97d699d3a029188cb623d3560f17cb08da776b7b
[sitka/doc/acquisitions.git] / intro / acq-new-features.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-new-features">\r
4    <info>\r
5       <title>New in Evergreen Version 2.4</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          \r
17 </abstract>\r
18       \r
19 \r
20    </info>\r
21 \r
22    \r
23 <section xml:id="new-features-line-item-batch-update">\r
24 <title>Line Item Batch Updater</title>\r
25 \r
26 <para>Purchase Orders now have a <guilabel>Line Item Batch Updater</guilabel> that allows line items on purchase orders to have multiple fields batch updated \r
27 simultaneously.  This reduces the need for user to access the Copies page.</para>\r
28 \r
29 \r
30 <para>See the <link linkend="line-item-batch-updater">Line Item Batch Updater</link> section for information on using the batch updater.</para>\r
31 \r
32 </section>\r
33 \r
34 <section xml:id="new-features-distribution-formula">\r
35 <title>Distribution Formula Expansion</title>\r
36 \r
37 <para>The purpose and use of distribution formulas have been expanded with the introduction of the \r
38 <link linkend="new-features-line-item-batch-update">purchase order batch updater</link>.</para>\r
39 <para>Distribution formula can now be used by both multi-branch and single branch libraries as line item templates with the batch updater as well as continuing \r
40 their use as distribution forumla for multi-branch locations.</para>\r
41 <para>The following fields have been added:</para>\r
42 <itemizedlist>\r
43 <listitem>\r
44 <para>Fund</para>\r
45 </listitem>\r
46 <listitem>\r
47 <para>Circ Modifier</para>\r
48 </listitem>\r
49 <listitem>\r
50 <para>Collection Code</para>\r
51 </listitem>\r
52 </itemizedlist>\r
53 \r
54 <para>See the <link linkend="create-distribution-formula">Distribution Formulas</link> section for information on creating \r
55 distribution formulas/line item templates.</para>\r
56 <para>See the <link linkend="line-item-batch-updater">Line Item Batch Updater</link> section for information on using \r
57 distribution formulas as line item templates.</para>\r
58 \r
59 </section>\r
60 \r
61 <section xml:id="new-features-PO-selection-improvements">\r
62 <title>Functionality Improvements to Selection Lists and Purchase Orders </title>\r
63 \r
64 <para>A number og functionality improvements have been made to the acquisitions module particularily around selection lists and purchase orders.</para>\r
65 \r
66 <simplesect xml:id="new-feature-actions">\r
67 <title>Main Actions Menu</title>\r
68 \r
69 <informalfigure>\r
70 <para>A number of the functions available on the <guilabel>Main Actions Menu</guilabel> have been updated to allow for more batch operations.</para>\r
71 <para><mediaobject>\r
72 <alt>screenshot of line item action menu</alt>\r
73 \r
74 <imageobject>\r
75 <imagedata fileref="media/main-action-menu-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
76 </imageobject>\r
77 </mediaobject></para>\r
78 </informalfigure>\r
79 \r
80 <para>Depending on the context and the state of the line items functions that cannot be performed now appear as greyed out on the \r
81 <guilabel>Main Actions Menu</guilabel>.</para>\r
82 \r
83 \r
84 <para>When there are multiple line items in different states all possible functions will be enabled, but will only work on the appropriate line items. I.e. a line item\r
85 that has the status of <guilabel>Received</guilabel> cannot be cancelled.</para>\r
86 </simplesect>\r
87 \r
88 <simplesect xml:id="new-feature-line-action">\r
89 <title>Line Item Actions Menu</title>\r
90 \r
91 <informalfigure>\r
92 <para>The majority of functions previously available on the <guilabel>Line Item Actions</guilabel> menu have been moved to the <guilabel>Main Actions Menu</guilabel>\r
93 as batch operations.</para>\r
94 <para><mediaobject>\r
95 <alt>screenshot of line item action menu</alt>\r
96 \r
97 <imageobject>\r
98 <imagedata fileref="media/line-item-action-menu-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
99 </imageobject>\r
100 </mediaobject></para>\r
101 </informalfigure>\r
102 \r
103 </simplesect>\r
104 \r
105 <simplesect xml:id="new-feature-pending-po">\r
106 <title>Pending Purchase Order</title>\r
107 \r
108 <para>The following buttons no longer appear on a pending purchase order:</para>\r
109 <itemizedlist>\r
110 <listitem>\r
111 <para>View Invoices</para>\r
112 </listitem>\r
113 <listitem>\r
