intro/acq-workflow.xml

   1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
   3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-workflow">\r
   4    <info>\r
   5       <title>Recommended Workflows</title>\r
   6       <legalnotice>\r
   7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
   8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
   9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
  10                   Community</link></emphasis></para>\r
  11       </legalnotice>  \r
  12 \r
  13       <abstract>\r
  14          <para>Sitka Staff have put together the following recommended workflows for acquisitions.</para>\r
  15 <para>Please contact Sitka Support regarding acquisitions workflow questions.</para>\r
  16 </abstract>\r
  17       \r
  18    </info>\r
  19 \r
  20 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
  21 <title>Workflow: Selection Using the Catalogue</title>\r
  22 \r
  23 <para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
  24 the item to be purchased.</emphasis></para>\r
  25 \r
  26 <simplesect xml:id="workflow-one-selection">\r
  27 <title>Selection</title>\r
  28 <procedure>\r
  29 \r
  30 <step>\r
  31 <para>Selector uses a combination of:</para>\r
  32 <itemizedlist>\r
  33 <listitem>\r
  34 <para>a <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue search</link></para>\r
  35 </listitem>\r
  36 <listitem>\r
  37 <para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
  38 </listitem>\r
  39 <listitem>\r
  40 <para>the <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalogue Record Ids</link>.</para>\r
  41 </listitem>\r
  42 </itemizedlist>\r
  43 </step>\r
  44 <step>\r
  45 <para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
  46 \r
  47 <para><emphasis>The <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated search</link> may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
  48 source.</emphasis></para>\r
  49 </step>\r
  50 \r
  51 <step>\r
  52 <para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
  53 <itemizedlist>\r
  54 <listitem>\r
  55 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
  56 </listitem>\r
  57 <listitem>\r
  58 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
  59 </listitem>\r
  60 <listitem>\r
  61 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
  62 </listitem>\r
  63 <listitem>\r
  64 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
  65 </listitem>\r
  66 <listitem>\r
  67 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
  68 </listitem>\r
  69 </itemizedlist>\r
  70 </step>\r
  71 </procedure>\r
  72 \r
  73 </simplesect>\r
  74 \r
  75 \r
  76 <simplesect xml:id="workflow-one-purchasing">\r
  77 <title>Purchasing</title>\r
  78 \r
  79 <procedure>\r
  80 <step>\r
  81 <para>Purchaser retrieves the selection list and <link linkend="convert-selection-list">converts it to a purchase order</link>.</para>\r
  82 </step>\r
  83 <step>\r
  84 <para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
  85 </step>\r
  86 <step>\r
  87 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
  88 </step>\r
  89 <step>\r
  90 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
  91 </step>\r
  92 </procedure>\r
  93    \r
  94 </simplesect>\r
  95 \r
  96 \r
  97 <simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
  98 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
  99 \r
 100 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 101 <procedure>\r
 102 <step>\r
 103 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 104 </step>\r
 105 <step>\r
 106 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 107 </step>\r
 108 <step>\r
 109 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 110 </step>\r
 111 <step>\r
 112 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 113 </step>\r
 114 <step>\r
 115 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 116 </step>\r
 117 </procedure>\r
 118 \r
 119 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 120 \r
 121 <procedure>\r
 122 <step>\r
 123 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 124 </step>\r
 125 <step>\r
 126 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 127 </step>\r
 128 <step>\r
 129 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 130 </step>\r
 131 <step>\r
 132 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 133 </step>\r
 134 <step>\r
 135 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 136 </step>\r
 137 </procedure>\r
 138 </simplesect>\r
 139 \r
 140 <simplesect xml:id="workflow-one-cataloguing">\r
 141 <title>Cataloguing</title>\r
 142 \r
 143 <procedure>\r
 144 <step>\r
 145 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
 146 </step>\r
 147 <step>\r
