Further revisions to Invoicing section.
[sitka/doc/acquisitions.git] / acq / acq-invoices.xml
index b373675..ff002c8 100644 (file)
@@ -18,7 +18,7 @@ link entire purchase orders and particular line items to existing invoices.  Fun
 in and the invoice is saved.</para>\r
 <para>If desired, you can create an invoice for items before you receive them. You are able to re-open closed invoices to make adjustments as well as print out all \r
 invoices.</para>\r
-<para>All invoicing in 2.0 is manual.</para>\r
+<para>All invoicing in 2.2 is manual.</para>\r
 </abstract>\r
       \r
 \r
@@ -49,8 +49,7 @@ invoices.</para>
 \r
    <simplesect xml:id="create-blanket-invoice">\r
       <title>Create a Blank Invoice</title>\r
-      <para>You can create an invoice to use for purchases that have no purchase order. You are also able to link line items to a blank invoice from an existing \r
-purchase order or to search for line items to add to the invoice from within the invoice itself.</para>\r
+      <para>You can create an invoice to use for purchases that have no purchase order or to link line items to.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -80,11 +79,35 @@ purchase order or to search for line items to add to the invoice from within the
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>There are two options for saving an invoice:</para>  \r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="populate-invoice">populating invoices</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on adding charges to the invoice see <link linkend="add-charges-invoice">adding charges</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>You can now <link linkend="add-charges-invoice">add charges</link> or <link linkend="link-lineitem-invoice">link a line items</link> to this invoice.</para>\r
+<para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
@@ -131,8 +154,8 @@ purchase order or to search for line items to add to the invoice from within the
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line items from the prchase order along with information pertaining \r
-to that line item.</para>  \r
+<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list all of the line items from the purchase order along with information pertaining \r
+to each line item.</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -142,7 +165,8 @@ to that line item.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-<para>This information includes:</para>\r
+<note>\r
+<para>Title Details include:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
@@ -170,11 +194,13 @@ to that line item.</para>
 <para>link to the Purchase Order</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
+</note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>In the <guilabel># Invoiced</guilabel> field, enter the number of items invoiced. The <guilabel># Paid</guilabel> field will have automatically filled.</para>\r
+<para>The completion of this field is required to save the invoice.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -183,7 +209,6 @@ to that line item.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-<note><para>The <guilabel># Invoiced</guilabel> field must be completed or the invoice will not save.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -240,7 +265,11 @@ to that line item.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
+<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="populate-invoice">populating invoices</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on adding charges to the invoice see <link linkend="add-charges-invoice">adding charges</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -260,13 +289,11 @@ to that line item.</para>
 <title>Create an Invoice From Multiple Line Items</title>\r
 \r
 <para>You can create an invoice from mulitple line items on a purchase order.  You can then link additional line items from the same or \r
-different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a line item to an exisiting invoice</link>.</para>\r
+different purchase orders to this invoice.</para>\r
 \r
-<para></para>\r
-    \r
 <procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open the purchase order.</para>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -308,8 +335,8 @@ different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-inv
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line items from the prchase order along with information pertaining \r
-to that line item.</para>  \r
+<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list all of the line items from the purchase order along with information pertaining \r
+to each line item.</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -319,7 +346,8 @@ to that line item.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-<para>This information includes:</para>\r
+<note>\r
+<para>Title Details include:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
@@ -347,11 +375,13 @@ to that line item.</para>
 <para>link to the Purchase Order</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
+</note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>In the <guilabel># Invoiced</guilabel> field, enter the number of items invoiced. The <guilabel># Paid</guilabel> field will have automatically filled.</para>\r
+<para>The completion of this field is required to save the invoice.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -360,7 +390,6 @@ to that line item.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-<note><para>The <guilabel># Invoiced</guilabel> field must be completed or the invoice will not save.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -417,7 +446,11 @@ to that line item.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
+<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="populate-invoice">populating invoices</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on adding charges to the invoice see <link linkend="add-charges-invoice">adding charges</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -437,7 +470,7 @@ to that line item.</para>
       <title>Create an Invoice for a Single Line Item</title>\r
 \r
 <para>You can create an invoice from a specific line item on a purchase order.  You can then link additional line items from the same or \r
