intro/acq-workflow.xml

   1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
   3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-workflow">\r
   4    <info>\r
   5       <title>Recommended Workflows</title>\r
   6       <legalnotice>\r
   7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
   8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
   9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
  10                   Community</link></emphasis></para>\r
  11       </legalnotice>\r
  12       \r
  13      \r
  14 \r
  15       <abstract>\r
  16          <para>Sitka Staff have put together the following recommended workflows for acquisitions.</para>\r
  17 <para>Please contact Sitka Support regarding acquisitions workflow questions.</para>\r
  18 </abstract>\r
  19       \r
  20 \r
  21    </info>\r
  22 \r
  23 <section xml:id="acq-workflow-one">\r
  24 <title>Selection Using the Catalogue</title>\r
  25 \r
  26 <para><emphasis>This workflow assumes that selectors have the cataloguing skills necessary to decide which bibliographic record is the best bibliographic record for \r
  27 the item to be purchased.</emphasis></para>\r
  28 \r
  29 <simplesect xml:id="workflow-one-selection">\r
  30 <title>Selection</title>\r
  31 <procedure>\r
  32 \r
  33 <step>\r
  34 <para>Selector uses a combination of:</para>\r
  35 <itemizedlist>\r
  36 <listitem>\r
  37 <para>a <link linkend="lineitem-catalogue-search">line item and catalogue search</link></para>\r
  38 </listitem>\r
  39 <listitem>\r
  40 <para>the <link linkend="view-place-orders">View/Place Order</link> feature.</para>\r
  41 </listitem>\r
  42 <listitem>\r
  43 <para>the <link linkend="catalog-record-ids">Load Catalogue Record Ids</link>.</para>\r
  44 </listitem>\r
  45 </itemizedlist>\r
  46 </step>\r
  47 <step>\r
  48 <para>The MARC Federated search is used to locate any records not found in the catalogue.</para>\r
  49 \r
  50 <para><emphasis>The <link linkend="marc-federated-search">MARC Federated search</link> may also be used in place of a line item and catalogue search by only using the Evergreen catalogue as a search \r
  51 source.</emphasis></para>\r
  52 </step>\r
  53 \r
  54 <step>\r
  55 <para>Selector adds the following to each line item on the selection list.</para>\r
  56 <itemizedlist>\r
  57 <listitem>\r
  58 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
  59 </listitem>\r
  60 <listitem>\r
  61 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
  62 </listitem>\r
  63 <listitem>\r
  64 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
  65 </listitem>\r
  66 <listitem>\r
  67 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
  68 </listitem>\r
  69 <listitem>\r
  70 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
  71 </listitem>\r
  72 </itemizedlist>\r
  73 </step>\r
  74 </procedure>\r
  75 \r
  76 </simplesect>\r
  77 \r
  78 \r
  79 <simplesect xml:id="workflow-one-purchasing">\r
  80 <title>Purchasing</title>\r
  81 \r
  82 <procedure>\r
  83 <step>\r
  84 <para>Purchaser retrieves the selection list and <link linkend="convert-selection-list">converts it to a purchase order</link>.</para>\r
  85 </step>\r
  86 <step>\r
  87 <para>Purchaser checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
  88 </step>\r
  89 <step>\r
  90 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import any records coming from outside the catalogue.</para>\r
  91 </step>\r
  92 <step>\r
  93 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
  94 </step>\r
  95 </procedure>\r
  96    \r
  97 </simplesect>\r
  98 \r
  99 \r
 100 <simplesect xml:id="workflow-one-receiving">\r
 101 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 102 \r
 103 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 104 <procedure>\r
 105 <step>\r
 106 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 107 </step>\r
 108 <step>\r
 109 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 110 </step>\r
 111 <step>\r
 112 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 113 </step>\r
 114 <step>\r
 115 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 116 </step>\r
 117 <step>\r
 118 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 119 </step>\r
 120 </procedure>\r
 121 \r
 122 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 123 \r
 124 <procedure>\r
 125 <step>\r
 126 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 127 </step>\r
 128 <step>\r
 129 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 130 </step>\r
 131 <step>\r
 132 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 133 </step>\r
