33a2d703aa309534d225303b3e528ae62a18c7c1
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acqdefaults.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acqdefaults">
4    <info>
5       <title>Acquisitions Module Sitka-wide Defaults</title>
6       <legalnotice>
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
10                   Community</link></emphasis></para>
11       </legalnotice>
12       
13      
14
15       <abstract>
16          <para>Sitka has set several consortium wide defaults in the Acquisitions Module.  This chapter describes the defaults currently in place.</para>
17 <para>Libraries that wish to request additional defaults may do so by submitting a ticket to RT.</para>
18
19 <note><para>The defaults listed in this chapter are still in the process of being confirmed and so may change before the acquisitions module is officially 
20 released.</para></note>
21 </abstract>
22       
23
24    </info>
25
26 <section xml:id="intro-default-admin">
27
28 </section>
29
30
31    <section xml:id="currency-types">
32       <title>Currency Types</title>
33       <para>Currency types are applied to funds in the administrative module. When a fund is applied to a copy or line item for purchase, the item 
34 will be purchased in the currency associated with that fund.</para>
35
36
37 <simplesect xml:id="currency-defaults">
38 <title>Sitka Currency Type Defaults</title>
39
40 <para>The currencies set in the Acquisitions Module are:</para>
41 <informalfigure>
42 <itemizedlist>
43 <listitem>
44 <para>Canadian Dollars</para>
45 </listitem>
46 <listitem>
47 <para>U.S. Dollars</para>
48 </listitem>
49 <listitem>
50 <para>European Euros</para>
51 </listitem>
52 <listitem>
53 <para>U.K. Pounds Sterling</para>
54 </listitem>
55 <listitem>
56 <para>Australian Dollars</para>
57 </listitem>
58 <listitem>
59 <para>New Zealand Dollars</para>
60 </listitem>
61 <listitem>
62 <para>German Duetsche Marks</para>
63 </listitem>
64 <listitem>
65 <para>Dutch Guilders</para>
66 </listitem>
67 </itemizedlist>
68 <para><mediaobject>
69 <alt>screenshot of funding sources</alt>
70
71 <imageobject>
72 <imagedata fileref="media/default-currency-types.png" scalefit="0"></imagedata>
73 </imageobject>
74 </mediaobject></para>
75 </informalfigure>
76 <para>If you require a currency type not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
77
78 </simplesect>
79 </section>
80
81 <section xml:id="exchange-rates">
82 <title>Exchange Rates</title>
83 <para>Exchange rates define the rate of exchange between currencies. Evergreen will automatically calculate exchange rates for purchases. Evergreen assumes that the 
84 currency of the purchasing fund is identical to the currency of the provider, but it provides for two unique situations.</para>
85 <para>If the currency of the fund that is used for the purchase is different from the currency of the provider, as listed in the provider's profile, then Evergreen 
86 will use the exchange rate to calculate the price of the item in the currency of the fund and debit the fund accordingly.</para>
87 <para>When money is transferred between funds that use different currency types Evergreen will automatically use the exchange rate to convert the money to the currency
88 of the receiving fund. During such transfers, however, staff can override the automatic conversion by providing an explicit amount to credit to the receiving fund. 
