Revisions to Fiscal Year Close-out to include information on new features.
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acq-yearend.xml
index f3506e1..e193945 100644 (file)
@@ -155,8 +155,8 @@ to the analogous funds, and it rolls over any remaining funds if you checked the
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Check the boxes applicable to your requirements for the close-out. See \r
-<link linkend="yearend-encumbrance-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances Only</link>, \r
+<para>Check the boxes applicable to your requirements for the close-out.</para>\r
+<para> See <link linkend="yearend-encumbrance-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances Only</link>, \r
 <link linkend="yearend-money-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</link>, and \r
 <link linkend="yearend-propagation">Fiscal Year Close-out Operation - Propagation Only</link> for the different fiscal close-out options.</para>\r
 </step>\r
 <link linkend="yearend-money-rollover">Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</link>, and \r
 <link linkend="yearend-propagation">Fiscal Year Close-out Operation - Propagation Only</link> for the different fiscal close-out options.</para>\r
 </step>\r
@@ -199,18 +199,45 @@ doing a <guilabel>Dry Run</guilabel>.</para>
 </procedure>\r
 \r
 \r
 </procedure>\r
 \r
 \r
-\r
-\r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="yearend-encumbrance-rollover">\r
 <title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances Only</title>\r
 \r
 </simplesect>\r
 \r
 <simplesect xml:id="yearend-encumbrance-rollover">\r
 <title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances Only</title>\r
 \r
+\r
 <procedure>\r
 \r
 <step>\r
 <procedure>\r
 \r
 <step>\r
+<para>Ensure that the Library Setting <guilabel>Allow funds to be rolled over without bringing the money along</guilabel> is set to <guilabel>True</guilabel>\r
+.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Rollover</guilabel> and <guilabel>Propagate</guilabel> check boxes must be checked for every fund that will be rolled over.</para>\r
+<para>See <link linkend="create-fund">Create a Fund</link> for information on these check boxes.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
 <informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Funds Interface</guilabel>, click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Funds Interface</guilabel>, select the top level of your organization from the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> drop down menu. \r
+(Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-propagate-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>From the <guilabel>Year</guilabel> drop down menu, choose the year for which you would like to perform the Fiscal Year Close-out Operation.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
@@ -222,13 +249,24 @@ doing a <guilabel>Dry Run</guilabel>.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
 <para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
+<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
+Org Units</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -236,7 +274,7 @@ doing a <guilabel>Dry Run</guilabel>.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
@@ -248,41 +286,79 @@ doing a <guilabel>Dry Run</guilabel>.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>Evergreen will begin the fiscal year close-out operation.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
+increment the year by 1.  Encumbrances will be moved to the new funds for every fund where the <guilabel>Rollover</guilabel> box was checked.</para>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="yearend-money-rollover">\r
+<title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Ensure that the Library Setting <guilabel>Allow funds to be rolled over without bringing the money along</guilabel> is set to <guilabel>False</guilabel>\r
+.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Rollover</guilabel> and <guilabel>Propagate</guilabel> check boxes must be checked for every fund that will be rolled over.</para>\r
+<para>See <link linkend="create-fund">Create a Fund</link> for information on these check boxes.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Funds Interface</guilabel>, select the top level of your organization from the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> drop down menu. \r
+(Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of funds</alt>\r
+<alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-propagate-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>From the <guilabel>Year</guilabel> drop down menu, choose the year for which you would like to perform the Fiscal Year Close-out Operation.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
-Org Units</guilabel>.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>Ensure the box adjacent to <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel> is not checked.</para>\r
+</step>\r
+\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Dry Run</guilabel> if you want to test the changes to the funds before they are enacted.  Evergreen will generate a \r
-summary of the changes that would occur during the selected operation. No data is actually changed during a dry run.</para>\r
+<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
+<para>If you want to perform the close-out operation on the context org units and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
+Org Units</guilabel>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -295,23 +371,19 @@ summary of the changes that would occur during the selected operation. No data i
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 <alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/yearend-closeout-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-run-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Evergreen will begin the propagation process.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
-increment the year by 1.</para>\r
+<para>Evergreen will begin the fiscal year close-out operation.  Evergreen will make a clone of each fund where the <guilabel>Propagate</guilabel> box was checked, but will\r
+increment the year by 1.  Encumbrances and money will be moved to the new funds for every fund where the <guilabel>Rollover</guilabel> box was checked.</para>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
 \r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
 \r
-</simplesect>\r
-\r
-<simplesect xml:id="yearend-money-rollover">\r
-<title>Fiscal Year Close-out Operation - Rollover Encumbrances and Funds</title>\r
 \r
 </simplesect>\r
 \r
 \r
 </simplesect>\r
 \r
@@ -321,23 +393,21 @@ increment the year by 1.</para>
 <para>To propagate funds in Evergreen without performing rollover:</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <para>To propagate funds in Evergreen without performing rollover:</para>\r
 \r
 <procedure>\r
+\r
 <step>\r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Go to <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu><guisubmenu>Server Administration</guisubmenu><guimenuitem>Acquisitions</guimenuitem>\r
-<guimenuitem>Funds</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
+<para>Ensure that the Library Setting <guilabel>Allow funds to be rolled over without bringing the money along</guilabel> is set to <guilabel>False</guilabel>\r
+.</para>\r
+</step>\r
 \r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/year-end-propagate-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<step>\r
+<para>The <guilabel>Propagate</guilabel> check box must be checked for every fund that will be propagated.</para>\r
+<para>See <link linkend="create-fund">Create a Fund</link> for information on this check box.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Select the top level of your organization from the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> drop down menu. (Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
+<para>In the <guilabel>Funds Interface</guilabel>, select the top level of your organization from the <guilabel>Context Org Unit</guilabel> drop down menu. \r
+(Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
 \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
 \r
@@ -349,46 +419,58 @@ increment the year by 1.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Choose the year from which you would like to propagate from the <guilabel>Year</guilabel> drop down menu.</para>\r
+<para>From the <guilabel>Year</guilabel> drop down menu, choose the year for which you would like to propagate the funds.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click the <guilabel>Fund Propagation and Rollover</guilabel> button.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Fund Propagation and Rollover</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/year-end-propagate-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Uncheck the tickbox for <guilabel>Perform Fiscal Year Close-out Operation</guilabel>.</para>\r
+<para>Uncheck the box adjacent to <guilabel>Perform Fiscal Year Close-Out Operation.</guilabel></para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Uncheck the tickbox for <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>.</para>\r
+<para>Uncheck the box adjacent to <guilabel>Limit Fiscal Year Close-out Operation to Encumbrances</guilabel>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Check the tickbox for <guilabel>Include Funds for Descendant Org Units</guilabel>. (Only applicable to multi-branch systems)</para>\r
+<para>Uncheck the tickbox for <guilabel>Dry Run</guilabel>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 </step>\r
 \r
+\r
 <step>\r
 <step>\r
-<para>Uncheck the tickbox for <guilabel>Dry Run</guilabel>.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Notice that the context org unit reflects the context org unit that you selected at the top of the Funds screen.</para>\r
+<para>If you want to propagate funds for context org unit and its child units, check the box adjacent to <guilabel>Include Funds for Descendant \r
+Org Units</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/yearend-closeout-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guilabel>Process</guilabel>.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Process</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of Fund Propagation and Rollover</alt>\r
+<alt>screenshot of funds</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/year-end-propagate-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/year-end-run-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r