 134 <step>\r
 135 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 136 </step>\r
 137 <step>\r
 138 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 139 </step>\r
 140 </procedure>\r
 141 </simplesect>\r
 142 \r
 143 <simplesect xml:id="workflow-one-cataloguing">\r
 144 <title>Cataloguing</title>\r
 145 \r
 146 <procedure>\r
 147 <step>\r
 148 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
 149 </step>\r
 150 <step>\r
 151 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
 152 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
 153  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
 154 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
 155  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
 156 </step>\r
 157 <step>\r
 158 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
 159 </step>\r
 160 </procedure>\r
 161 </simplesect>\r
 162 \r
 163 </section>\r
 164 \r
 165 <section xml:id="acq-workflow-two">\r
 166 <title>Selection Using Brief Records</title>\r
 167 \r
 168 <simplesect xml:id="workflow-two-selection">\r
 169 <title>Selection</title>\r
 170 \r
 171 <procedure>\r
 172 <step>\r
 173 <para>Selector <link linkend="create-purchase-order">creates a purchase order</link>.</para>\r
 174 </step>\r
 175 <step>\r
 176 <para>Selector <link linkend="add-brief-purchase">adds brief records</link> to the purchase order for each item.</para>\r
 177 </step>\r
 178 <step>\r
 179 <para>Selector adds the following to each line item on the purchase order:</para>\r
 180 <itemizedlist>\r
 181 <listitem>\r
 182 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 183 </listitem>\r
 184 <listitem>\r
 185 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 186 </listitem>\r
 187 <listitem>\r
 188 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
 189 </listitem>\r
 190 <listitem>\r
 191 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 192 </listitem>\r
 193 <listitem>\r
 194 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 195 </listitem>\r
 196 </itemizedlist> \r
 197 </step>\r
 198 </procedure>\r
 199 </simplesect>\r
 200 \r
 201 <simplesect xml:id="workflow-two-purchasing">\r
 202 <title>Purchasing</title>\r
 203 \r
 204 <procedure>\r
 205 <step>\r
 206 <para>Purchaser/Selector checks that line items are complete and <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
 207 </step>\r
 208 <step>\r
 209 <para>Purchaser (or Cataloguer) uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to merge all brief records with full records already\r
 210  in the catalogue. Only items that do not already exist in the catalogue will use a brief record.</para>\r
 211 </step>\r
 212 <step>\r
 213 <para>Purchase order is sent via mail/email/fax/EDI to provider (unless the order has already been entered directly on the provider's website).</para>\r
 214 </step>\r
 215 </procedure>\r
 216 \r
 217 </simplesect>\r
 218 \r
 219 <simplesect xml:id="workflow-two-receiving">\r
 220 \r
 221 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 222 \r
 223 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 224 \r
 225 <procedure>\r
 226 <step>\r
 227 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 228 </step>\r
 229 <step>\r
 230 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 231 </step>\r
 232 <step>\r
 233 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 234 </step>\r
 235 <step>\r
 236 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 237 </step>\r
 238 <step>\r
 239 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 240 </step>\r
 241 </procedure>\r
 242 \r
 243 <para><emphasis rold="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 244 \r
 245 <procedure>\r
 246 <step>\r
 247 <para>Receiver <link linkend="creating-invoices">creates an invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 248 </step>\r
 249 <step>\r
 250 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 251 </step>\r
 252 <step>\r
 253 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 254 </step>\r
 255 <step>\r
 256 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 257 </step>\r
 258 <step>\r
 259 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 260 </step>\r
 261 </procedure>\r
 262 \r
 263 </simplesect>\r
 264 \r
 265 <simplesect xml:id="workflow-two-cataloguing">\r
 266 <title>Cataloguing</title>\r
 267 \r
 268 <procedure>\r
 269 <step>\r
 270 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
 271 </step>\r
 272 <step>\r
 273 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
 274 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