89 (This feature is not currently working properly.)</para>
90 <para>Evergreen also automatically uses the exchange rate to convert when transferring allocating monies from a funding source to a fund with a different currency type.</para>
91
92 <simplesect xml:id="exchange-rate-defaults">
93 <title>Sitka Exchange Rate Defaults</title>
94
95 <para>The most commonly used exchange rates have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
96 <informalfigure>
97 <itemizedlist>
98 <listitem>
99 <para>U.S Dollars to Canadian Dollars</para>
100 <para>Canadian Dollars to U.S. Dollars</para>
101 </listitem>
102 <listitem>
103 <para>European Euros to Canadian Dollars</para>
104 <para>Canadian Dollars to European Euros</para>
105 </listitem>
106 <listitem>
107 <para>U.K. Pounds Sterling to Canadian Dollars</para>
108 <para>Canadian Dollars to U.K. Pounds Sterling</para>
109 </listitem>
110 <listitem>
111 <para>Australian Dollars to Canadian Dollars</para>
112 <para>Canadian Dollars to Australian Dollars</para>
113 </listitem>
114 </itemizedlist>
115 <para><mediaobject>
116 <alt>screenshot of exchange rate</alt>
117
118 <imageobject>
119 <imagedata fileref="media/default-exchange-rates.png" scalefit="0"></imagedata>
120 </imageobject>
121 </mediaobject></para>
122 </informalfigure>
123
124 <para>Sitka is currently in the process of determining an official source to use for exchange rates and the frequency of updates.</para>
125
126 <para>If you require an exchange rate not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
127
128
129 </simplesect>
130
131 </section>
132
133
134    <section xml:id="claiming-acq">
135       <title>Claiming</title>
136       <para>Evergreen 2.0 provides minimal claiming functionality. Currently, all claiming is manual.</para>
137
138 <para><link linkend="claim-defaults">Sitka Claim Policy Defaults</link></para>
139 <para><link linkend="claim-type-defaults">Sitka Claim Type (Claim Reason) Defaults</link></para>
140
141
142 <simplesect xml:id="claim-defaults">
143 <title>Sitka Claim Policy Defaults</title>
144
145 <para>Some standard claim policies have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
146
147 <itemizedlist>
148 <listitem>
149 <para>3-week phone - phone the provider after 3 weeks</para>
150 </listitem>
151 <listitem>
152 <para>3-week email - email the provider after 3 weeks</para>
153 </listitem>
154 <listitem>
155 <para>3-week fax - fax the provider after 3 weeks</para>
156 </listitem>
157 <listitem>
158 <para>5-week phone - phone the provider after 5 weeks</para>
159 </listitem>
160 <listitem>
161 <para>5-week email - e-mail the provider after 5 weeks</para>
162 </listitem>
163 <listitem>
164 <para>5-week fax - fax the provider after 5 weeks</para>
165 </listitem>
166 </itemizedlist>
167
168 <informalfigure>
169 <para><mediaobject>
170 <alt>screenshot of claim policy defaults</alt>
171
172 <imageobject>
173 <imagedata fileref="media/default-claim-policies.png" scalefit="0"></imagedata>
174 </imageobject>
175 </mediaobject></para>
176 </informalfigure>
177
178 <para>If you require a claim policy not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
179
180 </simplesect>
181
182 <simplesect xml:id="claim-type-defaults">
183 <title>Sitka Claim Type Defaults</title>
184
185 <para>Some standard claim types (claim reasons) have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
186
187 <itemizedlist>
188 <listitem>
189 <para>Damaged</para>
190 </listitem>
191 <listitem>
192 <para>Duplicate</para>
193 </listitem>
194 <listitem>
195 <para>Incorrect</para>
196 </listitem>
197 <listitem>
198 <para>Past Due</para>
199 </listitem>
200 </itemizedlist>
201
202 <informalfigure>
203 <para><mediaobject>
204 <alt>screenshot of funding sources</alt>
205
206 <imageobject>
207 <imagedata fileref="media/default-claim-types.png" scalefit="0"></imagedata>
208 </imageobject>
209 </mediaobject></para>
210 </informalfigure>
211
212 <para>If you require a claim type (claim reason) not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
213
214 </simplesect>
215
216 </section>
217
218
219    <section xml:id="cancel-reasons">
220       <title>Cancel Reasons</title>
