Procedure added to Year End chapter for Fiscal Year Close-Out Operation - Rollover...
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 26 Mar 2015 18:50:39 +0000 (11:50 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 26 Mar 2015 18:50:39 +0000 (11:50 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-yearend.xml

index b656bf5..9afef6e 100644 (file)
@@ -124,7 +124,8 @@ to the analogous funds.  Depending on the needs of a library it can also transfe
 \r
 <para><link linkend="yearend-dry-run">Fiscal Year Close-out Operation - Dry Run</link></para>\r
 <para><link linkend="yearend-encumbrance-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances Only</link></para>\r
-<para><link linkend="yearend-money-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</link></para>\r
+<para><link linkend="yearend-money-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Unspent Money</link></para>\r
+<para><link linkend="yearend-half-money-encumbrances">Fiscal Year Close-Out Operation - Rollover Encumbrances and Unspent Money for Particular Funds</link></para>\r
 <para><link linkend="yearend-propagation">Fiscal Year Close-out Operation - Propagation Only</link></para>\r
 \r
 \r
@@ -307,7 +308,7 @@ increment the year by 1.  Encumbrances will be moved to the new funds for every
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="yearend-money-rollover">\r
-<title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</title>\r
+<title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Unspent Money</title>\r
 \r
 <procedure>\r
 \r
@@ -400,6 +401,202 @@ increment the year by 1.  Encumbrances and money will be moved to the new funds
 \r
 </simplesect>\r
 \r
+<simplesect xml:id="yearend-half-money-encumbrances">\r
+<title>Fiscal Year Close-Out Operation - Rollover Encumbrances and Unspent Money for Particular Funds</title>\r
+\r
+<para>To rollover encumbrances and unspent money for some funds and only encumbrances for other funds \r
+fiscal year end close-out must be run twice.</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Ensure that the Library Setting <guilabel>Allow funds to be rolled over without bringing the money along</guilabel> is set to <guilabel>True</guilabel>\r
+.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<para>Rollover Encumbrances Only</para>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Uncheck the <guilabel>Propagate</guilabel> check box for every fund where the unspent money will be\r
+rolled over.</para>\r
+<para> Uncheck the <guilabel>Rollover</guilabel> check box for every fund where the unspent money will be\r
+rolled over.</para>\r
+<para>See <link linkend="create-fund">Create a Fund</link> for information on these check boxes.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the <guilabel>Funds Interface</guilabel>, select the top level of your organization from the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> drop down menu. \r
+(Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-propagate-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>From the <guilabel>Year</guilabel> drop down menu, choose the year for which you would like to \r
+perform the Fiscal Year Close-out Operation.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Ensure the box adjacent to <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>\r
+ is checked.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
+<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
+Org Units</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-run-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/run-year-end-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Evergreen will begin the fiscal year close-out operation.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
+increment the year by 1.  Encumbrances will be moved to the new funds for every fund where the <guilabel>Rollover</guilabel> box was checked.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<para>Rollover Encumbrances and Unspent Money</para>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the <guilabel>Propagate</guilabel> check box for every fund where the unspent money will be\r
+rolled over.</para>\r
+<para> Check the <guilabel>Rollover</guilabel> check box for every fund where the unspent money will be\r
+rolled over.</para>\r
+<para>See <link linkend="create-fund">Create a Fund</link> for information on these check boxes.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Uncheck the <guilabel>Propagate</guilabel> check box for every fund in the current fiscal year \r
+where the encumbrances have been moved to the new fiscal year.</para>\r
+<para> Uncheck the <guilabel>Rollover</guilabel> check box for every fund in the current fiscal year \r
+where the encumbrances have been moved to the new fiscal year.</para>\r
+<para> Ensure that the <guilabel>Active</guilabel> check box has been unchecked for every fund in the current fiscal year \r
+where the encumbrances have been moved to the new fiscal year.</para>\r
+<para>See <link linkend="create-fund">Create a Fund</link> for information on these check boxes.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>In the <guilabel>Funds Interface</guilabel>, select the top level of your organization from the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> drop down menu. \r
+(Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-propagate-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>From the <guilabel>Year</guilabel> drop down menu, choose the year for which you would like to \r
+perform the Fiscal Year Close-out Operation.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Ensure the box adjacent to <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>\r
+ is <emphasis>not</emphasis> checked.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
+<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
+Org Units</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-run-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/run-year-end-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Evergreen will begin the fiscal year close-out operation.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
+increment the year by 1.  Encumbrances will be moved to the new funds for every fund where the <guilabel>Rollover</guilabel> box was checked.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+\r
+\r
 <simplesect xml:id="yearend-propagation">\r
 <title>Fiscal Year Close-out Operation - Propagation Only</title>\r
 \r