 275  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
 276 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
 277  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
 278 </step>\r
 279 <step>\r
 280 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
 281 </step>\r
 282 </procedure>\r
 283 </simplesect>\r
 284 \r
 285 </section>\r
 286 \r
 287 <section xml:id="acq-workflow-three">\r
 288 <title>Selection By Loading MARC Order Records</title>\r
 289 \r
 290 <simplesect xml:id="workflow-three-admin">\r
 291 <title>Admin</title>\r
 292 \r
 293 <procedure>\r
 294 <step>\r
 295 <para>A 970 holdings tag is set up in the <link linkend="provider-profile">provider's record</link>.</para>\r
 296 </step>\r
 297 <step>\r
 298 <para>The 970 holdings tag is set up with the actual provider to contain the following <link linkend="holding-subfield">subfields</link>:</para>\r
 299 <itemizedlist>\r
 300 <listitem>\r
 301 <para>b: barcode</para>\r
 302 </listitem>\r
 303 <listitem>\r
 304 <para>c: call number</para>\r
 305 </listitem>\r
 306 <listitem>\r
 307 <para>m: circ modifier</para>\r
 308 </listitem>\r
 309 <listitem>\r
 310 <para>l: copy location</para>\r
 311 </listitem>\r
 312 <listitem>\r
 313 <para>e: estimated price</para>\r
 314 </listitem>\r
 315 <listitem>\r
 316 <para>f: fund code</para>\r
 317 </listitem>\r
 318 <listitem>\r
 319 <para>n: note</para>\r
 320 </listitem>\r
 321 <listitem>\r
 322 <para>o: owning library</para>\r
 323 </listitem>\r
 324 <listitem>\r
 325 <para>q: quantity</para>\r
 326 </listitem>\r
 327 </itemizedlist>\r
 328 </step>\r
 329 </procedure>\r
 330 \r
 331 <para>The subfields used will depend on the provider. $o must always be used.</para> \r
 332 </simplesect>\r
 333 \r
 334 <simplesect xml:id="workflow-three-load-marc">\r
 335 <title>Load MARC Order Records</title>\r
 336 \r
 337 <procedure>\r
 338 <step>\r
 339 <para>Selector/Cataloguer <link linkend="marc-order-records">uploads the MARC record file</link> from the provider.</para>\r
 340 <itemizedlist>\r
 341 <listitem>\r
 342 <para>A purchase order or selection list may be created out of the MARC records.</para>\r
 343 </listitem>\r
 344 <listitem>\r
 345 <para>If subfields l, e, f, o, and q are used in the 970 field a purchase order can be created and activated at this time.</para>\r
 346 </listitem>\r
 347 </itemizedlist>\r
 348 </step>\r
 349 <step>\r
 350 <para>Selector/Cataloguer uses the <link linkend="load-bib-vandelay">Vandelay interface</link> to import the bibliographic records into the catalogue.</para>\r
 351 </step>\r
 352 <step>\r
 353 <para>If not supplied through the 970 field Selector adds the following information to each line item on the purchase order or selection list:</para>\r
 354 <itemizedlist>\r
 355 <listitem>\r
 356 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 357 </listitem>\r
 358 <listitem>\r
 359 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 360 </listitem>\r
 361 <listitem>\r
 362 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
 363 </listitem>\r
 364 <listitem>\r
 365 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 366 </listitem>\r
 367 <listitem>\r
 368 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 369 </listitem>\r
 370 </itemizedlist>\r
 371 </step>\r
 372 <step>\r
 373 <para>If a selection list, the Selector/Purchaser <link linkend="convert-selection-list">converts the selection list to a purchase order</link>\r
 374  and <link linkend="activate-purchase-order">activates it</link>.</para>\r
 375 <para>If a purchase order, the Selector/Purchaser <link linkend="activate-purchase-order">activates the purchase order</link>.</para>\r
 376 </step>\r
 377 </procedure>\r
 378 </simplesect>\r
 379 \r
 380 <simplesect xml:id="workflow-three-receiving">\r
 381 <title>Receiving/Invoicing</title>\r
 382 \r
 383 <para><emphasis role="bold">On Purchase Order</emphasis></para>\r
 384 \r
 385 <procedure>\r
 386 <step>\r
 387 <para>Receiver <link linkend="acq-receive">receives all items</link> that arrive on their respective purchase orders.</para>\r
 388 </step>\r
 389 <step>\r
 390 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 391 </step>\r
 392 <step>\r
 393 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 394 </step>\r
 395 <step>\r
 396 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 397 </step>\r
 398 <step>\r
 399 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 400 </step>\r
 401 </procedure>\r
 402 \r
 403 <para><emphasis role="bold">On Invoice</emphasis></para>\r
 404 \r
