step>\r
+<listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for the provider. The text will auto-complete.</para>\r
+<para>added to a <guilabel>Purchase Order</guilabel></para>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Create Purchase Order</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</step>\r
 \r
-<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select a context org unit from the drop down menu.</para>\r
-<note><para>The context org unit is the org unit that "owns" the bib record.</para>\r
-<para> Multi-branch systems should select a physical location rather than an administrative org unit as the context org unit.</para></note>\r
+<para>The purchase order can be activated at the time of the upload by checking the box adjacent to <guilabel>Activate Purchase Order</guilabel>.</para>\r
+<note><para>A 970 holdings tag with subfields o, q, f, and e must included in each MARC record for the purchase order to successfully activate.</para></note>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+\r
 </step>\r
+</substeps>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para><emphasis role="bold">Vandelay</emphasis></para>\r
 \r
+<substeps>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you would like to upload the records to a selection list, rather than creating a purchase order, you can select a list from the drop down menu or type \r
-in the name of the selection list you would like to create.</para>\r
-<note><para>The drop down menu displays the ten selection lists most recently edited owned by the user.</para></note>\r
+<para>Complete the <guilabel>Vandelay</guilabel> section as shown below.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/acq-vandelay-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Create a new <guilabel>Upload Queue</guilabel>.</para>\r
+<caution><para>Do not use "/" or "\" (slash or backslash) in the import queue name.</para></caution>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Leave <guilabel>Record Match Set</guilabel> blank.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select <guilabel>Acquisitions</guilabel> from the <guilabel>Merge Profile</guilabel> drop down menu.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select <guilabel>oclc</guilabel> from the <guilabel>Record Source</guilabel> drop down menu.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Select <guilabel>Import Non-Matching Records</guilabel> to automatically import MARC records from the file if they are not already in the Sitka catalogue.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Browse</guibutton> to search for the file of bibliographic records saved on your computer.</para>\r
+<para>If your provider supplies holding information in the 970 tag you can check the box to <guilabel>Load Items for Imported Records</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/acq-vandelay-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+<note><para>If not imported at this time items will be imported when the purchase order is activated.</para></note>\r
+</step>\r
+\r
+</substeps>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Locate the desired file and click <guibutton>Open</guibutton>.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Browse</guibutton> to search for the file of bibliographic records saved on your computer. Locate the desired file and and open it.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load MARC order records</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/load-MARC-addrecord-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
+\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>Click <guibutton>Upload</guibutton>. A summary of the items that have been processed will appear.</para>\r
@@ -376,7 +417,11 @@ in the name of the selection list you would like to create.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Click the hyperlink that appears to either <guilabel>View Selection List</guilabel> or <guilabel>View Purchase Order</guilabel>.</para>\r
+<para>If a <guilabel>Selection List</guilabel> as been created the available options will be<guilabel>View Selection List</guilabel> and \r
+<guilabel>View Import Queue</guilabel>.</para>\r
+<para>If a <guilabel>Purchase Order</guilabel> as been created the available options will be<guilabel>View Purchase Order</guilabel> and \r
+<guilabel>View Import Queue</guilabel>.</para>\r
+<para>For information on handling the <guilabel>Import Queue</guilabel> see link to go here.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -478,8 +523,8 @@ in the name of the selection list you would like to create.</para>
 </informalfigure>\r
 \r
 <informalfigure>\r
-<para>You are able to edit the MARC record before bringing it into the catalogue.  Records that already exist in Evergreen do not give the \r
-<guibutton>Edit MARC Order Record</guibutton> option.</para>\r
+<para>You are able to edit the MARC record before bringing it into the catalogue by clicking on the <guibutton>Edit MARC Order Record</guibutton> button.  Records \r
+that already exist in Evergreen do not give have a <guibutton>Edit MARC Order Record</guibutton> button.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of MARC federated search</alt>\r
 \r
@@ -634,7 +679,7 @@ an additional file of record IDs.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The records will appear as line items to which you can add copies, notes, and pricing information.</para>\r
+<para>The records will appear as line items.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of load catalog IDs</alt>\r
 \r
@@ -717,7 +762,7 @@ of titles to be ordered.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click either <guilabel>Add to Selection List</guilabel>, or <guilabel>Create a Purchase Order</guilabel>.</para>\r
+<para>Click <guilabel>Add to Selection List</guilabel>, <guilabel>Add to Purchase Order</guilabel> or <guilabel>Create a Purchase Order</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of view/place orders</alt>\r
 \r
@@ -742,13 +787,24 @@ list, or <guilabel>Add to Selection List</guilabel> and type in the name of any
 </informalfigure>\r
 <para></para>\r
 <informalfigure>\r
+<para><guilabel>Add to Purchase Order</guilabel> will bring up a pop up.  Fill in the PO # of the purchase order you would like to add the line item to.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of MARC federated search</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/view-place-add-po-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+<para></para>\r
+<informalfigure>\r
 <para><guilabel>Create Purchase Order</guilabel> will bring up a pop up. See \r
 <link linkend="create-purchase-order-lineitem">Create a Purchase Order from Line Items</link> for further instructions.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of MARC federated search</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/MARC-federated-addrecord-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/convert-selection-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -760,10 +816,17 @@ list, or <guilabel>Add to Selection List</guilabel> and type in the name of any
 \r
    <section xml:id="patron-requests">\r
       <title>Patron Requests</title>\r
+<para>Patrons and staff are able to make place requests for items to be purchased.</para>\r
+\r
+<link linkend="patron-requests-interface">Patron Requests Interface</link>\r
+<link linkend="patron-requests-patron">Patron Requests via the Patron Account</link>\r
+<link linkend="patron-requests-opac">Patron Requests via the OPAC</link>\r
+\r
+<simplesect xml:id="patron-requests-interface">\r
 \r
 <informalfigure>      \r
-<para>The patron request interface will allow you to view requests that patrons make via the OPAC. The functionality for OPAC requests is not currently available \r
-in the native Evergreen interface, so the screen remains blank in 2.0.</para>\r
+<para>The patron request interface allows you to view requests patrons have made as well as place requests for patrons.</para>\r
+\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of patron requests</alt>\r
 \r
@@ -772,6 +835,17 @@ in the native Evergreen interface, so the screen remains blank in 2.0.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="patron-requests-patron">\r
+<title>Patron Requests via the Patron Account</title>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="patron-requests-opac">\r
+<title>Patron Requests via the OPAC</title>\r
+<para>Patron requests through the OPAC are not currently available.</para>\r
+</simplesect>\r
+\r
 \r
 </section>   \r
     \r