73573fdb7820c4448850744ea5d9a6a4f84ec16a
[sitka/doc/acquisitions.git] / intro / acq-workflow.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-workflow">\r
4    <info>\r
5       <title>Recommended Workflows</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>Sitka Staff have put together the following recommended workflows for acquisitions.</para>\r
17 <para>Please contact Sitka Support regarding acquisitions workflow questions.</para>\r
18 </abstract>\r
19       \r
20 \r
21    </info>\r
22 \r
23 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
24 <title>Workflow 1: Using the Catalogue</title>\r
25 \r
26 <para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
27 the item to be purchased.</emphasis></para>\r
28 \r
29 <simplesect xml:id="workflow-one-selection">\r
30 <title>Selection</title>\r
31 <procedure>\r
32 \r
33 <step>\r
34 <para>Selector uses a combination of:</para>\r
35 <itemizedlist>\r
36 <listitem>\r
37 <para>a <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue search</link></para>\r
38 </listitem>\r
39 <listitem>\r
40 <para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
41 </listitem>\r
42 <listitem>\r
43 <para>the <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalogue Record Ids</link>.</para>\r
44 </listitem>\r
45 </itemizedlist>\r
46 </step>\r
47 <step>\r
48 <para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
49 \r
50 <para><emphasis>The <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated search</link> may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
51 source.</emphasis></para>\r
52 </step>\r
53 \r
54 <step>\r
55 <para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
56 <itemizedlist>\r
57 <listitem>\r
58 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
59 </listitem>\r
60 <listitem>\r
61 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
62 </listitem>\r
63 <listitem>\r
64 <para><link linkend="add-notes-lineitem">notes</link></para>\r
65 </listitem>\r
66 <listitem>\r
67 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
68 </listitem>\r
69 <listitem>\r
70 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
71 </listitem>\r
72 </itemizedlist>\r
73 </step>\r
74 </procedure>\r
75 \r
76 </simplesect>\r
77 \r
78 \r
79 <simplesect xml:id="workflow-one-purchasing">\r
80 <title>Purchasing</title>\r
81 \r
82 <procedure>\r
83 <step>\r
84 <para>Purchaser retrieves the selection list and <link linkend="convert-selection-list">converts it to a purchase order</link>.</para>\r
85 </step>\r
86 <step>\r
87 <para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
88 </step>\r
89 <step>\r
90 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay-temp">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
91 </step>\r
92 <step>\r
93 <para>Purchase order is mailed/emailed/faxed to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
94 </step>\r
95 </procedure>\r
96    \r
97 </simplesect>\r
98 \r
99 \r
100 <simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
101 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
102 \r
103 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
104 <procedure>\r
105 <step>\r
106 <para>Receiver <link link="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
107 </step>\r
108 <step>\r
109 <para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
110 </step>\r
111 <step>\r
112 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
113 </step>\r
114 <step>\r
115 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
116 </step>\r
117 <step>\r
118 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
119 </step>\r
120 </procedure>\r
121 \r
122 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
123 \r
124 <procedure>\r
125 <step>\r
126 <para>Receiver <link linkend="acq-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
127 </step>\r
128 <step>\r
129 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
130 </step>\r
131 <step>\r
132 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
133 </step>\r
134 <step>\r
135 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
136 </step>\r
137 <step>\r
138 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
139 </step>\r
140 </procedure>\r
141 </simplesect>\r
142 \r
143 <simplesect xml:id="workflow-one-cataloguing">\r
144 <title>Cataloguing</title>\r
145 \r
146 <procedure>\r
147 <step>\r
148 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
149 </step>\r
150 <step>\r
151 <para>Cataloguer imports a full record or does original cataloguing to replace any brief bibliographic records.</para>\r
152 </step>\r
153 <step>\r
154 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
155 </step>\r
156 </procedure>\r
157 </simplesect>\r
158 \r
159 </section>\r
160 \r
161 <section xml:id="acq-workflow-two">\r
162 <title>Workflow 2: Using Brief Records</title>\r
163 \r
164 <simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
165 <title>Selection</title>\r
166 \r
167 <procedure>\r
168 <step>\r
169 <para>Selector <link linkend="create-purchase-order">creates a purchase order</link>.</para>\r
170 </step>\r
171 <step>\r
172 <para>Selector <link linkend="add-brief-purchase">adds brief records</link> to the purchase order for each item.</para>\r
173 </step>\r
174 <step>\r
175 <para>Selector adds the following to each line item on the purchase order:</para>\r
176 <itemizedlist>\r
177 <listitem>\r
178 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
179 </listitem>\r
180 <listitem>\r
181 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
182 </listitem>\r
183 <listitem>\r
184 <para><link linkend="add-notes-lineitem">notes</link></para>\r
185 </listitem>\r
186 <listitem>\r
187 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
188 </listitem>\r
189 <listitem>\r
190 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
191 </listitem>\r
192 </itemizedlist> \r
193 </step>\r
194 </procedure>\r
195 </simplesect>\r
196 \r
197 <simplesect xml:id="workflow-two-purchasing">\r
198 <title>Purchasing</title>\r
199 \r
200 <procedure>\r
201 <step>\r
202 <para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and activates the purchase order.</para>\r
203 </step>\r
204 <step>\r
205 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the Vandelay interface to merge all brief records with full records already in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
206 </step>\r
207 <step>\r
208 <para>Purchase order is mailed/emailed/faxed to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
209 </step>\r
