Remove duplicate selection list search
[sitka/doc/acquisitions.git] / acq / acq-selection-lists.xml
index 4fcda81..edc5d7c 100644 (file)
@@ -22,9 +22,73 @@ orders from the single selection list as funds become available to purchase the
    </info>\r
 \r
 \r
-   <section xml:id="create-selection-list">\r
+<section xml:id="selection-interface">\r
+<title>My Selection Lists Interface</title>\r
+\r
+<para>To open the the <guilabel>My Selection Lists</guilabel> interface:</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Select <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu>\r
+<guimenuitem>My Selection Lists</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of selection lists</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-selection-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>My Selection List</guilabel> interface will display.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of selection lists</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/create-selection-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>The following actions can be performed from this screen:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Open a selection list created by the user currently logged in.</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="create-selection-list">Create a Selection List</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="clone-selection-list">Clone a Selection List</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="merge-selection-list">Merge Selection Lists</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="delete-selection-list">Delete a Selection List</link></para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<note><para>Users may see a message saying "No results." the first time they open the <guilabel>My Selection Lists</guilabel> interface.</para>\r
+<para>The <guilabel> My Selection Lists</guilabel> page is created by a search for selection lists where the owner of the list is the user currently logged into \r
+the staff client.\r
+A user's very first selection list must be created on the go by creating a \r
+<link linkend="create-add-brief-selection">brief record</link>, <link linkend="marc-federated-search">performing a MARC Federated Search</link>, \r
+or by <link linkend="marc-order-records">uploading MARC order records</link>.</para></note>  \r
+\r
+</section>   \r
+\r
+<section xml:id="create-selection-list">\r
       <title>Create a Selection List</title>\r
-      <para>Selection lists can be created through the <guilabel>My Selection Lists</guilabel> interface.  The three other areas within the module where \r
+      <para>Selection lists can be created through the <link linkend="selection-interface">My Selection Lists</link> interface.  The three other areas within the module where \r
 selection lists can be created are when you <link linkend="create-add-brief-selection">Add Brief Records</link>, <link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Records</link> \r
 or find records through the <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated Search</link>.\r
 In each of these interfaces, you will find the <guilabel>Add to Selection List</guilabel> field.  Enter the name of the selection list you would like to create\r
@@ -88,7 +152,7 @@ or by <link linkend="marc-order-records">uploading MARC order records</link>.</p
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/create-selection-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/create-selection-new-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -99,13 +163,13 @@ or by <link linkend="marc-order-records">uploading MARC order records</link>.</p
 \r
 \r
 <section xml:id="add-selection-list">\r
-<title>Add Items to a Selection List</title>\r
-<para>You can add items to a selection list in one of six ways: <link linkend="add-brief-selection">Add a Brief Record</link>; \r
+<title>Add Line Items to a Selection List</title>\r
+<para>You can add line items to a selection list in one of six ways: <link linkend="add-brief-selection">Add a Brief Record</link>; \r
 <link linkend="lineitem-catalogue-search">Search for Line Items and Catalogue Records</link>;  \r
 <link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Records</link>; add records through a <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated Search</link>; \r
 <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalog Record IDs</link>; or use the <link linkend="view-place-orders">View/Place Orders</link> action in the catalogue.</para>\r
 \r
-<note><para>Some of these methods for adding records to selection lists cause the system to created a selection list called <guilabel>Unnamed</guilabel>.\r
+<note><para>Some of these methods for adding records to selection lists cause the system to create a selection list called <guilabel>Unnamed</guilabel>.\r
 This selection list contains any items that were not selected and added to a selection list from a the results of MARC federated search, an upload of catalogue \r
 record IDs, or an upload of MARC records.  This list can safely be ignored.  It is possible to delete the list, but the system will recreate it as needed.</para></note>\r
 \r
@@ -136,7 +200,7 @@ record IDs, or an upload of MARC records.  This list can safely be ignored.  It
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the box adjacent to the list you would like to clone.</para>\r
+<para>Check the box adjacent to the list you would like to clone and click <guibutton>Clone Selected</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -147,18 +211,6 @@ record IDs, or an upload of MARC records.  This list can safely be ignored.  It
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Clone Selected</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of selection lists</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/clone-selection-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
@@ -192,7 +244,9 @@ information.</para>
 \r
    <section xml:id="merge-selection-list">\r
       <title>Merge Selection Lists</title>\r
-      <para>Two or more selection lists can be merged into one list.</para>\r
+      <para>Two or more selection lists can be merged into one list.</para>  \r
+\r
+<note><para>This function can also be used to re-name selection lists.  To rename a selection list merge it into a new list that has the new name.</para></note>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -211,7 +265,7 @@ information.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the boxes adjacent to the selection lists that you would like to merge together.</para>\r
+<para>Check the boxes adjacent to the selection lists that you would like to merge together and click <guibutton>Merge Selected</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -224,7 +278,8 @@ information.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Choose the <guilabel>Lead Selection List</guilabel> from the drop down menu.  This is the list to which the items on the other list(s) will be transferred.</para>\r
+<para>Choose the <guilabel>Lead Selection List</guilabel> from the drop down menu.  This is the list to which the items \r
+on the other list(s) will be transferred.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -267,10 +322,11 @@ selection list will no longer display in the list.</para>
 \r
    <section xml:id="delete-selection-list">\r
       <title>Delete a Selection List</title>\r
-      <para>Selection lists that are no longer needed can be deleted.  Deleting a selection list does not delete the line items on the list.  \r
-These line items are still retrievable through the <guilabel>General Search</guilabel>. Additionally these line items will appear on any purchase order or \r
-invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed must either be <link linkend="delete-line-item">deleted</link> or \r
-<link linkend="cansup-line-item">cancelled</link>.</para>\r
+      <para>Selection lists that are no longer needed can be deleted.</para>\r
