Additional revisions to Purchase Orders section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 11 May 2012 00:53:41 +0000 (17:53 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 11 May 2012 00:53:41 +0000 (17:53 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
acq/acq-purchase-orders.xml

index ae0d2a7..df2801f 100644 (file)
@@ -354,8 +354,12 @@ library's policies. You can reuse purchase order names as long as a name is neve
 \r
    <section xml:id="add-additional-purchase">\r
       <title>Add Charges, Taxes, and/or Fees to a Purchase Order</title>\r
-      <para>You can add other charges, taxes, and/or fees to a purchase order. These additional charges will be reflected in the amounts that are estimated and \r
-encumbered on the purchase order.</para>\r
+      <para>You can add other charges, taxes, and/or fees to a purchase order. The charge types, also called invoice item types, are defaults that have been set \r
+Sitka-wide.  These additional charges will be reflected in the amounts that are estimated and encumbered on the purchase order.</para>\r
+\r
+<note><para> Charges added to a purchase order are only moved to an invoice if the invoice is created out of the entire purchase order. See \r
+<link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice for a Purchase Order</link> for more information.</para></note>\r
+\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -537,20 +541,7 @@ parentheses next to this field. Click the hyperlinked number.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Create</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of add a note</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/add-notes-purchaseorder-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Add as many notes as you require.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Create</guibutton> and your note will appear. Repeat the process to add as many notes as you require.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of add a note</alt>\r
 \r
@@ -648,6 +639,9 @@ fund must be applied to the purchase order.</para>
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
+<note><para> If the fund(s) used for the purchase order have reached its warning level staff will be alerted but are able to continue with activating\r
+ the purchase order.</para></note>\r
+\r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="activation-purchase-order">\r
@@ -684,8 +678,8 @@ fund must be applied to the purchase order.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>When you activate the order the bibliographic records and copies will be imported into the catalogue, if you have not previously done so, and the funds associated with \r
-the purchases will be encumbered.</para>\r
+<para>When you activate the order the bibliographic records and copies will be imported into the catalogue, if not previously imported.  The funds \r
+associated with the purchases will be encumbered.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of activate order</alt>\r
 \r
@@ -770,7 +764,7 @@ corner of the top half of the screen.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>All pending orders will as a virtual combined purchase order. You are able to activate the purchase order for each item from this \r
+<para>All pending orders will appear as a virtual combined purchase order. You are able to activate the purchase order for each item from this \r
 screen.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of split purchase order</alt>\r
@@ -789,8 +783,8 @@ screen.</para>
 <section xml:id="cansup-purchase-order">\r
 <title>Cancelling and Suspending Purchase Orders</title>\r
 <para>You can cancel or suspend purchase orders that are in a state of pending or on-order.</para>\r
-<para>You can also use cancel reasons to suspend purchase orders. This is done by choosing a cancel reason for which debits are \r
-kept.  For example, a cancel reason such as Publication Postponed, for which debits are kept, indicates that the item will still be purchased when published. The funds\r
+<para>Certain cancel reasons are used to suspend purchase orders.  These cancel reasons are set to keep the debits when the purchase order is cancelled. For \r
+example, a cancel reason such as Publication Postponed, for which debits are kept, indicates that the item will still be purchased when published. The funds\r
 remain encumbered for the purchase while the purchase order has the status of cancelled.</para>\r
 \r
 <para><link linkend="cancel-purchase-order">Cancel a Purchase Order</link></para>\r
@@ -819,7 +813,7 @@ remain encumbered for the purchase while the purchase order has the status of ca
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reason-default">cancel reason</link>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancel order</alt>\r
 \r
@@ -896,8 +890,7 @@ remain encumbered for the purchase while the purchase order has the status of ca
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu that appears, select a cancel reason for which debits are kept. See \r
-<link linkend="cancel-reasons-defaults">Sitka Cancel Reason Defaults</link> for which cancel reasons keep debits.</para>\r
+<para>From the drop down menu that appears, select a <link linkend="cancel-reason-default">cancel reason</link> for which debits are kept.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of cancel order</alt>\r
 \r
@@ -999,26 +992,25 @@ on the printed purchase order.</para>
 <section xml:id="view-purchase-order">\r
 <title>View On-Order Purchase Orders</title>\r
 \r
-<para><link linkend="search-tips-purchase">Search Tips</link></para>\r
-\r
-<para>The default purchase order search allows you to quickly generate a list of on-order purchase orders.</para>\r
+<para><link linkend="purchase-search-tips">Search Tips</link></para>\r
+<para>The default purchase order search allows you to quickly generate a list of on-order purchase orders.</para>  \r
 <para>This search can also easily be modified to search for purchase orders using other parameters.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>To access the searching interface, select <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu><guimenuitem>Purchase Orders</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>To access the searching interface, select\r
+<menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu><guimenuitem>Purchase Orders</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of view on-order</alt>\r
+<alt>screenshot of the Purchase Order Search</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-onorder-purchaseorder-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchase-search-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
-\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>By default the search interface is set to search for on-order purchase orders created by your ordering agency.</para>\r
@@ -1034,31 +1026,6 @@ on the printed purchase order.</para>
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
-\r
-<simplesect xml:id="search-tips-purchase">\r
-<title>Search Tips:</title>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>To search for purchase orders with a status other than on-order, simply replace <guilabel>on-order</guilabel> with the status you wish to search.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Use the <guilabel>Purchase Order</guilabel> search fields to modify your search as needed.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of the Purchase Order Search</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/purchase-search-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>See <link linkend="general-search-tips">Using the General Search</link> for more general search tips.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-</simplesect>\r
-\r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="receive-purchase-order">\r