Revisions to Invoicing to include new developement.
[sitka/doc/acquisitions.git] / acq / acq-invoices.xml
index d309e33..45ae602 100644 (file)
@@ -28,14 +28,29 @@ invoices.</para>
 <section xml:id="creating-invoices">\r
 <title>Creating Invoices</title>\r
 \r
+<para>There are four ways to create an invoice:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
 <para><link linkend="create-blanket-invoice">Create a Blank Invoice</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
 <para><link linkend="create-invoice-purchase-order">Create an Invoice From a Purchase Order</link></para>\r
-<para><link linkend="create-invoice-line-item">Create an Invoice From a Line Item</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="create-invoice-line-items">Create an Invoice From Multiple Line Items</link></para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para><link linkend="create-invoice-line-item">Create an Invoice From a Single Line Item</link></para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
 \r
 \r
    <simplesect xml:id="create-blanket-invoice">\r
       <title>Create a Blank Invoice</title>\r
-      <para>You can create an invoice to use for purchases that have no purchase order or to link line items to from an existing purchase order.</para>\r
+      <para>You can create an invoice to use for purchases that have no purchase order. You are also able to link line items to a blank invoice from an existing \r
+purchase order or to search for line items to add to the invoice from within the invoice itself.</para>\r
 \r
 <procedure>\r
 <step>\r
@@ -53,7 +68,7 @@ invoices.</para>
 \r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Fill in the top section of the invoice.</para>\r
+<para>Fill in the top section of the invoice. See <link linkend="invoice-details">Invoice Details</link> for guidelines on filling in this information.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -62,160 +77,196 @@ invoices.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+</step>\r
 \r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Enter the <guilabel>Vendor Invoice ID</guilabel>. This number may be listed on the paper invoice sent by your provider.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+<step>\r
+<para>Click <guilabel>Save</guilabel>.</para>\r
+</step>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</listitem>\r
+<step>\r
+<para>You can now <link linkend="add-charges-invoice">add charges</link> or <link linkend="link-lineitem-invoice">link a line items</link> to this invoice.</para>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Choose a <guilabel>Receive Method</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-<note><para>Only paper invoicing is available in the 2.0 release. Electronic invoicing through EDI may be available in future releases.</para></note>\r
-</listitem>\r
 \r
-<listitem>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for your provider.</para>\r
-<para>In the <guilabel>Shipper</guilabel> field, enter the code for your shipper.  You shipper is usually the same as your provider.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+</procedure>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</listitem>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml:id="create-invoice-purchase-order">\r
+<title>Create an Invoice From a Purchase Order</title>\r
+<para>You can create an invoice containing all of the line items on a purchase order.</para>\r
+\r
+<note><para>The following fields are required to save the invoice:</para>\r
 \r
+<itemizedlist> \r
+<listitem>\r
+<para>Vendor Invoice ID</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Provider</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Shipper</para>\r
+</listitem>\r
 <listitem>\r
+<para>Payment Method</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para># Invoiced</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para># Paid</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</note>\r
+\r
+<para></para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you desire, enter a note in the <guilabel>Note</guilabel> field.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Create Invoice</guibutton>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
+<step>\r
+<para>A new invoice will open in the same tab.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the <guilabel>Payment Method</guilabel> drop down menu, select a payment method.</para>\r
+<para>Fill in the top section of the invoice. See <link linkend="invoice-details">Invoice Details</link> for guidelines on filling in this information.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Invoice Date</guilabel> is entered by default as the date you create the invoice. You can change this date by clicking the field and selecting a \r
-new date using the calendar widget.</para>\r
+<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line items from the prchase order along with information pertaining \r
+to that line item.</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
 \r
+<para>This information includes:</para>\r
+\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Title</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Author</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>ISBN</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>summary of copies ordered, received, invoiced, claimed, and cancelled</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>summary of amounts estimated, encumbered, and paid</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>line item ID number</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>link to the Selection List (if used)</para>\r
+</listitem>\r
 <listitem>\r
+<para>link to the Purchase Order</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Specify an <guilabel>Invoice Type</guilabel> if your library distinguishes between types of invoices.</para>\r