 405 <procedure>\r
 406 <step>\r
 407 <para>Receiver creates an <link linkend="creating-invoices">invoice</link> either from an entire purchase order or from a single line item.</para>\r
 408 </step>\r
 409 <step>\r
 410 <para>Receiver <link linkend="link-lineitem-invoice">links appropriate line items</link> to the invoice.</para>\r
 411 </step>\r
 412 <step>\r
 413 <para>Receiver <link linkend="receive-invoice">receives all items</link> through the invoice.</para>\r
 414 </step>\r
 415 <step>\r
 416 <para>Invoice is paid and closed.</para>\r
 417 </step>\r
 418 <step>\r
 419 <para>Relevant information is forwarded to finance department/bookkeeper.</para>\r
 420 </step>\r
 421 </procedure>\r
 422 </simplesect>\r
 423 \r
 424 <simplesect xml:id="workflow-three-cataloguing">\r
 425 <title>Cataloguing</title>\r
 426 \r
 427 <procedure>\r
 428 <step>\r
 429 <para>Cataloguer updates barcode and copy information for each item.</para>\r
 430 </step>\r
 431 <step>\r
 432 <para>Cataloguer <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html" \r
 433 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/import.html"> imports a full record</link>\r
 434  or does <link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
 435 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html">original cataloguing</link>\r
 436  to replace any brief bibliographic records.</para>\r
 437 </step>\r
 438 <step>\r
 439 <para>Items are processed and checked in.</para>\r
 440 </step>\r
 441 </procedure>\r
 442 </simplesect>\r
 443 </section>\r
 444 \r
 445 <section xml:id="acq-workflow-preview-items">\r
 446 <title>Workflow: Tracking Preview Items</title>\r
 447 \r
 448 <simplesect xml:id="workflow-preview-initial">\r
 449 <title>Initial Set Up</title>\r
 450 \r
 451 <procedure>\r
 452 <step>\r
 453 <para><link xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html" \r
 454 xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/lsa-copy-locations.html">Create a Copy Location</link> that is OPAC invisible specifically \r
 455 for use with your preview items.</para>\r
 456 </step>\r
 457 </procedure>\r
 458 </simplesect>\r
 459 \r
 460 <simplesect xml:id="workflow-preview-order">\r
 461 <title>Ordering Preview Items</title>\r
 462 \r
 463 <procedure>\r
 464 <step>\r
 465 <para>Create a Selection List or Purchase Order for the preview items.</para>\r
 466 </step>\r
 467 <step>\r
 468 <para>Add the following to each line item:</para>\r
 469 <itemizedlist>\r
 470 <listitem>\r
 471 <para><link linkend="lineitem-estimated-price">estimated price</link></para>\r
 472 </listitem>\r
 473 <listitem>\r
 474 <para><link linkend="add-copies-lineitem">number of copies</link></para>\r
 475 </listitem>\r
 476 <listitem>\r
 477 <para><link linkend="add-notes-lineitems">notes</link></para>\r
 478 </listitem>\r
 479 <listitem>\r
 480 <para><link linkend="add-alerts-lineitem">alerts</link></para>\r
 481 </listitem>\r
 482 <listitem>\r
 483 <para><link linkend="apply-funds-acq">fund</link></para>\r
 484 </listitem>\r
 485 <listitem>\r
 486 <para>copy location specific to preview items</para>\r
 487 </listitem>\r
 488 </itemizedlist>\r
 489 </step>\r
 490 <step>\r
 491 <para>If not already done, convert the selection list to a purchase order.</para>\r
 492 </step> \r
 493 <step>\r
 494 <para>Include a note on the purchase order to indicate that the items are preview items.</para>\r
 495 </step>\r
 496 <step>\r
 497 <para>Activate the purchase order.</para>\r
 498 </step>\r
 499 </procedure>\r
 500 </simplesect>\r
 501 \r
 502 <simplesect xml:id="workflow-preview-purchase">\r
 503 <title>Preview Items You Decide to Purchase</title>\r
 504 \r
 505 <procedure>\r
 506 <step>\r
 507 <para>Create an invoice containing only those item you have decided to purchase.</para>\r
 508 </step>\r
 509 <step>\r
 510 <para>Receive the items either on the purchase order or through the invoice.</para>\r
 511 </step>\r
 512 <step>\r
 513 <para>Update the MARC and item records as needed.</para>\r
 514 </step>\r
 515 </procedure>\r
 516 </simplesect>\r
 517 \r
 518 <simplesect xml:id="workflow-preview-return">\r
 519 <title>Preview Items You Decide to Return</title>\r
 520 \r
 521 <procedure>\r
 522 <step>\r
 523 <para>Cancel those items you have decided to return using the cancel reason Returned Preview Item.</para>\r
 524 </step>\r
 525 <step>\r
 526 <para>The funds will un-encumber for those items and the copies will be deleted from the catalogue.</para>\r
 527 </step>\r
 528 </procedure>\r
 529 </simplesect>\r
 530 \r
 531 </section>\r
 532 \r
 533 </chapter>\r