Year End checklist and Propagation procedure added to Year End section.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 25 May 2012 00:36:55 +0000 (17:36 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Fri, 25 May 2012 00:36:55 +0000 (17:36 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
admin/admin-acq-yearend.xml

index 713ff55..919b04f 100644 (file)
@@ -24,6 +24,24 @@ through Evergreen.</para>
 \r
 <section xml:id="yearend-checklist">\r
 <title>Year End Checklist</title>\r
+<para>Libraries should review this checklist as they reach the end of their fiscal year in preparation for the year end processes.</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>All pending purchase orders are activated.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>All items physically received in the current fiscal year are received in Evergreen.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>All items to be paid for in the current fiscal year are invoiced for in Evergreen.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Staff are aware of the dates for the acquisitions year end freeze.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+\r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="yearend-sitka-procedure">\r
@@ -31,39 +49,47 @@ through Evergreen.</para>
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Library prepares for year end using the <link linkend="yearend-checklist">Year End Checklist</link>.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Library</emphasis> prepares for year end using the <link linkend="yearend-checklist">Year End Checklist</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para><emphasis role="bold">Sitka Staff</emphasis> runs fund report for old fiscal year.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Sitka Staff runs fund report for old fiscal year.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Library</emphasis> propagate funds for the new fiscal year.  See <link linkend="yearend-propagation">Year End Propagation</link> for instructions.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Library propagate funds for the new fiscal year.  See <link linkend="yearend-propagation">Year End Propagation</link> for instructions.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Library</emphasis> implements acquisitions year end freeze.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Sitka Staff run scripts to move encumbrances from the old fiscal year to the new fiscal year.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Sitka Staff</emphasis> run scripts to move encumbrances from the old fiscal year to the new fiscal year.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Library uses fund report to confirm that the encumbrances and spent totals for the funds in the old and new fiscal years are correct.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Library</emphasis> uses fund report to confirm that the encumbrances and spent totals for the funds in the old and new fiscal years are correct.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Sitka Staff run scripts to deactivate all the old funds.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Sitka Staff</emphasis> run scripts to deactivate all the old funds.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Library creates new funding source and allocates credit to the funding sources.</para>\r
+<para> <emphasis role="bold">Library</emphasis> lifts acquisitions year end freeze.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Library allocates money from the new funding sources into the new funds.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Library</emphasis> creates new funding source and allocates credit to the funding sources.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Library begins new fiscal year.</para>\r
+<para><emphasis role="bold">Library</emphasis> allocates money from the new funding sources into the new funds.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para><emphasis role="bold">Library</emphasis> begins new fiscal year.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -76,6 +102,48 @@ See <link linkend="update-funds-batch">Update Funds to Copies via Batch Updates
 \r
 <section xml:id="yearend-propagation">\r
 <title>Year End Propagation</title>\r
+\r
+<para>To propagate funds in Evergreen without performing rollover:</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Go to Admin -> Server Administration  -> Acquisitions -> Funds.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Select the top level of your organization from the Context Org Unit drop down menu. (Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Choose the year from which you would like to propagate from the Year drop down menu.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click the Fund Propagation and Rollover button.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Uncheck the tickbox for Perform Fiscal Year Close-out Operation.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the tickbox for Include Funds for Descendant Org Units. (Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Uncheck the tickbox for Dry Run.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Click Process.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Evergreen will create new funds, increasing the year by one, for all the funds in the year you selected that have Propagate set to true.  \r
+No money or encumbrances are moved.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
 </section>\r
 \r
 <!--\r