+<para>In the <guilabel># Invoiced</guilabel> field, enter the number of items invoiced. The <guilabel># Paid</guilabel> field will have automatically filled.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
+<note><para>The <guilabel># Invoiced</guilabel> field must be completed or the invoice will not save.</para></note>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If your library requires it, enter a <guilabel>Payment Authorization</guilabel>.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Billed</guilabel> and <guilabel>Paid</guilabel> fields enter the amount billed and the amount paid respectively.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-10.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the location at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
-down menu.</para>\r
+<para>There are two options for saving an invoice:</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
+\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>You can now <link linkend="add-charges-invoice">add charges</link> or <link linkend="link-lineitem-invoice">link a line items</link> to this invoice.</para>\r
+<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>There are three options for saving an invoice:</para>  \r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
-pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
-<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
+<step>\r
+<para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
 </step>\r
 \r
+\r
 </procedure>\r
 \r
 </simplesect>\r
 \r
-<simplesect xml:id="create-invoice-purchase-order">\r
-<title>Create an Invoice From a Purchase Order</title>\r
-<para>You can create an invoice containing all of the line items on a purchase order. The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
+<simplesect xml:id="create-invoice-line-items">\r
+<title>Create an Invoice From Multiple Line Items</title>\r
+\r
+<para>You can create an invoice from mulitple line items on a purchase order.  You can then link additional line items from the same or \r
+different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a line item to an exisiting invoice</link>.</para>\r
+<para>The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
 \r
 <itemizedlist> \r
 <listitem>\r
@@ -239,32 +290,39 @@ pay the invoice.</para>
 </itemizedlist>\r
 \r
 <para></para>\r
-\r
+    \r
 <procedure>\r
 <step>\r
 <para>Open the purchase order.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
+<para>Check the boxes beside the line items you would like to use to create your invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Click <guibutton>Create Invoice</guibutton>.</para>\r
+<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Create Invoice From Selected Lineitems</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/lineitem-multiple-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 \r
+\r
 <step>\r
 <para>A new invoice will open in the same tab.</para>\r
 </step>\r
 \r
+\r
 <step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Fill in the top section of the invoice.</para>\r
+<para>Fill in the top section of the invoice. See <link linkend="invoice-details">Invoice Details</link> for guidelines on filling in this information.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -273,129 +331,177 @@ pay the invoice.</para>
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+</step>\r
 \r
-<itemizedlist>\r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Enter the <guilabel>Vendor Invoice ID</guilabel>. This number may be listed on the paper invoice sent by your provider.</para>\r
+<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line items from the prchase order along with information pertaining \r
+to that line item.</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
 \r
-<listitem>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Choose a <guilabel>Receive Method</guilabel> from the drop down menu.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+<para>This information includes:</para>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-<note><para>Only paper invoicing is available in the 2.0 release. Electronic invoicing through EDI may be available in future releases.</para></note>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>Title</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Author</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>ISBN</para>\r
 </listitem>\r
-\r
 <listitem>\r
+<para>summary of copies ordered, received, invoiced, claimed, and cancelled</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>summary of amounts estimated, encumbered, and paid</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>line item ID number</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>link to the Selection List (if used)</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>link to the Purchase Order</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Provider</guilabel> field, enter the code for your provider.</para>\r
-<para>In the <guilabel>Shipper</guilabel> field, enter the code for your shipper.  You shipper is usually the same as your provider.</para>\r
+<para>In the <guilabel># Invoiced</guilabel> field, enter the number of items invoiced. The <guilabel># Paid</guilabel> field will have automatically filled.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
+<note><para>The <guilabel># Invoiced</guilabel> field must be completed or the invoice will not save.</para></note>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>If you desire, enter a note in the <guilabel>Note</guilabel> field.</para>\r
+<para>In the <guilabel>Billed</guilabel> and <guilabel>Paid</guilabel> fields enter the amount billed and the amount paid respectively.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>From the <guilabel>Payment Method</guilabel> drop down menu, select a payment method.</para>\r