 148 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
 149 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
 150  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
 151 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
 152  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
 153 </step>\r
 154 <step>\r
 155 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
 156 </step>\r
 157 </procedure>\r
 158 </simplesect>\r
 159 \r
 160 </section>\r
 161 \r
 162 <section xml:id="acq-workflow-two">\r
 163 <title>Workflow: Selection Using Brief Records</title>\r
 164 \r
 165 <simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
 166 <title>Selection</title>\r
 167 \r
 168 <procedure>\r
 169 <step>\r
 170 <para>Selector <link linkend="create-purchase-order">creates a purchase order</link>.</para>\r
 171 </step>\r
 172 <step>\r
 173 <para>Selector <link linkend="add-brief-purchase">adds brief records</link> to the purchase order for each item.</para>\r
 174 </step>\r
 175 <step>\r
 176 <para>Selector adds the following to each line item on the purchase order:</para>\r
 177 <itemizedlist>\r
 178 <listitem>\r
 179 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 180 </listitem>\r
 181 <listitem>\r
 182 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 183 </listitem>\r
 184 <listitem>\r
 185 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
 186 </listitem>\r
 187 <listitem>\r
 188 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 189 </listitem>\r
 190 <listitem>\r
 191 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 192 </listitem>\r
 193 </itemizedlist> \r
 194 </step>\r
 195 </procedure>\r
 196 </simplesect>\r
 197 \r
 198 <simplesect xml:id="workflow-two-purchasing">\r
 199 <title>Purchasing</title>\r
 200 \r
 201 <procedure>\r
 202 <step>\r
 203 <para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
 204 </step>\r
 205 <step>\r
 206 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to merge all brief records with full records already\r
 207  in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
 208 </step>\r
 209 <step>\r
 210 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
 211 </step>\r
 212 </procedure>\r
 213 \r
 214 </simplesect>\r
 215 \r
 216 <simplesect xml:id="workflow-two-receiving">\r
 217 \r
 218 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 219 \r
 220 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 221 \r
 222 <procedure>\r
 223 <step>\r
 224 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 225 </step>\r
 226 <step>\r
 227 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 228 </step>\r
 229 <step>\r
 230 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 231 </step>\r
 232 <step>\r
 233 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 234 </step>\r
 235 <step>\r
 236 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 237 </step>\r
 238 </procedure>\r
 239 \r
 240 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 241 \r
 242 <procedure>\r
 243 <step>\r
 244 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 245 </step>\r
 246 <step>\r
 247 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 248 </step>\r
 249 <step>\r
 250 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 251 </step>\r
 252 <step>\r
 253 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 254 </step>\r
 255 <step>\r
 256 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 257 </step>\r
 258 </procedure>\r
 259 \r
 260 </simplesect>\r
 261 \r
 262 <simplesect xml:id="workflow-two-cataloguing">\r
 263 <title>Cataloguing</title>\r
 264 \r
 265 <procedure>\r
 266 <step>\r
 267 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
 268 </step>\r
 269 <step>\r
 270 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
 271 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
 272  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
 273 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
 274  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
 275 </step>\r
 276 <step>\r
 277 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
 278 </step>\r
 279 </procedure>\r
 280 </simplesect>\r
 281 \r
 282 </section>\r
 283 \r
 284 <section xml:id="acq-workflow-three">\r
 285 <title>Workflow: Selection By Loading MARC Order Records</title>\r
 286 \r
 287 <simplesect xml:id="workflow-three-selection">\r
 288 <title>Selection</title>\r
 289 \r
 290 <procedure>\r
 291 <step>\r
 292 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
 293 </step>\r
 294 \r
 295 <step>\r
 296 <para>Selector downloads the MARC records for the items in the cart.  Contact your provider if you require assistance on how to do this.</para>\r
 297 </step>\r
 298 \r
 299 <step>\r