-different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a line item to an exisiting invoice</link>.</para>\r
+different purchase orders to this invoice.</para>\r
     \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -489,7 +522,8 @@ to that line item.</para>
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 \r
-<para>This information includes:</para>\r
+<note>\r
+<para>Title Details includes:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
@@ -517,11 +551,13 @@ to that line item.</para>
 <para>link to the Purchase Order</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
+</note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
 <para>In the <guilabel># Invoiced</guilabel> field, enter the number of items invoiced. The <guilabel># Paid</guilabel> field will have automatically filled.</para>\r
+<para>The completion of this field is required to save the invoice.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -530,7 +566,6 @@ to that line item.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-<note><para>The <guilabel># Invoiced</guilabel> field must be completed or the invoice will not save.</para></note>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -586,7 +621,11 @@ to that line item.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
+<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="populate-invoice">populating invoices</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on adding charges to the invoice see <link linkend="add-charges-invoice">adding charges</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -621,7 +660,16 @@ to that line item.</para>
 <para>A new <guilabel>Search</guilabel> tab.</para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
+<informalfigure>\r
 <para>New buttons for <guilabel>Save</guilabel>, <guilabel>Save and Clear</guilabel>, <guilabel>Prorate</guilabel>, and <guilabel>Close</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/invoice-details-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
@@ -629,10 +677,15 @@ to that line item.</para>
 <simplesect xml:id="invoice-details">\r
 <title>Invoice Details</title>\r
 \r
+<para>The Invoice Details section must be completed for every invoice created.</para>\r
+<para>The Invoice Details fields are:</para>\r
+\r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Enter the <guilabel>Vendor Invoice ID</guilabel>. This number may be listed on the paper invoice sent by your provider.</para>\r
+<para><guilabel>Vendor Invoice ID</guilabel>.</para>\r
+<para>This number may be listed on the paper invoice sent by your provider.</para>\r
+<para><emphasis>This is a required field.</emphasis></para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -645,7 +698,9 @@ to that line item.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Choose a <guilabel>Receive Method</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
+<para><guilabel>Receive Method</guilabel></para>\r
+<para>Only paper invoicing is available in the 2.2 release. Electronic invoicing through EDI will be available in future releases.</para>\r
+<para><emphasis>This is a required field.</emphasis></para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -654,13 +709,14 @@ to that line item.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-<note><para>Only paper invoicing is available in the 2.0 release. Electronic invoicing through EDI may be available in future releases.</para></note>\r
 </listitem>\r
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for your provider.</para>\r
-<para>In the <guilabel>Shipper</guilabel> field, enter the code for your shipper.  You shipper is usually the same as your provider.</para>\r
+<para><guilabel>Provider</guilabel> and <guilabel>Shipper</guilabel></para>\r
+<para>These fields will auto-complete.</para>\r
+<para>Your shipper is usually the same as your provider.</para>\r
+<para><emphasis>These are required fields.</emphasis></para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -673,7 +729,8 @@ to that line item.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you desire, enter a note in the <guilabel>Note</guilabel> field.</para>\r
+<para>Note</para>\r
+<para>This is an optional field that can be used as needed.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -686,7 +743,10 @@ to that line item.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the <guilabel>Payment Method</guilabel> drop down menu, select a payment method.</para>\r
+<para><guilabel>Payment Method</guilabel></para>\r
+<para>Available payment methods display in a drop down menu. Additional payment methods can be requested by \r
+<link linkend="guidelines-submit-default">submitting a suggestion</link>.</para>\r
+<para><emphasis>This is a required field.</emphasis></para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -699,8 +759,10 @@ to that line item.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Invoice Date</guilabel> is entered by default as the date you create the invoice. You can change this date by clicking the field and selecting a \r
+<para><guilabel>Invoice Date</guilabel></para>\r
+<para>By default this is the date the invoice is created on. The date can be changed by clicking the field and selecting a \r
 new date using the calendar widget.</para>\r
+<para><emphasis>This is a required field.</emphasis></para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -713,7 +775,8 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Specify an <guilabel>Invoice Type</guilabel> if your library distinguishes between types of invoices.</para>\r
+<para><guilabel>Invoice Type</guilabel></para>\r
+<para>This field is used if your library distinguishes between types of invoices.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -726,7 +789,8 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If your library requires it, enter a <guilabel>Payment Authorization</guilabel>.</para>\r
+<para><guilabel>Payment Authorization</guilabel></para>\r
+<para>This field is used if your library requires authorization for payments.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -739,8 +803,10 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the location at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
+<para><guilabel>Receiver</guilabel></para>\r
+<para>This field defaults to the location at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
