Revisions to Load Bibs Section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 27 Jun 2012 00:25:33 +0000 (17:25 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 27 Jun 2012 00:25:33 +0000 (17:25 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-load-bib.xml

index 1f115cf..c90a649 100644 (file)
@@ -93,10 +93,17 @@ records and items into the catalogue when the purchase order is activated.</para
 <section xml:id="load-bib-vandelay">\r
 <title>How to Load Bibliographic Records and Items into the Catalogue</title>\r
 \r
-<informalfigure>\r
 <para>All bibliographic records add to the catalogue through acquisitions are loaded through the vandelay interface.</para>\r
 <para>Vandelay identifies exisiting records that match the new records and allow staff to merge the new record into the existing record rather than creating a \r
 duplicate record.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="vandelay-interface-load">\r
+<title>Loading Records Using the Vandelay Interface</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Vandelay Interface</guilabel> will display.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of Vandelay Interface</alt>\r
 \r
@@ -105,67 +112,111 @@ duplicate record.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+</step>\r
 \r
-<para><link linkend="minimum-loading">Minimum Required for Loading Bibliographic Records</link></para>\r
-<para><link linkend="load-vandelay-merge-options">Merging Options</link></para>\r
-<para><link linkend="load-vandelay-record-set">Record Match Sets</link></para>\r
-<para><link linkend="load-vandelay-quality">Record Quality</link></para>\r
+<step>\r
+<para>Create a new <guilabel>Upload Queue</guilabel> or use the drop down menu to add to an <guilabel>Exisiting Queue</guilabel>.</para>\r
+<caution><para>Do not use "/" or "\" (slash or backslash) in import queue name.</para></caution>\r
+</step>\r
 \r
-<simplesect xml:id="minimum-loading">\r
-<title>Minimum Required for Loading Bibliograhic Records</title>\r
+<step>\r
+<para>Select <guilabel>Sitka</guilabel> from the <guilabel>Record Match Set</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para>The <guilabel>Record Match Set</guilabel> determines what fields will be matched on.  The <guilabel>Sitka</guilabel> match set looks for matches on the \r
+901c field, the 020a (ISBN), and 022a (ISSN), and the 001 (Accession Number).</para>\r
+<caution><para>The matching fields are based on the parameters set in 2.0 and are subject to change as this function is still being tested and set up.</para></caution>\r
+</step>\r
 \r
-<para>For bibliographic records to load into the catalogue the following information is required in the Vandelay interface:</para>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>Create a new <guilabel>Upload Queue</guilabel>.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Select <guilabel>Acquisitions</guilabel> from the <guilabel>Merge Profile</guilabel> drop down menu.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <para>Select <guilabel>oclc</guilabel> from the <guilabel>Record Source</guilabel> drop down menu.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
+</step>\r
 \r
-<para>For more information see <link linkend="cat-batch-import-export">MARC Batch Import/Export</link> for further instructions.</para>\r
+<step>\r
+<para>Check the box for <guilabel>Import Non-Matching Records</guilabel>.  This will import any records that do not have matches in the catalogue.</para>\r
+<tip><para>You may want to do a test load first. To do a test load, do not select Import Non-Matching Records. Instead, leave unchecked, and the system \r
+will provide a overview of the records that did find a match. Then, you can check them first before deciding to automatically import non-matching records. \r
+This is best practice if you are new to batch loading, or if you are working with a file from a new vendor.</para></tip>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Submit</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of Vandelay Interface</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/load-bibs-vandelay-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
 \r
+</procedure>\r
 </simplesect>\r
 \r
-<simplesect xml:id="load-vandelay-merge-options">\r
-<title>Merging Options</title>\r
+<simplesect xml:id="vandelay-interface-merge">\r
+<title>Merging Records Using the Vandelay Interface</title>\r
+\r
+<note><para>Screenshots for this section are coming soon.</para></note>  \r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Click <guilabel>View Import Queue</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The table will tell you what records have been automatically imported (if you selected <guilabel>Import Non-Matching Records</guilabel>) and what records have \r
+found a match in the database and were not automatically imported.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>On the <guilabel>Record Queue</guilabel> screen, you may click <guilabel>Matches</guilabel> to view the conflicting Evergreen records. To view the \r
+existing full MARC record, click <guilabel>View MARC</guilabel>. The MARC record will be displayed in view mode. Click <guilabel>Return</guilabel> once done.</para>\r
+\r
+<para>Upon inspection, if the matched record is a true match but a brief record , you may mark the matched MARC record as an overlay target by selecting the\r
+ checkbox in front of the record in the <guilabel>Overlay Target</guilabel> column. Click <guilabel>Back to Import Queue</guilabel> once done.</para>\r
+\r
+<para>If the matched record is not an actual match, then edit the incoming record so that it no longer matches (this is usually the 901c or other control number\r
+ that is the cause.) After you've saved the change, this record will no longer be a match, and you can import it as a non-matching record.</para>\r
+\r
+<para>If the matched record in Evergreen is a true match but a full record, Sitka policy requires you to use the existing record instead of importing another\r
+ one. Do not select the checkbox in this scenario.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The record is shown as selected once you are back at the <guilabel>Record Queue</guilabel> screen.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Once done the list, click <guilabel>Import Selected Records</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
 \r
-<para>Three options for merging are available:</para>\r
-<orderedlist>\r
+<step>\r
+<para>You are prompted to select import options.</para>\r
+<itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<formalpara>\r
-<title>Merge on Exact Match (901c)</title>\r
-<para>Information goes here</para>\r
-</formalpara>\r
+<para>Select <guilabel>Sitka</guilabel> from the <guilabel>Merge Profile</guilabel> drop down menu.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<formalpara>\r
-<title>Merge on Single Match</title>\r
-<para>Information goes here</para>\r
-</formalpara>\r
+<para>If you started with a test run, choose <guilabel>Import Non-Matching Records</guilabel>, to import records that do not have a match in the Sitka database.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<formalpara>\r
-<title>Merge on Best Match</title>\r
-<para>information goes here</para>\r
-</formalpara>\r
+<para>Choose <guilabel>Merge on Exact Match (901c)</guilabel> or <guilabel>Merge on Single Match</guilabel>.</para>\r
 </listitem>\r
-</orderedlist>\r
-</simplesect>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
 \r
-<simplesect xml:id="load-vandelay-record-set">\r
-<title>Record Match Sets</title>\r
-</simplesect>\r
+<step>\r
+<para>Click <guibutton>Import</guibutton>.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
 \r
-<simplesect xml:id="load-vandelay-quality">\r
-<title>Record Quality</title>\r
-</simplesect>\r
+<note><para>For the moment do not use <guilabel>Import On Best Match</guilabel> or any of the quality settings.  Sitka Support is still testing these functions.</para>\r
+</note>\r
 \r
+</simplesect>\r
 \r
 </section>\r
+\r
+\r
     \r
 </chapter>\r