Claiming section updated.
authorJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Sat, 21 Jan 2017 01:59:51 +0000 (17:59 -0800)
committerJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Sat, 21 Jan 2017 01:59:51 +0000 (17:59 -0800)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
acq/acq-claim-items.xml

index 7e333ad..0dd42ac 100644 (file)
@@ -9,49 +9,42 @@
                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
                   Community</link></emphasis></para>\r
       </legalnotice>\r
-      \r
+      </info>\r
      \r
 \r
-      <abstract>\r
-         <para>All claiming is currently manual; electronic claiming is not available in the 2.8\r
-            release.</para>  \r
-<para>Evergreen uses the default claiming policies set for each provider to compile a claim-ready list of items based on order date.  This list can aid staff when \r
-claiming items.  Staff can use Evergreen to track items that have been manually claimed.</para>\r
-<para>Default claiming policies have been set Sitka-wide.  These defaults can be found in the <link linkend="claiming-acq">Claiming</link> section of \r
-<link linkend="admin-acqdefaults">Chapter 41. Acquisitions Module Sitka-wide Defaults</link>.</para>  \r
-</abstract>\r
-      \r
+      <section xml:id="apply-claim-policy">\r
+<title>Applying Claim Policies to Line Items</title>\r
 \r
-   </info>\r
-\r
-<section xml:id="claim-policy-change">\r
-<title>Changing Claim Policies</title>\r
-<para>The default claim policy associated with each provider is automatically assigned to line items and copies purchased from the provider.</para>\r
-<para>The claim policy for a line item can be changed on the purchase order until the line item is received. While it is possible to change the claim policy on a \r
-selection list, the change is over-written by the provider default when the selection list is converted to a purchase order and the provider is added.</para> \r
-\r
-<para><link linkend="view-claim-policy">View the Current Claim Policy for a Line Item</link></para>\r
-<para><link linkend="claim-change-lineitem">Change a Line Item Claim Policy</link></para>\r
-<para><link linkend="claim-change-batch">Batch Change Claim Policies</link></para>\r
+<para>Claim policies can be applied to line items in two way:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>by applying a <link linkend="provider-profile">default claim policy to the provider</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>by applying a claim policy to selected line items</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
 \r
-<simplesect xml:id="view-claim-policy">\r
-<title>View the Current Claim Policy for a Line Item</title>\r
-<para>You can use the Line Item History to view the current claim policy assigned to a line item.</para>\r
+<para>To apply a claim policy to selected line items:</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
+<para>Open the purchase order the line item is on.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Use the checkboxes to select the line items you would like to apply the claim policy to.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Apply Claim Policy to Selected Line Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 </step>\r
-\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>View History</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para>A drop down menu of claim policies will appear. Choose a claim policy to apply to the line item.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-history-lineitem-1.png" scalefit="1"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -59,112 +52,79 @@ selection list, the change is over-written by the provider default when the sele
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>By default, the changes appear with the newest change first. The current claim policy and any claim policies previously applied to the line item will appear in the \r
-<guilabel>Claim Policy</guilabel> column.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/view-history-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
-\r
+<step>\r
+<para>The claim policy will now display on the line item.</para>\r
+</step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
+</section>\r
 \r
-<simplesect xml:id="claim-change-lineitem">\r
-<title>Change a Line Item Claim Policy</title>\r
-<para>You can manually change the claim policy that has been applied to a line item on a purchase order until the item is received.</para>\r
 \r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<para>Open your purchase order.</para>\r
-</step>\r
\r
 \r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Change claim policy</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
+<section xml:id="claim-policy-change">\r
+<title>Changing Claim Policies</title>\r
+<para>The default claim policy associated with a provider is automatically assigned to line items and copies purchased from the provider.</para>\r
+<para>The claim policy for a line item can be changed on the purchase order until the line item is received. While it is possible to change the claim policy on a \r
+selection list, the change is over-written by the provider default when the selection list is converted to a purchase order and the provider is added.</para> \r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
+<para><link linkend="view-claim-policy">View the Current Claim Policy for a Line Item</link></para>\r
+<para><link linkend="claim-change-lineitem">Change a Line Item Claim Policy</link></para>\r
+<para><link linkend="claim-change-batch">Batch Change Claim Policies</link></para>\r
 \r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>A drop down menu of claim policies will appear. Choose a claim policy to apply to the line item.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
+<simplesect xml:id="view-claim-policy">\r
+<title>View the Current Claim Policy for a Line Item</title>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
+<para>When applied the claim policy name displays on the line item.</para>\r
+\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
-\r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/change-claim-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/view-history-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+\r
 </procedure>\r
 \r
 </simplesect>\r
 \r
-<simplesect xml:id="claim-change-batch">\r
-      <title>Batch Change Claim Policies</title>\r
-      <para>You can change the claim policy applied to multiple line items on a purchase order at the same time.</para>\r
+<simplesect xml:id="claim-change-lineitem">\r
+<title>Change a Line Item Claim Policy</title>\r
