Initial import of Acquistions doc.
[sitka/doc/acquisitions.git] / admin / admin-acq-permissions.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="admin-acq-permissions">
4    <info>
5       <title>Permissions and Settings</title>
6       <legalnotice>
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf"
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=administration_functions_in_the_acquistions_module_ev.pdf">Evergreen
10                   Community</link></emphasis></para>
11       </legalnotice>
12       
13      
14
15       <abstract>
16          <para>The Acquisitions Module in Evergreen requires administrative set up before it can be used by staff.</para>
17 <para>This chapter covers those pieces of the acquisitions module that must be in place before the module is useable by acquisitions staff, including funding, providers,
18  and permissions.  This chapter also includes information on best practices that prevent conflicts in the Evergreen between the Sitka libraries using Acquisitions.</para>
19 <para>This chapter is ordered is such a way as to facilitate an initial set up of the administrative portion of Acquisitions in Evergreen.</para></abstract>
20       
21
22    </info>
23
24 <section xml:id="acq-admin--permissions-placeholder">
25 </section>
26
27
28    <section xml:id="acq-library-settings">
29       <title>Acquisitions Specific Settings in Library Settings Editor</title>
30       
31
32 <para>Several settings in the <guilabel>Library Settings Editor</guilabel> pertain to functions in the Acquisitions Module.</para>
33 <para>You can access these settings by clicking <menuchoice><guimenu>Admin</guimenu>
34 <guisubmenu>Local Administration</guisubmenu><guimenuitem>Library Settings Editor</guimenuitem></menuchoice>.</para>
35
36 <itemizedlist>
37 <listitem>
38 <para><guilabel>CAT: Delete bib if all copies are deleted via Acquisitions lineitem cancellation</guilabel> - This settings has been set to TRUE by Sitka.</para>  
39 <para>This means when you cancel a line item, if there are no longer copies at any library attached to the bibliographic record, then the bib record will be 
40 deleted.</para>
41 </listitem>
42
43 <listitem>
44 <para><guilabel>Default circulation modifier</guilabel> - Enter the circulation modifier that you would be like to be applied to items that are created in the 
45 Acquisitions Module if no circulation modifier is specified.</para>
46 </listitem>
47
48 <listitem>
49 <para><guilabel>Default copy location</guilabel> - Select the copy location that you would like to be applied to items that are created in the Acquisitions Module 
50 if no copy location is specified.</para>
51 <para>The Default Copy Location can be used to make on-order items OPAC invisible.  See 
52 <link linkend="onorder-OPAC-invisible">How to Make Your On-order Records OPAC Invisible</link> for instructions.</para>
53 </listitem>
54
55 <listitem>
56 <para><guilabel>Funding Spending Limit for Block</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
57 attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
58 </listitem>
59
60
61 <listitem>
62 <para><guilabel>Fund Spending Limit for Warning</guilabel> - When the amount remaining in the fund, including spent money and encumbrances, goes below this percentage, 
63 attempts to spend from the fund will be blocked.</para>
64 </listitem>
65
66
67 <listitem>
68 <para><guilabel>Temporary barcode prefix</guilabel> - The temporary barcode prefix must be entered as your library code. This prevents conflicts between the libraries
69 using acquisitions.</para>
70 </listitem>
71
72
73 <listitem>
74 <para><guilabel>Temporary call number prefix</guilabel> - Enter a temporary call number prefix for items that are created in the Acquisitions Module.</para>
75 </listitem>
76 </itemizedlist>
77 </section> 
78
79 <section xml:id="acq-permissions-overview">
80 <title>Acquisitions Permissions Overview</title>
81 <para>There are four Acquisitions Permission Groups: <link linkend="permissions-acqselector">Basic Selector, Advanced Selector</link>, 
82 <link linkend="permissions-acqpurchase">Purchaser</link>, <link linkend="permissions-acqadmin">Administrator</link>.  These permission groups are applied 
83 in additional to a staff members' current permissions group.</para>
84
85 <caution><para>The Acquisitions permission groups are supplementary permission groups.  This means they must be used in conjunction with the other permission groups. 