 300 <para>Clear the cart. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
 301 </step>\r
 302 </procedure>\r
 303 \r
 304 </simplesect>\r
 305 \r
 306 <simplesect xml:id="workflow-three-load-marc">\r
 307 <title>Load MARC Order Records</title>\r
 308 \r
 309 <procedure>\r
 310 \r
 311 <step>\r
 312 <para>Selector/Cataloguer <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC record file</link> from the provider.</para>\r
 313 <itemizedlist>\r
 314 <listitem>\r
 315 <para>A purchase order or selection list may be created out of the MARC records.</para>\r
 316 </listitem>\r
 317 <listitem>\r
 318 <para>If subfields l, e, f, o, and q are used in the <link linkend="workflow-three-admin">970 field</link>\r
 319  a purchase order can be created and activated at this time.</para>\r
 320 </listitem>\r
 321 </itemizedlist>\r
 322 </step>\r
 323 <step>\r
 324 <para>Selector/Cataloguer uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
 325 </step>\r
 326 <step>\r
 327 <para>If not supplied through the <link linked="workflow-three-admin">970 field</link> Selector adds \r
 328 the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
 329 <itemizedlist>\r
 330 <listitem>\r
 331 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 332 </listitem>\r
 333 <listitem>\r
 334 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 335 </listitem>\r
 336 <listitem>\r
 337 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
 338 </listitem>\r
 339 <listitem>\r
 340 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 341 </listitem>\r
 342 <listitem>\r
 343 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 344 </listitem>\r
 345 </itemizedlist>\r
 346 </step>\r
 347 <step>\r
 348 <para>If a selection list, the Selector/Purchaser <link linkend="convert-selection-list">converts the selection list to a purchase order</link>\r
 349  and <link linkend="activate-purchase-order">activates it</link>.</para>\r
 350 <para>If a purchase order, the Selector/Purchaser <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
 351 </step>\r
 352 </procedure>\r
 353 </simplesect>\r
 354 \r
 355 <simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
 356 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 357 \r
 358 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 359 \r
 360 <procedure>\r
 361 <step>\r
 362 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 363 </step>\r
 364 <step>\r
 365 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 366 </step>\r
 367 <step>\r
 368 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 369 </step>\r
 370 <step>\r
 371 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 372 </step>\r
 373 <step>\r
 374 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 375 </step>\r
 376 </procedure>\r
 377 \r
 378 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 379 \r
 380 <procedure>\r
 381 <step>\r
 382 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 383 </step>\r
 384 <step>\r
 385 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 386 </step>\r
 387 <step>\r
 388 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 389 </step>\r
 390 <step>\r
 391 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 392 </step>\r
 393 <step>\r
 394 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 395 </step>\r
 396 </procedure>\r
 397 </simplesect>\r
 398 \r
 399 <simplesect xml:id="workflow-three-cataloguing">\r
 400 <title>Cataloguing</title>\r
 401 \r
 402 <procedure>\r
 403 <step>\r
 404 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
 405 </step>\r
 406 <step>\r
 407 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
 408 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
 409  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
 410 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
 411  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
 412 </step>\r
 413 <step>\r
 414 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
 415 </step>\r
 416 </procedure>\r
 417 </simplesect>\r
 418 \r
 419 <simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
 420 <title>Admin</title>\r
 421 \r
 422 <procedure>\r
 423 <step>\r
 424 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
 425 </step>\r
 426 <step>\r
 427 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
 428 <itemizedlist>\r
 429 <listitem>\r
 430 <para>b: barcode</para>\r
 431 </listitem>\r
 432 <listitem>\r
 433 <para>c: call number</para>\r
 434 </listitem>\r
 435 <listitem>\r
 436 <para>m: circ modifier</para>\r
 437 </listitem>\r
 438 <listitem>\r
 439 <para>l: copy location</para>\r
 440 </listitem>\r
 441 <listitem>\r
 442 <para>e: estimated price</para>\r
 443 </listitem>\r
 444 <listitem>\r
 445 <para>f: fund code</para>\r
 446 </listitem>\r