+<para>You can manually change the claim policy that has been applied to a line item on a purchase order until the item is received.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open a purchase order.</para>\r
+<para>Open your purchase order.</para>\r
 </step>\r
-\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Use the check boxes adjacent to each line item to select the line items you would like to apply the new claim policy to.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/batch-policy-claim-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>Use the checkboxes to select the line item or line items you would like to change the claim policy of.</para>\r
 </step>\r
-\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Change Claim Policy</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/batch-policy-claim-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Apply Claim Policy to Selected Line Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the drop down menu select the new claim policy you wish to apply to the line items.</para>\r
+<para>A drop down menu of claim policies will appear. Choose a claim policy to apply to the line item.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -177,7 +137,7 @@ selection list, the change is over-written by the provider default when the sele
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton>. The new claim policy will be applied to the line items.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -187,16 +147,20 @@ selection list, the change is over-written by the provider default when the sele
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+<step>\r
+<para>The claim policy will now display on the line item.</para>\r
+</step>\r
 </procedure>\r
+\r
 </simplesect>\r
 \r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="claim-ready-claiming">\r
       <title>Claim-Ready Items</title>\r
-    <para>If an item has not been received and meets the conditions for claiming, according to the item's claim policy, the item will be eligible for claiming. \r
-Evergreen can produce a list of items, by ordering branch, which are ready to be claimed. You can use this list to manually claim items from your provider without \r
-having to open the purchase orders.</para>    \r
+    <para>If an item has not been received and meets the conditions for claiming, according to the item's claim policy, the item will be eligible\r
+       for claiming. Evergreen can produce a list of items, by ordering branch, which are ready to be claimed. You can use this list to manually \r
+       claim items from your provider without having to open the purchase orders.</para>    \r
 \r
 <para><link linkend="claim-ready-items">Batch Claiming of Claim-Ready Items</link></para>\r
 <para><link linkend="claim-ready-copies">Copy Claiming of Claim-Ready Items</link></para>\r
@@ -221,7 +185,7 @@ having to open the purchase orders.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If your library system has branches, choose a branch from the drop down menu to claim items to be received by that branch.</para>\r
+<para>If your library system has branches you may need to select your system to see the line items ready for claiming.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -235,6 +199,7 @@ having to open the purchase orders.</para>
 <step>\r
 <para>Any items that meet the conditions for claiming will appear. Any items being claimed with the same claim type (claim reason) can be claimed at the same \r
 time.</para>\r
+<note><para>If your library has branches you may need to select your system to see the line items ready for claiming.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -291,8 +256,8 @@ time.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Claim vouchers for the claimed items will appear.  Click <guibutton>Print</guibutton> to print out your vouchers.  The voucher can be mailed to the provider to \r
-initiate the claim.</para>\r
+<para>Claim vouchers for the claimed items will appear. (BUG: Vouchers do not currently appear) Click <guibutton>Print</guibutton> to print out \r
+your vouchers if required for your records.  </para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -324,25 +289,14 @@ initiate the claim.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>If your library system has branches, choose a branch from the drop down menu to claim items to be received by that branch.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of claiming</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/claim-ready-batch-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
 <para>Any items that meet the conditions for claiming will appear.</para>\r
+<note><para>If your library has branches you may need to select your system to see the line items ready for claiming.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click the <guilabel>Consider individual copies for claiming</guilabel> link in the information for the item you would like to claim a specific copy of.</para>\r
+<para>Click the <guilabel>Consider individual copies for claiming</guilabel> link in the information for the item you would like to claim a\r
+ specific copy of.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
 \r
@@ -407,7 +361,7 @@ initiate the claim.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Claim vouchers for the claimed items will appear.  Click <guibutton>OK</guibutton> to print out your vouchers.</para>\r
+<para>Claim vouchers for the claimed items will appear.  Click <guibutton>OK</guibutton> to print out your vouchers if required for your records.</para>\r
 <para>These vouchers can be mailed to the provider to initiate claims.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of claiming</alt>\r
@@ -448,7 +402,8 @@ initiate the claim.</para>
 \r
 <simplesect xml:id="manually-claim-item">\r
       <title>Manually Claim a Line Item</title>\r
-      <para>You can manually claim a line item any time after it has been ordered until it is received. Line items that have been suspended can be claimed.</para>\r
+      <para>You can manually claim a line item any time after it has been ordered until it is received. Line items that have been delayed\r
+         can be claimed.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -662,8 +617,8 @@ initiate the claim.</para>
 \r
    <section xml:id="claim-vouchers">\r
       <title>Claim Vouchers</title>\r
-      <para>Claim vouchers can be printed and mailed to providers to initiate claims. These vouchers can be printed at the time of the manual claim in the system or \r
-reprinted at a later time through the copies link.</para>\r
+      <para>Claim vouchers can be printed and mailed to providers to initiate claims. These vouchers can be printed at the time of the \r
+         manual claim in the system or reprinted at a later time through the copies link.</para>\r
 \r
 <note>\r
 <informalfigure>\r