Updates to Line Items chapter.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 25 Jun 2013 03:30:31 +0000 (20:30 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 25 Jun 2013 03:30:31 +0000 (20:30 -0700)
Add Copies via the Line Item Batch Updater.

Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-line-items.xml

index ee8a04f..a818027 100644 (file)
@@ -26,17 +26,8 @@ notes, and alerts.</para></abstract>
 \r
 <para>The <guilabel>Line Item Batch Updater</guilabel> allows line items on purchase orders to have multiple fields batch updated simultaneously.</para>\r
 \r
-<informalfigure>\r
-<para>The following fields can be batch updated.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of line item batch updater</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/line-item-batch-updater-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
 \r
+<para>The following fields can be batch updated:</para>\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
 <para>Copies - this is the total number of copies for the line item, rather than additional copies</para>\r
@@ -58,8 +49,17 @@ notes, and alerts.</para></abstract>
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
+<informalfigure>\r
 <para>Rather than filling in the same fields every time users can set up <link linkend="create-distribution-formula">Distribution Formulas</link>\r
  to use as Line Item Templates.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of line item batch updater</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/line-item-batch-updater-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -89,9 +89,9 @@ notes, and alerts.</para></abstract>
 <section xml:id="identifier-selector">\r
 <title>Order Identifier Selector</title>\r
 \r
-<para>Line items that are created from existing MARC records may have multiple ISBNs, ISSNs, or UPCs (depending on the type of item) attached to the record.  Users are\r
-now able to specify which ISBN, ISSN, or UPC to display in the purchase order sent to providers. User can also add new identifiers as needed. This function helps to \r
-ensure that the correct edition of an item is ordered.</para>\r
+<para>Line items that are created from existing MARC records may have multiple ISBNs, ISSNs, or UPCs attached to the record (depending on the type of item).  Users are\r
+able to specify which ISBN, ISSN, or UPC to display in the purchase order sent to providers. User can also add new identifiers as needed.</para>\r
+<para>This function helps to ensure that the correct edition of an item is ordered.</para>\r
 \r
 <simplesect xml:id="identifier-select">\r
 <title>Select an Identifier</title>\r
@@ -273,7 +273,9 @@ search terms if necessary.</para>
 <imagedata fileref="media/link-catalog-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
-</informalfigure> \r
+</informalfigure>\r
+\r
+<note><para>Currently the brief bibliographic information does not appear.  This is a known bug.</para></note> \r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -391,12 +393,79 @@ is sent to cataloguing or processing.</para>
 \r
    <section xml:id="add-copies-lineitem">\r
       <title>Add a Copy to a Line Item</title>\r
-      <para>By default, line items have no copies attached to them.</para>\r
+      <para>By default, line items have no copies attached to them.  If a default number of copies as been specified for the provider, when line items are\r
+added to a purchase order copies are automatically added.</para>\r
 <para>Use the <guilabel>Copies</guilabel> link to add copy information to a line item. You can add copies \r
 to line items on a selection list or a pending purchase order.</para>\r
 \r
+<para>Copies can be added to line items in two ways:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>via the <link linkend="copies-add-batch-update">Line Item Batch Updater</link>on a purchase order.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>via the <link linkend="copies-add-screen">Copies Screen</link>on a selection list or purchase order.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
 <caution><para>Copies should not be added once a purchase order has been activated.</para></caution>\r
 \r
+<simplesect xml:id="copies-add-batch-update">\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Enter the total number of copies for the line item in the <guilabel>Copies</guilabel> field on the <guilabel>Line Item Batch Updater</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of copies on line item batch update</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-copies-batch-updater-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+<note><para>The number entered in the <guilabel>Copies</guilabel> field is always the total number of copies for the line item, not the number of copies to add to the \r
+selected line item(s).</para></note>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the box(es) beside the line item(s) you wish to apply the copies to.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Apply to Selected</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of copies on line item batch update</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-copies-batch-updater-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The zero of the <guilabel>Copies</guilabel> link will update to reflect the number of copies created for the line item.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of copies on line item batch update</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/add-copies-batch-updater-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="copies-add-screen">\r
 <procedure>\r
 <step>\r
 <para>Open a selection list or purchase order.</para>\r
@@ -447,7 +516,7 @@ copy.</para>
 <para>Owning Branch</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>Shelving Location</para>\r
+<para>Copy Location</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>Collection Code</para>\r
@@ -537,6 +606,7 @@ there are no conflicts between the different libraries using acquisitions.</para
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
+</simplesect>\r
 \r
 </section>\r
 \r