Updated Receive chapter.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 28 Jun 2013 04:55:52 +0000 (21:55 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 28 Jun 2013 04:55:52 +0000 (21:55 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-receive.xml

index 997c3b8..c340344 100644 (file)
@@ -31,11 +31,11 @@ of <guilabel>received</guilabel>.</para>
    <simplesect xml:id="receive-purchase-orders">\r
       <title>Receive a Purchase Order</title>\r
       <para>In the event that all items on a purchase order arrive together you are able to receive the entire purchase order at once.</para>\r
-<para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for this function to be used.</para>\r
+<para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for these steps to be followed.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -100,11 +100,12 @@ of <guilabel>received</guilabel>.</para>
 <simplesect xml:id="unreceive-purchase-orders">\r
 <title>Un-Receive a Purchase Order</title>\r
 <para>In the event that a purchase order is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
-un-receive the purchase order. The purchase order must have the status of <guilabel>received</guilabel> for this function to be enabled.</para>\r
+un-receive the purchase order.</para>\r
+<para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>received</guilabel> for these steps to be followed.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -177,18 +178,17 @@ of <guilabel>received</guilabel>.</para>
 \r
    <simplesect xml:id="receive-line-item">\r
       <title>Receive a Line Item</title>\r
-      <para>Mark Received allows you to receive particular line items on a purchase order.</para>\r
-<para>Line items must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for this function to be enabled; otherwise this option is greyed out.</para>\r
+      <para>Mark Received allows you to receive particular line items on a purchase order.</para>\r
+<para>Line items must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for this function to work.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Check the box(es) of the line item(s) you wish to receive.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 \r
@@ -201,7 +201,21 @@ of <guilabel>received</guilabel>.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Any alerts on the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the item.</para>\r
+<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Selected Line Items as Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of receiving</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Any alerts on the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the item(s).</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 \r
@@ -214,7 +228,7 @@ of <guilabel>received</guilabel>.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The line item will change to a gray blue colour and the status will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
+<para>The line item(s) will change to a gray blue colour and the status will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 \r
@@ -233,7 +247,7 @@ of <guilabel>received</guilabel>.</para>
       <title>Un-Receive a Line Item</title>\r
  <para>In the event that a line item is accidently received or should not have been received in the first place, due to damage or other reasons, it is possible \r
 to un-receive that line item.</para>\r
-<para> Line item must have a status of <guilabel>received</guilabel> for this function to be enabled; otherwise this option is greyed out.</para>\r
+<para>Line items must have the status of <guilabel>received</guilabel> for this function to work.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -242,8 +256,7 @@ to un-receive that line item.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>Check the box(es) of the line item(s) you wish to un-receive.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 \r
@@ -256,7 +269,21 @@ to un-receive that line item.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the line item. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
+<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive Selected Line Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of receiving</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the line item(s). Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 \r
@@ -269,8 +296,8 @@ to un-receive that line item.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The line item will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
-<para>If the line item is received in the future it will behave in the same manner as a line item that is being received for the first time.</para>\r
+<para>The line item(s) will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
+<para>If am un-received line item is received in the future it will behave in the same manner as a line item that is being received for the first time.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 \r
@@ -646,7 +673,7 @@ un-receive that copy. Copies must have a status of <guilabel>received</guilabel>
 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/invoice-receive-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/invoice-receive-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r