221       <para>The cancel reasons interface allows you to predefine the reasons for which a line item or a purchase order can be cancelled. A default list of reasons 
222 appears.</para>
223 <para>Applying the cancel reason will prevent the item from appearing in a claims list and will allow you to cancel debits associated with the purchase.</para>
224 <para>Cancel reasons also enable you to suspend or delay a purchase. For example, you could create a cancel reason of "backordered," and you could choose to keep 
225 the debits associated with the purchase. For more information on cancelling and suspending purchases see 
226 <link linkend="acq-cancel-suspend">Chapter 36, Cancel/Suspend Acquisitions</link>.</para>
227
228
229 <simplesect xml:id="cancel-reasons-defaults">
230 <title>Sitka Cancel Reason Defaults</title>
231
232 <para>The most common cancel reasons have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
233 <caution><para>Sitka is still working on a list of cancel defaults.  The cancel reasons list may change before the acquisitions module is officially released.</para></caution>
234
235 <itemizedlist>
236 <listitem>
237 <para>Account cancelled</para>
238 </listitem>
239 <listitem>
240 <para>Already delivered</para>
241 </listitem>
242 <listitem>
243 <para>Already owned</para>
244 </listitem>
245 <listitem>
246 <para>Backordered</para>
247 <para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
248 </listitem>
249 <listitem>
250 <para>Damaged</para>
251 <para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
252 </listitem>
253 <listitem>
254 <para>Delivered But Lost</para>
255 <para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
256 </listitem>
257 <listitem>
258 <para>Duplicate</para>
259 </listitem>
260 <listitem>
261 <para>Duplicate order</para>
262 </listitem>
263 <listitem>
264 <para>Incorrect order</para>
265 </listitem>
266 <listitem>
267 <para>Invalid ISBN</para>
268 </listitem>
269 <listitem>
270 <para>Items blocked from crossing border</para>
271 </listitem>
272 <listitem>
273 <para>Lost goods</para>
274 </listitem>
275 <listitem>
276 <para>Never received</para>
277 </listitem>
278 <listitem>
279 <para>No longer needed</para>
280 </listitem>
281 <listitem>
282 <para>Not found</para>
283 </listitem>
284 <listitem>
285 <para>Not in process</para>
286 </listitem>
287 <listitem>
288 <para>Not in stock</para>
289 </listitem>
290 <listitem>
291 <para>Overbudget</para>
292 </listitem>
293 <listitem>
294 <para>Provider will not fill order</para>
295 </listitem>
296 <listitem>
297 <para>Postponed</para>
298 <para>Set to <guilabel>Keep Debits</guilabel></para>
299 </listitem>
300 <listitem>
301 <para>Quantity change</para>
302 </listitem>
303 <listitem>
304 <para>Repriced</para>
305 </listitem>
306 <listitem>
307 <para>Unauthorized order</para>
308 </listitem>
309 <listitem>
310 <para>Wrong author</para>
311 </listitem>
312 <listitem>
313 <para>Wrong edition</para>
314 </listitem>
315 <listitem>
316 <para>Wrong provider</para>
317 </listitem>
318 <listitem>
319 <para>Wrong title</para>
320 </listitem>
321 </itemizedlist>
322
323
324 <informalfigure>
325 <para><mediaobject>
326 <alt>screenshot of default cancel reasons</alt>
327
328 <imageobject>
329 <imagedata fileref="media/default-cancel-reasons.png" scalefit="0"></imagedata>
330 </imageobject>
331 </mediaobject></para>
332 </informalfigure>
333
334
335 <para>If you require a cancel reason not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
336 </simplesect>
337
338 </section>
339
340 <section xml:id="invoice-item-type">
341 <title>Invoice Item Type</title>
342
343 <para>Invoice Item Types allow you to enter additional charges to an invoice.  Examples of additional charge types include
344 taxes and processing fees.  Charges for bibliographic items are listed separately from these additional charges. Invoice Item Types can also be used when adding non-bibliographic items to a purchase order.  When invoiced, the invoice item type will copy from the purchase 
345 order to the invoice.</para>
346
347 <simplesect xml:id="invoice-item-default">
348 <title>Sitka Invoice Item Type Defaults</title>
349
350 <para>The default invoice item types are:</para>
351 <itemizedlist>
352 <listitem>
