Preview Item workflow added.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 13 Jun 2013 23:12:21 +0000 (16:12 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 13 Jun 2013 23:12:21 +0000 (16:12 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
intro/acq-workflow.xml

index be49d4e..5f7996d 100644 (file)
@@ -21,7 +21,7 @@
    </info>\r
 \r
 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
-<title>Workflow 1: Using the Catalogue</title>\r
+<title>Selection Using the Catalogue</title>\r
 \r
 <para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
 the item to be purchased.</emphasis></para>\r
@@ -87,10 +87,10 @@ source.</emphasis></para>
 <para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay-temp">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
+<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Purchase order is mailed/emailed/faxed to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
+<para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
    \r
@@ -163,7 +163,7 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">origin
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="acq-workflow-two">\r
-<title>Workflow 2: Using Brief Records</title>\r
+<title>Selection Using Brief Records</title>\r
 \r
 <simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
 <title>Selection</title>\r
@@ -206,11 +206,11 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">origin
 <para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay-temp">Vandelay interface</link> to merge all brief records with full records already\r
+<para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to merge all brief records with full records already\r
  in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Purchase order is mailed/emailed/faxed to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
+<para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -285,7 +285,7 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">origin
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="acq-workflow-three">\r
-<title>Workflow 3: Loading MARC Order Records</title>\r
+<title>Selection By Loading MARC Order Records</title>\r
 \r
 <simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
 <title>Admin</title>\r
@@ -347,7 +347,7 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">origin
 </itemizedlist>\r
 </step>\r
 <step>\r
-<para>Selector/Cataloguer uses the <link linkend="load-bib-vandelay-temp">Vandelay interface</link> to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
+<para>Selector/Cataloguer uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>If not supplied through the 970 field Selector adds the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
@@ -445,6 +445,89 @@ xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">origin
 <section xml:id="acq-workflow-preview-items">\r
 <title> Workflow: Tracking Preview Items</title>\r
 \r
+<simplesect xml:id="workflow-preview-initial">\r
+<title>Initial Set Up</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para><link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html" \r
+xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html">Create a Copy Location</link> that is OPAC invisible specifically \r
+for use with your preview items.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-preview-order">\r
+<title>Ordering Preview Items</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Create a Selection List or Purchase Order for the preview items.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Add the following to each line item:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>copy location specific to preview items</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>If not already done, convert the selection list to a purchase order.</para>\r
+</step> \r
+<step>\r
+<para>Include a note on the purchase order to indicate that the items are preview items.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Activate the purchase order.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-preview-purchase">\r
+<title>Preview Items You Decide to Purchase</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Create an invoice containing only those item you have decided to purchase.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Receive the items either on the purchase order or through the invoice.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>Update the MARC and item records as needed.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="workflow-preview-return">\r
+<title>Preview Items You Decide to Return</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Cancel those items you have decided to return using the cancel reason Returned Preview Item.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>The funds will un-encumber for those items and the copies will be deleted from the catalogue.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
 </section>\r
 \r
 </chapter>\r