+<para>There are two options for saving an invoice:</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
+\r
+<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+\r
+</simplesect>\r
+\r
+\r
+   <simplesect xml:id="create-invoice-line-item">\r
+      <title>Create an Invoice for a Single Line Item</title>\r
+\r
+<para>You can create an invoice from a specific line item on a purchase order.  You can then link additional line items from the same or \r
+different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a line item to an exisiting invoice</link>.</para>\r
+<note><para>The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
+\r
+<itemizedlist> \r
+<listitem>\r
+<para>Vendor Invoice ID</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Provider</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Shipper</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>Payment Method</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para># Invoiced</para>\r
 </listitem>\r
-\r
 <listitem>\r
-<informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Invoice Date</guilabel> is entered by default as the date you create the invoice. You can change this date by clicking the field and selecting a \r
-new date using the calendar widget.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para># Paid</para>\r
 </listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+</note>\r
 \r
-<listitem>\r
+<para></para>\r
+    \r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>Specify an <guilabel>Invoice Type</guilabel> if your library distinguishes between types of invoices.</para>\r
+<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>New Invoice</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-9.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/lineitem-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
+</step>\r
 \r
-<listitem>\r
-<informalfigure>\r
-<para>If your library requires it, enter a <guilabel>Payment Authorization</guilabel>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+<step>\r
+<para>A new invoice will open in the same tab.</para>\r
+</step>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-10.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</listitem>\r
 \r
-<listitem>\r
+<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the location at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
-down menu.</para>\r
+<para>Fill in the top section of the invoice. See <link linkend="invoice-details">Invoice Details</link> for guidelines on filling in this information.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
 <imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-11.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+<imagedata fileref="media/blanket-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 </imageobject>\r
 </mediaobject></para>\r
 </informalfigure>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
@@ -469,20 +575,8 @@ to that line item.</para>
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
 <informalfigure>\r
-<para>There are three options for saving an invoice:</para>  \r
+<para>There are two options for saving an invoice:</para>  \r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 \r
@@ -493,80 +587,33 @@ to that line item.</para>
 </informalfigure>\r
 \r
 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
-pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
-<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required. See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
+<para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
 </step>\r
-</procedure>\r
-\r
-</simplesect>\r
-\r
-\r
-   <simplesect xml:id="create-invoice-line-item">\r
-      <title>Create an Invoice for a Line Item</title>\r
-\r
-<para>You can create an invoice from a specific line item on a purchase order.  You can then link additional line items from the same or \r
-different purchase orders to this invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a line item to an exisiting invoice</link>.</para>\r
-<para>The fields that are required to save the invoice are:</para>\r
-\r
-<itemizedlist> \r
-<listitem>\r
-<para>Vendor Invoice ID</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Provider</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Shipper</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Payment Method</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para># Invoiced</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para># Paid</para>\r
-</listitem>\r
-</itemizedlist>\r
 \r
-<para></para>\r
-    \r
-<procedure>\r
 <step>\r
-<para>Open the purchase order.</para>\r
+<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
-<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>New Invoice</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/lineitem-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
 </step>\r
 \r
 <step>\r
-<para>A new invoice will open in the same tab.</para>\r
+<para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
 </step>\r
 \r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>Fill in the top section of the invoice.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+</section>\r
+\r
+<section xml:id="invoice-interface">\r
+<title>Invoice Interface</title>\r
+\r
+<para>The invoice interface has changed significantly with new development.</para>\r
+\r
+<simplesect xml:id="invoice-details">\r
+<title>Invoice Details</title>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
@@ -678,7 +725,7 @@ new date using the calendar widget.</para>
 \r
 <listitem>\r
 <informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the branch at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
