Updates to Line Items chapter.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 27 Jun 2013 20:14:10 +0000 (13:14 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 27 Jun 2013 20:14:10 +0000 (13:14 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-line-items.xml

index 4bb2b9f..8f44274 100644 (file)
@@ -376,7 +376,7 @@ is sent to cataloguing or processing.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>When you are finished, click <guibutton>Go Back</guibutton> to return to your selection list or purchase order.</para>\r
+<para>When you are finished, click <guibutton>Return</guibutton> to return to your selection list or purchase order.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -824,7 +824,7 @@ providers. Notes also display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line It
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-update-barcode">\r
 <title>Update Barcode</title>\r
-<para>You are only able to update barcodes once a line item has been received, otherwise this option will be greyed out.</para>\r
+<para>You are only able to update barcodes once a line item has been received.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -860,7 +860,7 @@ providers. Notes also display on the <link linkend="line-item-worksheet">Line It
 \r
 <step>\r
 <para>See <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html" \r
-xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">Chapter 13, Adding Holdings to Title Records</link> begining with step 4 \r
+xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">Adding Holdings to Title Records</link> begining with step 4 \r
 for further instructions.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
@@ -908,7 +908,7 @@ for further instructions.</para>
 \r
 <step>\r
 <para>See <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html" \r
-xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">>Chapter 13, Adding Holdings to Title Records</link> for further instructions.</para>\r
+xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">Adding Holdings to Title Records</link> for further instructions.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -916,7 +916,7 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">>Chapt
 \r
 <simplesect xml:id="lineitem-actions-claims">\r
 <title>Claims</title>\r
-<para>You can manually claim an item any time after it has been ordered until it is received. You can also claim items that have been suspended.</para>\r
+<para>You can manually claim a copy any time after it has been ordered until it is received. You can also claim copies that have been suspended.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -978,8 +978,7 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/add.html">>Chapt
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The number of existing claims on the line item updates and a claim voucher appears. The voucher can be \r
-printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>\r
+<para>The number of existing claims on the line item updates.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -992,7 +991,7 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Once again use the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
+<para>Use the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Claims (X existing)</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
@@ -1007,6 +1006,8 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>The claimed items will appear in the top half of the pop up with link to their associated vouchers.</para>\r
+<para>Click <guilabel>Show Voucher</guilabel>.</para>\r
+<note><para>There is currently a bug preventing claim vouchers from appearing.</para></note>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -1058,8 +1059,6 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-<note><para>This is currently the only place in Evergreen where you can view the claim policy that is applied to a line item.</para></note>\r
-\r
 </simplesect>\r
 \r
 </section>\r
@@ -1067,6 +1066,7 @@ printed and mailed to the provider to initiate the claim.</para>
    <section xml:id="line-item-status">\r
       <title>Line Item Statuses</title>\r
       <para>The status of a line item displays to the left of the actions menu. The line item bar changes colour depending on the status of the line item.</para>\r
+<para>The colours that display may vary depending on your screen resolution.</para>\r
 \r
 <para>Possible statuses are:</para>\r
 <itemizedlist>\r
@@ -1179,7 +1179,7 @@ field of the copy editor for al  copies created from this line item.</para>
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/estimated-price-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/statuses-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -1190,7 +1190,7 @@ field of the copy editor for al  copies created from this line item.</para>
 \r
    <section xml:id="cansup-line-item">\r
       <title>Cancelling  and Suspending Line Item</title>\r
-      <para>You can cancel or suspend line items that are in a state of pending or on-order.</para>\r
+      <para>You can cancel or suspend line items that are in a state of on-order.</para>\r
 \r
 <para>Certain cancel reasons are used to suspend line items.  These cancel reasons are set to keep the debits when the line items are cancelled.  \r
 For example, a cancel reason such as Publication Postponed, for which debits are kept, indicates that the item will still be purchased when published. The funds\r
@@ -1307,7 +1307,7 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/cancel-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/suspend-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -1348,7 +1348,7 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/suspend-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/suspend-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -1375,7 +1375,7 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
 <alt>screenshot of cancelling</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/cancel-lineitem-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/suspend-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -1394,10 +1394,7 @@ remain encumbered for the purchase while the line item has the status of cancell
    <section xml:id="delete-line-item">\r
       <title>Delete a Line Item</title>\r
        <para>Line items with the status of new, selector-ready, order-ready, or pending-order can be deleted.</para>\r
-<para>Be sure you want to delete the line item as there is no warning message.</para>\r
-\r
-<caution><para>Do NOT delete line items with the status of on-order or received.  Doing so will cause errors on your purchase order and invoice.  Instead,\r
-on-order line items should be <link linkend="cansup-line-item">cancelled</link>.</para></caution>\r
+<para>Be sure you want to delete the line item as there is no warning message and once deleted line items cannot be un-deleted..</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -1455,8 +1452,13 @@ on-order line items should be <link linkend="cansup-line-item">cancelled</link>.