114 <para>Create Invoice</para>\r
115 </listitem>\r
116 <listitem>\r
117 <para>Link Invoice</para>\r
118 </listitem>\r
119 <listitem>\r
120 <para>Cancel order</para>\r
121 </listitem>\r
122 </itemizedlist>\r
123 \r
124 <para>The <guibutton>Activate Order</guibutton> link is now a button which will reduce the possibility for the system to double activate a purchase order.</para>\r
125 \r
126 </simplesect>\r
127 \r
128 <simplesect xml:id="new-feature-on-order-po">\r
129 <title>On Order Purchase Order</title>\r
130 \r
131 <para>It is no longer possible to add charges to a purchase order that has been activated.</para>\r
132 \r
133 </simplesect>\r
134 \r
135 \r
136 \r
137 </section>\r
138 \r
139 <section xml:id="new-features-line-item-detailed-view">\r
140 <title>Line Item Detailed View</title>\r
141 \r
142 <informalfigure>\r
143 <para>Line items now have a simple and detailed view. How much detail displays depends on what stage of the acquisitions process the line item is at.</para>\r
144 <para><mediaobject>\r
145 <alt>screenshot of detailed view</alt>\r
146 \r
147 <imageobject>\r
148 <imagedata fileref="media/line-item-detailed-view-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
149 </imageobject>\r
150 </mediaobject></para>\r
151 </informalfigure>\r
152 \r
153 <para>See the <link linkend="line-item-detailed-view">Line Item Detailed View</link> section for more information.</para>\r
154 \r
155 \r
156 </section>\r
157 \r
158 <section xml:id="new-features-identifier-selector">\r
159 <title>Order Identifier Selector</title>\r
160 \r
161 <para>Users are now able to specify which ISBN on a record they wish to send to the provider in their order.  This enables users to specifiy which edition of an item\r
162 they wish to order.</para>\r
163 \r
164 <para>It also possible to specify ISSNs and UPCs.</para>\r
165 \r
166 <para>See the <link linkend="identifier-selector">Order Identifier Selector</link> section for more information.</para>\r
167 \r
168 \r
169 </section>\r
170 \r
171 <section xml:id="new-features-default-copies">\r
172 <title>Provider Specific Default Number of Copies </title>\r
173 \r
174 <para>It is now possible to specify a default number of copies to be ordered for each line item per provider.  The copies are added to the line item when it is added to \r
175 or created on a purchase order.</para>\r
176 \r
177 <informalfigure>\r
178 <para>The default number of copies is set when creating or editing a provider.</para>\r
179 <para><mediaobject>\r
180 <alt>screenshot of default number of copies</alt>\r
181 \r
182 <imageobject>\r
183 <imagedata fileref="media/new-feature-default-copies.png" scalefit="0"></imagedata>\r
184 </imageobject>\r
185 </mediaobject></para>\r
186 </informalfigure>\r
187 \r
188 <para>See the <link linkend="admin-acq-providers">Providers</link> chapter.</para>\r
189 \r
190 \r
191 </section>\r
192 \r
193 <section xml:id="new-features-default-load-marc">\r
194 <title>Upload MARC Records Default Settings</title>\r
195 \r
196 <para>A number of defaults can be set for fields in this <link linkend="marc-order-records">Load MARC Order Record</link> interface by using settings available \r
197 in the library settings editor. These fields are also sticky and will keep the last information entered until the user quits Evergreen. For a list of the available \r
198 defaults see the \r
199 <link linkend="lsa-library-settings-acquisitions-load-MARC">Acquisitions Specific Settings in the Library Settings Editor</link>.</para>\r
200 \r
201 </section>\r
202 \r
203 <section xml:id="new-features-invoice-autofill">\r
204 <title>Autofilling Fields in Invoices</title>\r
205 \r
206 <para>The <guilabel># Invoiced</guilabel> and <guilabel># Paid</guilabel> fields on an invoice are now both populated with the nummber of copies available to be\r
207  invoiced.  If you are not wanting to invoice for all copies, simply updated the fields.</para>\r
208 \r
209 <informalfigure>\r
210 <para>The <guilabel>Paid</guilabel> field on an invoice will now autofill with the value entered into the corresponding <guilabel>Billed</guilabel> field.</para>\r
211 <para><mediaobject>\r
212 <alt>screenshot of detailed view</alt>\r
213 \r
214 <imageobject>\r
215 <imagedata fileref="media/invoice-autofill-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
216 </imageobject>\r
217 </mediaobject></para>\r
218 </informalfigure>\r
219 \r
220 \r
221 </section>\r
222    \r
223 </chapter>\r