353 <para>Cataloguing Charge</para>
354 </listitem>
355 <listitem>
356 <para>Direct Purchase</para>
357 </listitem>
358 <listitem>
359 <para>Handling Charge</para>
360 </listitem>
361 <listitem>
362 <para>Non-library Item</para>
363 </listitem>
364 <listitem>
365 <para>Processing Fee</para>
366 </listitem>
367 <listitem>
368 <para>Processing Fee - Prorate</para>
369 </listitem>
370 <listitem>
371 <para>Serial Subscription</para>
372 </listitem>
373 <listitem>
374 <para>Shipping Charge</para>
375 </listitem>
376 <listitem>
377 <para>HST</para>
378 </listitem>
379 </itemizedlist>
380
381 <informalfigure>
382 <para><mediaobject>
383 <alt>screenshot of invoice item type defaults</alt>
384
385 <imageobject>
386 <imagedata fileref="media/default-invoice-item-types.png" scalefit="0"></imagedata>
387 </imageobject>
388 </mediaobject></para>
389 </informalfigure>
390
391 <para>If you require an invoice item type not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
392
393 </simplesect>
394
395 </section>
396
397    <section xml:id="invoice-payment">
398       <title>Invoice Payment Methods</title>
399       <para>Invoice payment methods are the ways you pay your providers for your purchases.  The Invoice Payment Methods appear 
400 as a drop down menu in the invoice payment method field on the invoice.</para>
401
402 <simplesect xml:id="invoice-payment-defaults">
403 <title>Sitka Invoice Payment Method Defaults</title>
404
405 <para>The most common invoice payment methods have been set in the Acquisitions Module. These are:</para>
406
407 <itemizedlist>
408 <listitem>
409 <para>Cash</para>
410 </listitem>
411 <listitem>
412 <para>Cheque</para>
413 </listitem>
414 <listitem>
415 <para>Direct Billing</para>
416 </listitem>
417 <listitem>
418 <para>Debit</para>
419 </listitem>
420 <listitem>
421 <para>Mastercard</para>
422 </listitem>
423 <listitem>
424 <para>VISA</para>
425 </listitem>
426 <listitem>
427 <para>American Express</para>
428 </listitem>
429 <listitem>
430 <para>Wire Transfer</para>
431 </listitem>
432 <listitem>
433 <para>Draft</para>
434 </listitem>
435 <listitem>
436 <para>Credit</para>
437 </listitem>
438 </itemizedlist>
439 <informalfigure>
440 <para><mediaobject>
441 <alt>screenshot of funding sources</alt>
442
443 <imageobject>
444 <imagedata fileref="media/default-invoice-payment.png" scalefit="0"></imagedata>
445 </imageobject>
446 </mediaobject></para>
447 </informalfigure>
448
449 <para>If you require an invoice payment method not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
450
451 </simplesect>
452
453 </section>
454
455 <section xml:id="lineitem-marc-def">
456 <title>Line Item MARC Attribute Definitions</title>
457
458 <para>Line item attributes define the fields that Evergreen needs to extract from the bibliographic records that are in the acquisitions database to display in the 
459 catalogue. Also, these attributes will appear as fields in the New Brief Record interface.  You will be able to enter information for the brief record in the fields 
460 where attributes have been defined.</para>
461
462 <simplesect xml:id="lineitem-marc-defualts">
463 <title>Line Item MARC Attribute Definitions Defaults</title>
464
465 <itemizedlist>
466 <listitem>
467 <para>Author of Work</para>
468 </listitem>
469 <listitem>
470 <para>Edition</para>
471 </listitem>
472 <listitem>
473 <para>Identifier</para>
474 </listitem>
475 <listitem>
476 <para>ISBN</para>
477 </listitem>
478 <listitem>
479 <para>ISSN</para>
480 </listitem>
481 <listitem>
482 <para>Language of Work</para>
483 </listitem>
484 <listitem>
485 <para>Local Notes</para>
486 </listitem>
487 <listitem>
488 <para>Pagination</para>
489 </listitem>
490 <listitem>
491 <para>Price</para>
492 </listitem>
493 <listitem>
494 <para>Publication Date</para>
495 </listitem>
496 <listitem>
497 <para>Publisher</para>
498 </listitem>
499 <listitem>
500 <para>Title</para>
501 </listitem>
502 <listitem>
503 <para>UPC</para>
504 </listitem>
505 </itemizedlist>
506
507 <para>If you require a line item MARC attribute definition not listed here, please submit a ticket to RT explaining why your suggestion should be included.</para>
508
509 </simplesect>
510 </section>
511    
512     
513 </chapter>