 447 <listitem>\r
 448 <para>n: note</para>\r
 449 </listitem>\r
 450 <listitem>\r
 451 <para>o: owning library</para>\r
 452 </listitem>\r
 453 <listitem>\r
 454 <para>q: quantity</para>\r
 455 </listitem>\r
 456 </itemizedlist>\r
 457 </step>\r
 458 </procedure>\r
 459 \r
 460 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
 461 </simplesect>\r
 462 </section>\r
 463 \r
 464 <section xml:id="enhanced-onorder">\r
 465 <title>Workflow: Enhanced On Order Records</title>\r
 466 \r
 467 <para>Enhanced On Order Records include holdings information in a 9xx field.  This information can be used by Evergreen to create your line items and add quantity,fund, price, shelving location, and circulation modifier information to them.</para>\r
 468 \r
 469 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-selection">\r
 470 <title>Selection</title>\r
 471 \r
 472 <procedure>\r
 473 <step>\r
 474 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
 475 </step>\r
 476 <step>\r
 477 <para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
 478 </step>\r
 479 <step>\r
 480 <para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
 481 </step>\r
 482 <step>\r
 483 <para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
 484 </step>\r
 485 </procedure>\r
 486 </simplesect>\r
 487 \r
 488 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-loadmarc">\r
 489 <title>Load MARC Order Records</title>\r
 490 \r
 491 <procedure>\r
 492 <step>\r
 493 <para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
 494 <itemizedlist>\r
 495 <listitem>\r
 496 <para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
 497 </listitem>\r
 498 <listitem>\r
 499 <para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
 500 </listitem>\r
 501 </itemizedlist>\r
 502 </step>\r
 503 <step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
 504 <step>\r
 505 <para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
 506 </step>\r
 507 </procedure>\r
 508 </simplesect>\r
 509 \r
 510 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-receiving">\r
 511 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 512 \r
 513 <procedure>\r
 514 <step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
 515 <step><para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para></step>\r
 516 <step><para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para></step>\r
 517 <step><para>Receiver <link linkend="pay-invoice">completes the invoice</link></para>\r
 518 <itemizedlist>\r
 519 <listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
 520 </listitem></itemizedlist>\r
 521 </step>\r
 522 <step>\r
 523 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 524 </step>\r
 525 </procedure>\r
 526 </simplesect>\r
 527 \r
 528 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-cataloguing">\r
 529 <title>Cataloguing</title>\r
 530 <procedure>\r
 531 <step>\r
 532 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
 533 </step>\r
 534 <step>\r
 535 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
 536 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
 537  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
 538 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
 539  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
 540 </step>\r
 541 <step>\r
 542 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
 543 </step>\r
 544 </procedure>\r
 545 </simplesect>\r
 546 \r
 547 <simplesect xml:id="workflow-enhanced-admin">\r
 548 <title>Admin</title>\r
 549 \r
 550 <para>The following setup must be completed in order to complete this workflow.</para>\r
 551 \r
 552 <procedure>\r
 553 <step><para>The line item templates are created on the provider's website. Contact Co-op Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</para></step>\r
 554 <step>\r
 555 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
 556 </step>\r
 557 <step>\r
 558 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
 559 <itemizedlist>\r
 560 <listitem>\r
 561 <para>m: circ modifier</para>\r
 562 </listitem>\r
 563 <listitem>\r
 564 <para>l: copy location</para>\r
 565 </listitem>\r
 566 <listitem>\r
 567 <para>e: estimated price</para>\r
 568 </listitem>\r
 569 <listitem>\r
 570 <para>f: fund code</para>\r
 571 </listitem>\r
 572 <listitem>\r
 573 <para>o: owning library</para>\r
 574 </listitem>\r
 575 <listitem>\r
 576 <para>q: quantity</para>\r
 577 </listitem>\r
 578 <listitem>\r
 579 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
 580 </listitem>     \r
 581 </itemizedlist>\r
 582 </step>\r
 583 <step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
 584 </procedure>\r
 585 </simplesect>\r
 586 \r
 587 </section>\r
 588 \r
 589 <section xml:id="shelfready">\r