+<para>The <guilabel>Receiver</guilabel> defaults to the location at which your workstation is registered.  If necessary, you can change the receiver using the drop \r
 down menu.</para>\r
 <para><mediaobject>\r
 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
@@ -690,116 +737,30 @@ down menu.</para>
 </informalfigure>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
-</step>\r
 \r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>The <guilabel>Bibliographic Items</guilabel> section of the invoice will list the line item along with information pertaining to that line item.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+</simplesect>\r
 \r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
+</section>\r
 \r
-<para>This information includes:</para>\r
+<section xml:id="populate-invoice">\r
+<title>Populating Invoices</title>\r
+\r
+<para>Line items can be added to invoices in three ways:</para>\r
 \r
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
-<para>Title</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>Author</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>ISBN</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>summary of copies ordered, received, invoiced, claimed, and cancelled</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>summary of amounts estimated, encumbered, and paid</para>\r
-</listitem>\r
-<listitem>\r
-<para>line item ID number</para>\r
+<para><link linkend="link-invoice-purchase-order">Link an Entire Purchase Order to an Existing Invoice</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>link to the Selection List (if used)</para>\r
+<para><link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link></para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
-<para>link to the Purchase Order</para>\r
+<para><link linkend="link-multiple-lineitem-invoice">Link Multiple Line Items to an Existing Invoice</link></para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel># Invoiced</guilabel> field, enter the number of items invoiced. The <guilabel># Paid</guilabel> field automatically fills.</para>\r
-<note><para>If the <guilabel># Invoiced</guilabel> field is not filled in the invoice will not save.</para></note>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>In the <guilabel>Billed</guilabel> and <guilabel>Paid</guilabel> fields enter the amount billed and the amount paid respectively.</para>\r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/purchaseorder-invoice-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>For information on linking additional line items to the invoice see <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Existing Invoice</link>.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>For information on receiving line items through an invoice see <link linkend="receive-invoice">Receive Line Items From an Invoice</link>.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<para>For information on other invoice options and features see the other sections in this chapter.</para>\r
-</step>\r
-\r
-<step>\r
-<informalfigure>\r
-<para>There are three options for saving an invoice:</para>  \r
-<para><mediaobject>\r
-<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
-\r
-<imageobject>\r
-<imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-</imageobject>\r
-</mediaobject></para>\r
-</informalfigure>\r
-\r
-<para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
-pay the invoice.</para>\r
-<para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
-<note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
-</step>\r
-\r
-</procedure>\r
-</simplesect>\r
 \r
-</section>\r
-\r
-\r
-   <section xml:id="link-invoice-purchase-order">\r
-      <title>Link a Purchase Order to an Existing Invoice</title>\r
+  <simplesect xml:id="link-invoice-purchase-order">\r
+      <title>Link an Entire Purchase Order to an Existing Invoice</title>\r
       <para>You can use the <guibutton>Link Invoice</guibutton> button to link a purchase order to an existing invoice.</para>\r
 <para>For example, an invoice is received for a shipment with items on \r
 purchase order #1 and purchase order #2. When the invoice arrives, purchase order #1 is retrieved, and the invoice is created. Rather than recreate the invoice for \r
@@ -867,10 +828,10 @@ purchase order #2 you simply link the purchase order to the invoice.</para>
 </step>\r
 </procedure>\r
 \r
-</section>\r
+</simplesect>\r
 \r
 \r
-   <section xml:id="link-lineitem-invoice">\r
+   <simplesect xml:id="link-lineitem-invoice">\r
       <title>Link a Line Item to an Existing Invoice</title>\r
      <para>Use the <guilabel>Link to Invoice</guilabel> menu option to link a line item to an invoice that already exists in Evergreen.</para>\r
 <para>For example, an invoice may be made up of items from multiple purchase orders.  In this circumstance, you can create an invoice for your\r
@@ -947,6 +908,34 @@ first item and then link the line items from other purchase orders onto that inv
 </informalfigure>\r
 </step>\r
 </procedure>\r
+</simplesect>\r
+\r
+<simplesect xml="link-multiple-lineitem-invoice">\r
+<title>Link Multiple Line Items to an Existing Invoice</title>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Open a purchase order.</para>\r
+</step>\r
+\r
+<step>\r
+<informalfigure>\r
+<para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
+<menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Create Invoice From Selected Lineitems</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+<para><mediaobject>\r
+<alt>screenshot of invoicing</alt>\r
+\r
+<imageobject>\r
+<imagedata fileref="media/lineitem-multiple-invoice-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
+</imageobject>\r
+</mediaobject></para>\r
+</informalfigure>\r
+</step>\r
+\r
+</procedure>\r
+\r
+\r
+</simplesect>\r
 \r
 </section>\r
 \r