 down menu.</para>\r
+<para><emphasis>This is a required field.</emphasis></para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -752,6 +818,17 @@ down menu.</para>
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
+<informalfigure>\r
+<para>The <guilabel>Invoice Details</guilabel> automatically hides once completed.  The <guilabel>Invoice Details</guilabel> can be shown at any time by\r
+clicking <guibutton>Show Details</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/invoice-details-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </simplesect>\r
 \r
 </section>\r
@@ -778,7 +855,7 @@ down menu.</para>
 \r
   <simplesect xml:id="link-invoice-purchase-order">\r
       <title>Link an Entire Purchase Order to an Existing Invoice</title>\r
-      <para>You can use the <guibutton>Link Invoice</guibutton> button to link a purchase order to an existing invoice.</para>\r
+      <para>You can use the <guibutton>Link Invoice</guibutton> button to link all the line items on a purchase order to an existing invoice.</para>\r
 <para>For example, an invoice is received for a shipment with items on \r
 purchase order #1 and purchase order #2. When the invoice arrives, purchase order #1 is retrieved, and the invoice is created. Rather than recreate the invoice for \r
 purchase order #2 you simply link the purchase order to the invoice.</para>\r
@@ -849,10 +926,10 @@ purchase order #2 you simply link the purchase order to the invoice.</para>
 \r
 \r
    <simplesect xml:id="link-lineitem-invoice">\r
-      <title>Link a Line Item to an Existing Invoice</title>\r
+      <title>Link a Single Line Item to an Existing Invoice</title>\r
      <para>Use the <guilabel>Link to Invoice</guilabel> menu option to link a line item to an invoice that already exists in Evergreen.</para>\r
 <para>For example, an invoice may be made up of items from multiple purchase orders.  In this circumstance, you can create an invoice for your\r
-first item and then link the line items from other purchase orders onto that invoice.</para> \r
+first item and then link a line items from another purchase orders onto that invoice.</para> \r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -930,13 +1007,27 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 <simplesect xml:id="link-multiple-lineitem-invoice">\r
 <title>Link Multiple Line Items to an Existing Invoice</title>\r
 \r
+<para>Use the <guilabel>Link to Invoice for Selected Lineitems</guilabel> menu option to link multiple line items to an invoice that already exists in Evergreen.</para>\r
+\r
+<para>For example, an invoice may be made up of items from multiple purchase orders.  In this circumstance, you can create an invoice for the selected line items\r
+ from your first purchase order and then link the line items from other purchase orders onto your invoice.</para>\r
+\r
 <procedure>\r
 <step>\r
 <para>Open a purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Check the boxes beside the line items you would like to link to your invoice.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/link-invoice-multiple-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -947,26 +1038,62 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/lineitem-multiple-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/link-invoice-multiple-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>In the pop up box that appears, enter the invoice number of the invoice you would like to link the line item to.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Enter the code for the provider. This field will auto-complete.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click <guibutton>Link</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>The invoice will open in the same tab and the line items will added to the invoice.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/link-invoice-lineitem-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
@@ -984,42 +1111,123 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>Click the <guibutton>Search</guibutton>.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Click the <guibutton>Search</guibutton> tab.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Select your search criteria from the drop down menu.</para>\r
 <para>See <link linkend="lineitem-search">Searching for Line Items</link> for searching tips.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para> The <guilabel>Limit to Invoiceable Items</guilabel> check box is checked by default.</para>\r
 <para>Invoiceable items are those that are on order, have not been cancelled, and have not yet been invoiced.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>The <guilabel>Sort by title</guilabel> check box is optional.</para>\r
 <para>By default, results are listed by line number.  This check box sorts the results by ascending title.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click <guilabel>Search</guilabel>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Use the <guilabel>Next</guilabel> and <guilabel>Back</guilabel> links to navigate through the results.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Select the line items you would like to add to the invoice and click <guibutton>Add Selected Items to Invoice</guibutton>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>The selected line items are highlighted, adn the invoice summary at the top of the screen updates.</para>\r
+<informalfigure>\r
+<para>The selected line items are highlighted, and the invoice summary at the top of the screen updates.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>Click the <guilabel>Invoice</guilabel> tab to see the updated invoice.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/search-invoice-lineitem-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 </procedure>\r
@@ -1589,8 +1797,17 @@ in the system.  Proceed with paying the invoice.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<informalfigure>\r
 <para>If your invoice contains proratable charges, click <guibutton>Prorate</guibutton>.</para>\r
 <para>This prorates the charges, such as taxes, across funds if multiple funds are used to pay the invoice.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/prorate-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r