 590 <title>Workflow: Shelf Ready Items with Enhanced On Order Records</title>\r
 591 \r
 592 <para>Shelf Ready Items arrive at your library with their processing done and ready to go on your shelf.  When Shelf Ready Items are sent to your library a file of matching full MARC records are sent to the Co-op for loading.</para>\r
 593 \r
 594 <simplesect xml:id="shelfready-selection">\r
 595 <title>Selection</title>\r
 596 \r
 597 <procedure>\r
 598 <step>\r
 599 <para>Selector creates a cart on the provider's website and adds the desired items to the cart.</para>\r
 600 </step>\r
 601 <step>\r
 602 <para>Selector assigns a line item template for each item.</para>\r
 603 </step>\r
 604 <step>\r
 605 <para>Selector downloads the MARC 9xx record file from the provider's website.</para>\r
 606 </step>\r
 607 <step>\r
 608 <para>Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website. Once you have successfully uploaded your MARC records you can go back and clear the cart</para>\r
 609 </step>\r
 610 </procedure>\r
 611 </simplesect>\r
 612 \r
 613 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-loadmarc">\r
 614 <title>Load MARC Order Records</title>\r
 615 \r
 616 <procedure>\r
 617 <step>\r
 618 <para>Purchaser <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC 9xx record file</link> from the provider.</para>\r
 619 <itemizedlist>\r
 620 <listitem>\r
 621 <para>Purchaser verifies the purchase order has been created with <link linkend="line-item-detailed-view">all line item and copy information</link> from the MARC 9xx record file</para>\r
 622 </listitem>\r
 623 <listitem>\r
 624 <para>Purchaser <link linkend="activation-purchase-order">activates the purchase order.</link></para>\r
 625 </listitem>\r
 626 </itemizedlist>\r
 627 </step>\r
 628 <step><para>The order is pushed to the provider via <link linkend="e-d-i">EDI</link></para></step>\r
 629 <step>\r
 630 <para>Purchaser clears the cart on the provider's website. Do NOT submit the cart as an order to your provider via their website.</para>\r
 631 </step>\r
 632 </procedure>\r
 633 </simplesect>\r
 634 \r
 635 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-receiving">\r
 636 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 637 \r
 638 <procedure>\r
 639 <step><para>Provider ships processed materials to the library (can include barcode, spine label, property stamping, mylar covers, security or rfid and more)</para></step>\r
 640 <step><para>Provider sends consolidated file to Sitka staff for centralized loading of full MARC records and item records.</para></step>\r
 641 <step><para>Library receives box of materials.</para></step>\r
 642 \r
 643 <step><para>Receiver scans item barcodes in <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/circulation-item-status.html">item status</link> to bring up the item record.</para>\r
 644 <itemizedlist>\r
 645 <listitem>\r
 646 <para>Receiver verifies the item is in status <guilabel>In process</guilabel></para></listitem>\r
 647 <listitem><para>If the item status is <guilabel>On order</guilabel> wait 48 hours and try again</para></listitem>\r
 648 <listitem><para>If the item status is still shows <guilabel>On order</guilabel> after 48 hours email sitka@bc.libraries.coop</para></listitem>\r
 649 </itemizedlist>\r
 650 </step>\r
 651 <step>\r
 652 <para>Receiver <link linkend="invoice-search">searches for the invoice</link> using the <guilabel>vendor invoice id</guilabel> on the paper invoice received with the items.</para>\r
 653 <para>See <link linkend="vendorinvoice-edicreated">Vendor created invoice from EDI</link> for detailed instructions.</para>\r
 654 </step>\r
 655 <step>\r
 656 <para>Receiver marks items as <link linkend="receive-invoice">received</link> on the invoice</para>\r
 657 </step>\r
 658 <step>\r
 659 <para>Receiver <link linkend="pay-invoice">completes the invoice</link></para>\r
 660 <itemizedlist>\r
 661 <listitem><para>Verify invoice totals. If required edit the electronic invoice so the totals match the paper invoice</para>\r
 662 </listitem></itemizedlist>\r
 663 </step>\r
 664 <step>\r
 665 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 666 </step>\r
 667 </procedure>\r
 668 </simplesect>\r
 669 \r
 670 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-cataloguing">\r
 671 <title>Cataloguing</title>\r
 672 \r
 673 <procedure>\r
 674 <step>\r
 675 <para>Cataloguer checks the completeness of the <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/cat-copy-editor.html">item attributes</link>.</para> \r
 676 <itemizedlist>\r
 677 <listitem><para>Barcode</para></listitem>\r
 678 <listitem><para>Call Number</para></listitem>\r
 679 <listitem><para>Shelving Location</para></listitem>\r
