Updates to Line Item Action Menu in Line Item chapter.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 25 Jun 2013 07:17:45 +0000 (00:17 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 25 Jun 2013 07:17:45 +0000 (00:17 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-line-items.xml

index a818027..4bb2b9f 100644 (file)
@@ -401,7 +401,7 @@ to line items on a selection list or a pending purchase order.</para>
 <para>Copies can be added to line items in two ways:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>via the <link linkend="copies-add-batch-update">Line Item Batch Updater</link>on a purchase order.</para>\r
+<para>via the <link linkend="copies-add-batch-update">Line Item Batch Updater</link> on a purchase order.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>via the <link linkend="copies-add-screen">Copies Screen</link>on a selection list or purchase order.</para>\r
@@ -748,19 +748,7 @@ providers. Notes also display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line It
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>Enter your note.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of selection lists</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/add-notes-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>If you wish to make this note available to your provider, check the box adjacent to <guilabel>Note is vendor-public</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
@@ -829,121 +817,11 @@ providers. Notes also display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line It
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-<para><link linkend="lineitem-actions-received">Mark Received</link>  <link linkend="lineitem-actions-unreceive">Un-receive</link>  <link linkend="lineitem-actions-update-barcode">Update Barcode</link>\r
-<link linkend="lineitem-actions-holdings-maintenance">Holdings Maintenance</link>  <link linkend="lineitem-actions-invoice">New Invoice</link>  \r
-<link linkend="lineitem-actions-link-invoice">Link to Invoice</link>  <link linkend="lineitem-actions-view-invoice">View invoice(s)</link>  \r
-<link linkend="lineitem-actions-claim-policy">Change Claim Policy</link>  <link linkend="lineitem-actions-claims">Claims</link>  \r
+<para><link linkend="lineitem-actions-update-barcode">Update Barcode</link>\r
+<link linkend="lineitem-actions-holdings-maintenance">Holdings Maintenance</link>    \r
+<link linkend="lineitem-actions-claims">Claims</link>  \r
 <link linkend="lineitem-actions-history">View History</link></para>\r
 \r
-<simplesect xml:id="lineitem-actions-received">\r
-<title>Mark Received</title>\r
-<para><guilabel>Mark Received</guilabel> allows you to receive a particular line item on a purchase order. Line items must have the status of \r
-<guilabel>on-order</guilabel> for this function to be enabled; otherwise this option is greyed out.</para>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of mark received</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Any alerts on the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the item.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of mark received</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>The line item will change to a gray blue colour and the status will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of mark received</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="lineitem-actions-unreceive">\r
-<title>Un-Receive</title>\r
-<para>In the event that a line item is accidently received or should not have been received in the first place, due to damage or other reasons, it is possible \r
-to un-receive that line item.</para>\r
-<para>Line items must have the status of received for this function to be enabled, otherwise this option is greyed out.</para>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of un-received</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the line item. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of un-received</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>The line item will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
-<para>If the line item is received in the future it will behave in the same manner as a line item that is being received for the first time.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of un-received</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-update-barcode">\r
 <title>Update Barcode</title>\r
 <para>You are only able to update barcodes once a line item has been received, otherwise this option will be greyed out.</para>\r
@@ -1036,222 +914,6 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">>Chapt
 \r
 </simplesect>\r
 \r
-<simplesect xml:id="lineitem-actions-invoice">\r
-<title>New Invoice</title>\r
-\r
-<para>Use <guilabel>New Invoice</guilabel> to create an invoice containing only the particular line item.  Other lines items can be linked to this invoice using\r
-<link linkend="lineitem-actions-link-invoice">Link to invoice</link>.</para>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>New Invoice</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of new invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-invoice-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>A new invoice will open in the same tab.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of new invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/new-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>For information on creating an invoice see <link linkend="acq-invoices">Chapter 12, Invoices</link>.</para>\r
-</step>\r
-\r
-</procedure>\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="lineitem-actions-link-invoice">\r
-<title>Link to Invoice</title>\r
-<para>Use <guilabel>Link to Invoice</guilabel> to link line items to an invoice that already exists in Evergreen.</para>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Link to Invoice</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of link invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In the pop up box that appears, enter the Vendor Invoice ID of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of link invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Enter the code for the provider. This field will auto-complete.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of link invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Link</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of link invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>The invoice will open in the same tab and the line item will added to the invoice.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of link invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="lineitem-actions-view-invoice">\r
-<title>View invoice(s)</title>\r
-<para>Any invoices linked to a particular line item can be viewed.</para>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>View Invoice(s)</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of view invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-invoice-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Select the invoice you would like to display from the grid that appears. The invoice will open in the same tab.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of link invoice</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="lineitem-actions-claim-policy">\r
-<title>Apply Claim Policy/Change Claim Policy</title>\r
-<para>You can manually apply a claim policy to a line item or change the claim policy that has been applied to a line item on a purchase order. While \r
-Evergreen will allow you to make this change on a selection list, if the provider has a default claim policy your change will be over-written by the default \r
-claim policy when the selection list is converted to a purchase order and a provider is added.</para>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Change claim policy</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>A drop down menu of claim policies will appear. Choose a claim policy to apply to the line item.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-</procedure>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-claims">\r
 <title>Claims</title>\r
 <para>You can manually claim an item any time after it has been ordered until it is received. You can also claim items that have been suspended.</para>\r