+<para>Deleting a selection list deletes any line items not attached to a purchase order.</para>\r
+\r
+<caution><para>At present there is no message asking for confirmation that you wish to delete the selection list. Please ensure that you truly wish to delete \r
+your selection list before clicking <guilabel>Delete Selected</guilabel>.</para></caution>\r
 \r
 \r
 <procedure>\r
@@ -290,7 +346,7 @@ invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed mus
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the box(es) adjacent to the selection list(s) that you would like to delete.</para>\r
+<para>Check the box(es) adjacent to the selection list(s) that you would like to delete and click <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -303,19 +359,6 @@ invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed mus
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Delete Selected</guibutton>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of selection lists</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/deletion-selection-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
 <para>Your selection list will be deleted from the list.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
@@ -333,7 +376,7 @@ invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed mus
    <section xml:id="mark-ready-selector">\r
       <title>Mark Ready for Selector</title>\r
 <para>This step is optional but may be useful to individual workflows.</para>\r
-<para>After an item has been added to a selection list or purchase order, you can mark it ready for the selector.</para>  \r
+<para>After an item has been added to a selection list or purchase order, it can be marked ready for the selector.</para>  \r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -347,7 +390,7 @@ invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed mus
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/mark-selector-selection-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/mark-selector-selection-1.png" width="100%" scalefit="1"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -400,7 +443,7 @@ invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed mus
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/mark-selector-selection-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+   <imagedata fileref="media/mark-selector-selection-5.png" width="100%" scalefit="1"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
@@ -412,7 +455,7 @@ invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed mus
    <section xml:id="convert-selection-list">\r
       <title>Convert a Selection List to a Purchase Order</title>\r
       <para>When a selection list is finished it can be converted to a purchase order through the <guimenu>Actions</guimenu> menu.</para>\r
-<para>It is possible to convert particular line items on a selection list into a purchase order, rather than converting the entire selection list.</para>\r
+<note><para>It is possible to convert particular line items on a selection list into a purchase order, rather than converting the entire selection list.</para></note>\r
 \r
 \r
 <procedure>\r
@@ -460,6 +503,18 @@ invoice to which they have been added.  Line items that are no longer needed mus
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
+   \r
+<step>\r
+   <informalfigure>\r
+   <para>Enter the Name for the <guilabel>Purchase Order</guilabel>. This field is optional.</para>\r
+   <para><mediaobject>\r
+   <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
+            <imageobject>\r
+               <imagedata fileref="media/convert-selection-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+            </imageobject>\r
+         </mediaobject></para>\r
+      </informalfigure>\r
+   </step>   \r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
@@ -493,7 +548,7 @@ selected when you enter the provider code.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Choose to either add <guilabel>All Lineitems</guilabel> or <guilabel>Selected Lineitems</guilabel> to your purchase order.</para>\r
+<para>Choose to either add <guilabel>All Lineitems</guilabel> or <guilabel>Selected Lineitems</guilabel> to the purchase order.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -506,8 +561,9 @@ selected when you enter the provider code.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Check the box adjacent to <guilabel>Import Bibs and Create Copies</guilabel> if you wish to import them at this time. See \r
-<link linkend="acq-load-bib">Load Bib Records and Items into the Catalogue</link> for more information on this.</para>\r
+<para>Check the box adjacent to <guilabel>Import Bibs and Create Copies</guilabel> if you wish to import them at this time.</para>\r
+\r
+<para>If not previously selected bibliographic items will be imported and copies created when the purchase order is activated.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of selection lists</alt>\r
 \r
@@ -532,93 +588,13 @@ selected when you enter the provider code.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Your purchase order will be created and open in the same tab.</para>\r
+<para>If <guilabel> Import Bibs and Create Copies</guilabel> box was checked the import interface will open.  See \r
+<link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay Interface</link> for more information.  Otherwise, your purchase order will be created and open in the same \r
+tab.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 </section>\r
 \r
-\r
-   <section xml:id="search-selection-list">\r
-      <title>Search for a Selection List</title>\r
-      <para><guilabel>My Selection List</guilabel> only displays selection lists created by the user currently logged in.  You can view other users' selection \r
-lists using the <guilabel>General Search</guilabel>.</para>\r
-\r
-<procedure>\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>To access the searching interface, select <menuchoice><guimenu>Acquisitions</guimenu><guimenuitem>General Search</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of the General Search</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/general-search-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Choose <guilabel>selection lists</guilabel> from the <guilabel>Search for</guilabel> drop down menu.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of the General Search</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/selection-search-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-\r
-<step>\r
-<para>Select your search field(s) and enter your search term(s).</para>\r
-<tip><para>When searching for lists created by a particular user the best search fields are:</para>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>SL-Owner: Searches the selection lists based on the owning user.</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>SL-Creator: Searches the selection lists based on the creating user.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-<para>When searching for a particular selection list, the best search field is:</para>\r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<para>SL-Name: Searches for the name of a particular selection list.</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
-<para>See <link linkend="general-search-tips">Using the General Search</link> for more general search tips.</para>\r
-</tip>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Search</guibutton> or hit the <keycap>Enter</keycap> key.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of the General Search</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/selection-search-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>The selection lists meeting your search criteria will display in a grid.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of the General Search</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/selection-search-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-</procedure>\r
-</section>         \r
+      \r
     \r
 </chapter>\r