210 </procedure>\r
211 \r
212 </simplesect>\r
213 \r
214 <simplesect xml:id="workflow-two-receiving">\r
215 \r
216 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
217 \r
218 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
219 \r
220 <procedure>\r
221 <step>\r
222 <para>Receiver <link link="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
223 </step>\r
224 <step>\r
225 <para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
226 </step>\r
227 <step>\r
228 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
229 </step>\r
230 <step>\r
231 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
232 </step>\r
233 <step>\r
234 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
235 </step>\r
236 </procedure>\r
237 \r
238 <para><emphasis rold="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
239 \r
240 <procedure>\r
241 <step>\r
242 <para>Receiver <link linkend="acq-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
243 </step>\r
244 <step>\r
245 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
246 </step>\r
247 <step>\r
248 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
249 </step>\r
250 <step>\r
251 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
252 </step>\r
253 <step>\r
254 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
255 </step>\r
256 </procedure>\r
257 \r
258 </simplesect>\r
259 \r
260 <simplesect xml:id="workflow-two-cataloguing">\r
261 <title>Cataloguing</title>\r
262 \r
263 <procedure>\r
264 <step>\r
265 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
266 </step>\r
267 <step>\r
268 <para>Cataloguer imports a full record or does original cataloguing to replace any brief bibliographic records.</para>\r
269 </step>\r
270 <step>\r
271 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
272 </step>\r
273 </procedure>\r
274 </simplesect>\r
275 \r
276 </section>\r
277 \r
278 <section xml:id="acq-workflow-three">\r
279 <title>Workflow 3: Loading MARC Order Records</title>\r
280 \r
281 <simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
282 <title>Admin</title>\r
283 \r
284 <procedure>\r
285 <step>\r
286 <para>A 970 holdings tag is set up with the provider to contain the following subfields:</para>\r
287 <itemizedlist>\r
288 <listitem>\r
289 <para>b: barcode</para>\r
290 </listitem>\r
291 <listitem>\r
292 <para>c: call number</para>\r
293 </listitem>\r
294 <listitem>\r
295 <para>m: circ modifier</para>\r
296 </listitem>\r
297 <listitem>\r
298 <para>l: copy location</para>\r
299 </listitem>\r
300 <listitem>\r
301 <para>e: estimated price</para>\r
302 </listitem>\r
303 <listitem>\r
304 <para>f: fund code</para>\r
305 </listitem>\r
306 <listitem>\r
307 <para>n: note</para>\r
308 </listitem>\r
309 <listitem>\r
310 <para>o: owning library</para>\r
311 </listitem>\r
312 <listitem>\r
313 <para>q: quantity</para>\r
314 </listitem>\r
315 </itemizedlist>\r
316 </step>\r
317 </procedure>\r
318 \r
319 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
320 </simplesect>\r
321 \r
322 <simplesect xml:id="workflow-three-load-marc">\r
323 <title>Load MARC Order Records</title>\r
324 \r
325 <procedure>\r
326 <step>\r
327 <para>Selector/Cataloguer uploads the MARC record file from the provider.</para>\r
328 <itemizedlist>\r
329 <listitem>\r
330 <para>A purchase order or selection list may be created out of the MARC records.</para>\r
331 </listitem>\r
332 <listitem>\r
333 <para>If subfields l, e, f, o, and q are used in the 970 field a purchase order can be createrd and activated at this time.</para>\r
334 </listitem>\r
335 </itemizedlist>\r
336 </step>\r
337 <step>\r
338 <para>Selector/Cataloguer uses the Vandelay interface to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
339 </step>\r
340 <step>\r
341 <para>If not supplied through the 970 field Selector adds the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
342 <itemizedlist>\r
343 <listitem>\r
344 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
345 </listitem>\r
346 <listitem>\r
347 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
348 </listitem>\r
349 <listitem>\r
350 <para><link linkend="add-notes-lineitem">notes</link></para>\r
351 </listitem>\r
352 <listitem>\r
353 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
354 </listitem>\r
355 <listitem>\r
356 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
357 </listitem>\r
358 </itemizedlist>\r
359 </step>\r
360 <step>\r
361 <para>If a selection list, the Selector/Purchaser converts the selection list to a purchase order and activates it.</para>\r
362 <para>If a purchase order, the Selector/Purchaser activates the purchase order.</para>\r
363 </step>\r
364 </procedure>\r
365 </simplesect>\r
366 \r
367 <simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
368 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
369 \r
370 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
371 \r
372 <procedure>\r
373 <step>\r
374 <para>Receiver <link link="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
375 </step>\r
376 <step>\r
377 <para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
378 </step>\r
379 <step>\r
380 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
381 </step>\r
382 <step>\r
383 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
384 </step>\r
385 <step>\r
386 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
387 </step>\r
388 </procedure>\r
389 \r
390 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
391 \r
392 <procedure>\r
393 <step>\r
394 <para>Receiver creates an <link linkend="acq-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
395 </step>\r
396 <step>\r
397 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
398 </step>\r
399 <step>\r
400 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
401 </step>\r
402 <step>\r
403 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
404 </step>\r
405 <step>\r
406 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
407 </step>\r
408 </procedure>\r
409 </simplesect>\r
410 \r
411 <simplesect xml:id="workflow-three-cataloguing">\r
412 <title>Cataloguing</title>\r
413 \r
414 <procedure>\r
415 <step>\r
416 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
417 </step>\r
418 <step>\r
419 <para>Cataloguer imports a full record or does original cataloguing to replace any brief bibliographic records.</para>\r
420 </step>\r
421 <step>\r
422 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
423 </step>\r
424 </procedure>\r
425 </simplesect>\r
426 </section>\r
427 \r
428 </chapter>\r