 line items and their attendant copies.</para>\r
 \r
 <para>You can update the fund in use for all copies on a line item using the <guilabel>Batch Update</guilabel> on a selection list or purchase order.  It \r
-is not currently possible to update the fund for individual copies on a line item.  If the line item has been invoiced the spent debits will be updated.  If the \r
+is not currently possible to update the fund for individual copies on a line item.  Currently there is a known bug where debits are not updated if the line item has \r
+the status of <guilabel>on-order</guilabel> or <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
+\r
+<!--\r
+<para> BUG FIX required - If the line item has been invoiced the spent debits will be updated.  If the \r
 line item is on an invoice that has been prorated the invoice will need to be prorated again to update the debits to the correct fund.</para>\r
+-->\r
 \r
 <para><link linkend="apply-funds-batch">Apply Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</link></para>\r
 <para><link linkend="apply-funds-copies">Apply Funds to Individual Copies</link></para>\r
@@ -1465,8 +1467,8 @@ line item is on an invoice that has been prorated the invoice will need to be pr
 \r
 \r
 <simplesect xml:id="apply-funds-batch">\r
-<title>Apply Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</title>\r
-<para>You can apply funds to all copies on a line item from the main <guilabel>Actions</guilabel> menu on a selection list or purchase order.</para>\r
+<title>Apply Funds to Line Items via Batch Updater</title>\r
+<para>You can apply funds to all copies on a line item using the <guilabel>Line Item Batch Updater</guilabel> on a purchase order.</para>\r
 \r
 <note><informalfigure><para>Fund balance levels are indicated by colour, A black fund name indicates that the fund has money to be spent. A yellow fund name indicates that the \r
 balance in the fund has dropped to the warning percent for the fund. A red fund name indicates that the balance in the fund has dropped to the stop percent for the \r
@@ -1482,12 +1484,12 @@ fund. Funds that have been closed out will no longer appear on the drop down lis
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open a selection list or purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the box(es) of the line item(s) with copies to which you would like to apply funds.</para>\r
+<para>Check the box(es) of the line item(s) to which you would like to apply funds.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -1500,8 +1502,8 @@ fund. Funds that have been closed out will no longer appear on the drop down lis
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Apply Funds to Selected Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select the fund you wish to apply to the line items from the drop down menu of the <guilabel>Fund</guilabel> field on the \r
+<guilabel>Line Item Batch Updater</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -1514,7 +1516,7 @@ fund. Funds that have been closed out will no longer appear on the drop down lis
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select the fund you wish to apply to the copies from the <guilabel>Select a new fund</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Apply to Selected</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -1524,19 +1526,6 @@ fund. Funds that have been closed out will no longer appear on the drop down lis
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Submit</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of line item status</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/fund-batch-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
 </procedure>\r
 \r
 </simplesect>\r
@@ -1618,20 +1607,21 @@ Ensure that all copies have a fund selected.</para>
 \r
 <simplesect xml:id="update-funds-batch">\r
 <title>Update Funds to Copies via Batch Updates to Line Items</title>\r
-<para>The fund in use for all copies on a line item can be updated at any time from the main <guilabel>Actions</guilabel> menu on a selection list or \r
-purchase order.</para>\r
+<para>The fund in use for all copies on a line item can be updated at any time using the <guilabel>Line Item Batch Updater</guilabel> on a purchase order.</para>\r
 \r
 <note><para>It is not currently possible to update the fund for individual copies on a line item.  It is only possible to update the fund for all copies on a line \r
-item at once.</para></note>\r
+item at once.</para>\r
+<para>Currently there is a known bug where debits are not updated if the line item has \r
+the status of <guilabel>on-order</guilabel> or <guilabel>received</guilabel>.</para></note>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open a selection list or purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the box(es) of the line item(s) with copies you would like to update the fund of.</para>\r
+<para>Check the box(es) of the line item(s) for which you would like to update the fund.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -1644,8 +1634,8 @@ item at once.</para></note>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Apply Funds to Selected Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Select the fund you wish to apply to the line items from the drop down menu of the <guilabel>Fund</guilabel> field on the \r
+<guilabel>Line Item Batch Updater</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -1658,7 +1648,7 @@ item at once.</para></note>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select the fund you wish to apply to the copies from the <guilabel>Select a new fund</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Apply to Selected</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of line item status</alt>\r
 \r
@@ -1668,19 +1658,6 @@ item at once.</para></note>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Submit</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of line item status</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/fund-batch-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
 </procedure>\r
 \r
 </simplesect>\r