 680 <listitem><para>Circulation Modifier</para>\r
 681 </listitem></itemizedlist>\r
 682 </step>\r
 683 <step>\r
 684 <para>Cataloguer verifies the completeness of the <link xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/marcedit.html"> MARC record</link>\r
 685  and adds additional information if required.</para>\r
 686 </step>\r
 687 <step>\r
 688 <para>Items are checked in.</para>\r
 689 </step>\r
 690 </procedure>\r
 691 </simplesect>\r
 692 \r
 693 <simplesect xml:id="workflow-shelfready-admin">\r
 694 <title>Admin</title>\r
 695 \r
 696 <para>The following setup must be completed in order to complete this workflow.</para>\r
 697 \r
 698 <procedure>\r
 699 <step><para>The line item templates are created on the provider's website. Contact Co-op Support if you are interested in ordering Shelf Ready Items.</para></step>\r
 700 <step>\r
 701 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
 702 </step>\r
 703 <step>\r
 704 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
 705 <itemizedlist>\r
 706 <listitem>\r
 707 <para>m: circ modifier</para>\r
 708 </listitem>\r
 709 <listitem>\r
 710 <para>l: copy location</para>\r
 711 </listitem>\r
 712 <listitem>\r
 713 <para>e: estimated price</para>\r
 714 </listitem>\r
 715 <listitem>\r
 716 <para>f: fund code</para>\r
 717 </listitem>\r
 718 <listitem>\r
 719 <para>o: owning library</para>\r
 720 </listitem>\r
 721 <listitem>\r
 722 <para>q: quantity</para>\r
 723 </listitem>\r
 724 <listitem>\r
 725 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
 726 </listitem>     \r
 727 </itemizedlist>\r
 728 </step>\r
 729 <step><para>An <link linkend="e-d-i">EDI Account</link> is set up to send orders and receive invoices </para></step>\r
 730 </procedure>\r
 731 </simplesect>\r
 732 </section>\r
 733 \r
 734 \r
 735 <section xml:id="acq-workflow-preview-items">\r
 736 <title>Workflow: Tracking Preview Items</title>\r
 737 \r
 738 <simplesect xml:id="workflow-preview-initial">\r
 739 <title>Initial Set Up</title>\r
 740 \r
 741 <procedure>\r
 742 <step>\r
 743 <para><link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html" \r
 744 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html">Create a Copy Location</link> that is OPAC invisible specifically \r
 745 for use with your preview items.</para>\r
 746 </step>\r
 747 </procedure>\r
 748 </simplesect>\r
 749 \r
 750 <simplesect xml:id="workflow-preview-order">\r
 751 <title>Ordering Preview Items</title>\r
 752 \r
 753 <procedure>\r
 754 <step>\r
 755 <para>Create a Selection List or Purchase Order for the preview items.</para>\r
 756 </step>\r
 757 <step>\r
 758 <para>Add the following to each line item:</para>\r
 759 <itemizedlist>\r
 760 <listitem>\r
 761 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 762 </listitem>\r
 763 <listitem>\r
 764 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 765 </listitem>\r
 766 <listitem>\r
 767 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
 768 </listitem>\r
 769 <listitem>\r
 770 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 771 </listitem>\r
 772 <listitem>\r
 773 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 774 </listitem>\r
 775 <listitem>\r
 776 <para>copy location specific to preview items</para>\r
 777 </listitem>\r
 778 </itemizedlist>\r
 779 </step>\r
 780 <step>\r
 781 <para>If not already done, convert the selection list to a purchase order.</para>\r
 782 </step> \r
 783 <step>\r
 784 <para>Include a note on the purchase order to indicate that the items are preview items.</para>\r
 785 </step>\r
 786 <step>\r
 787 <para>Activate the purchase order.</para>\r
 788 </step>\r
 789 </procedure>\r
 790 </simplesect>\r
 791 \r
 792 <simplesect xml:id="workflow-preview-purchase">\r
 793 <title>Preview Items You Decide to Purchase</title>\r
 794 \r
 795 <procedure>\r
 796 <step>\r
 797 <para>Create an invoice containing only those item you have decided to purchase.</para>\r
 798 </step>\r
 799 <step>\r
 800 <para>Receive the items either on the purchase order or through the invoice.</para>\r
 801 </step>\r
 802 <step>\r
 803 <para>Update the MARC and item records as needed.</para>\r
 804 </step>\r
 805 </procedure>\r
 806 </simplesect>\r
 807 \r
 808 <simplesect xml:id="workflow-preview-return">\r
 809 <title>Preview Items You Decide to Return</title>\r
 810 \r
 811 <procedure>\r
 812 <step>\r
 813 <para>Cancel those items you have decided to return using the cancel reason Returned Preview Item.</para>\r
 814 </step>\r
 815 <step>\r
 816 <para>The funds will un-encumber for those items and the copies will be deleted from the catalogue.</para>\r
 817 </step>\r
 818 </procedure>\r
 819 </simplesect>\r
 820 \r
 821 </section>\r
 822 \r
 823 </chapter>\r