86 If an acquisitions permission group is set as the only permission group for a user, that user will not be able to login to Evergreen.</para></caution>
87 <note><para>At present only Sitka staff can grant acquisitions permissions.  Please contact Sitka support if you have staff requiring new or different acquisitions
88 permissions.  Acquisitions permissions are only available to those libraries involved in the Sitka Acquisitions Pilot.</para></note>
89
90
91
92 <simplesect xml:id="permissions-acqselector">
93 <title>Acquisitions Selection</title>
94 <para>There are two permission group options for a selector.</para>
95
96 <para><emphasis role="bold">Acq Basic Selector</emphasis></para>
97 <para>This group includes permissions to:</para>
98 <itemizedlist>
99 <listitem>
100 <para>perform searches using the Acquisitions General Search</para>
101 </listitem>
102 <listitem>
103 <para>create, merge, clone, and delete selection lists</para>
104 </listitem>
105 <listitem>
106 <para>add line items to a selection list</para>
107 </listitem>
108 <listitem>
109 <para>view and use selection lists created by another user</para>
110 </listitem>
111 <listitem>
112 <para>create brief MARC records</para>
113 </listitem>
114 <listitem>
115 <para>perform a MARC Federated Search</para>
116 </listitem>
117 <listitem>
118 <para>add copies, alerts, and notes to line items</para>
119 </listitem>
120 <listitem>
121 <para>apply funds to copies and line items on a selection list</para>
122 </listitem>
123 <listitem>
124 <para>link line items to bibliographic records in the catalogue</para>
125 </listitem>
126 <listitem>
127 <para>mark line items <guilabel>selector-ready</guilabel> and/or <guilabel>order-ready</guilabel></para>
128 </listitem>
129 <listitem>
130 <para>view, but not create, purchase orders</para>
131 </listitem>
132 <listitem>
133 <para>view fund summaries for the current year for location the workstation is registered to</para>
134 </listitem>
135 </itemizedlist>
136
137 <para><emphasis role="bold">Acq Advanced Selector</emphasis></para>
138 <para>In addition to the Acq Basic Selector permissions, this group includes permissions to:</para>
139 <itemizedlist>
140 <listitem>
141 <para>view fund summaries for multiple years and location</para>
142 </listitem>
143 <listitem>
144 <para>create, edit, delete funds</para>
145 </listitem>
146 <listitem>
147 <para>view debits associated with a fund</para>
148 </listitem>
149 <listitem>
150 <para>transfer money between funds</para>
151 </listitem>
152 </itemizedlist>
153
154 </simplesect>
155
156 <simplesect xml:id="permissions-acqpurchase">
157 <title>Acquisitions Purchaser</title>
158
159 <para>In addition to selector permissions, this groups includes permissions to:</para>
160
161 <itemizedlist>
162 <listitem>
163 <para>apply distribution formulas to line items</para>
164 </listitem>
165 <listitem>
166 <para>create, view, rename, print, and activate purchase orders</para>
167 </listitem>
168 <listitem>
169 <para>add notes and charges to purchase orders</para>
170 </listitem>
171 <listitem>
172 <para>receive and un-receive purchase orders, line items, and copies</para>
173 </listitem>
174 <listitem>
175 <para>view purchase order history</para>
176 </listitem>
177 <listitem>
178 <para>cancel purchase orders, line items, and copies</para>
179 </listitem>
180 <listitem>
181 <para>change a line item's claim policy</para>
182 </listitem>
183 <listitem>
184 <para>claim line items and copies</para>
185 </listitem>
186 <listitem>
187 <para>print claim vouchers</para>
188 </listitem>
189 <listitem>
190 <para>create, view, print, and close invoices</para>
191 </listitem>
192 <listitem>
193 <para>reopen invoices</para>
194 </listitem>
195 <listitem>
196 <para>add charges to invoices</para>
197 </listitem>
198 <listitem>
199 <para>prorate charges across the funds on an invoice</para>
200 </listitem>
201 <listitem>
202 <para>view, but not edit, providers</para>
203 </listitem>
204 <listitem>
205 <para>view all invoices associated with a particular provider</para>
206 </listitem>
207 </itemizedlist>
208
209 </simplesect>
210
211 <simplesect xml:id="permissions-acqadmin">
212 <title>Acquisitions Administrator</title>
213
214 <para>In addition to the selector and purchaser permissions, this groups includes permissions to:</para>
215 <itemizedlist>
216 <listitem>
217 <para>create, edit, and delete funding sources</para>
218 </listitem>
219 <listitem>
220 <para>allocate credit to funding sources</para>
221 </listitem>
222 <listitem>
223 <para>create, edit, and delete funds</para>
224 </listitem>
225 <listitem>
226 <para>allocate credit from funding sources to funds</para>
227 </listitem>
228 <listitem>
229 <para>create, edit, and delete providers</para>
230 </listitem>
231 <listitem>
232 <para>update a variety of Library Editor Settings</para>
233 </listitem>
234 <listitem>
235 <para>create distribution formulas</para>
236 </listitem>
237 <listitem>
238 <para>create line item alerts</para>
239 </listitem>
240 <listitem>
241 <para>assign acquisitions permission groups to other staff members</para>
242 </listitem>
243 </itemizedlist>
244
245 <note><para>The Acquisition Administrator Permission Group can only be assigned to library staff by members of the Sitka Team.</para></note>
246
247 </simplesect>
248
249 </section>
250
251 <section xml:id="acq-secondary-groups">
252 <title>Secondary Group Permissions</title>
253
254 <para>The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button functionality has been introduced with the acquisitions module.  This button enables supplemental permission
255  groups to be added to staff accounts. The <guibutton>Secondary Groups</guibutton> button is currently only visible to those users with the Acq Admin supplemental
256 permission group. </para>
257
258 <note><para>The Acq Admin permission can only be granted to users by Sitka Staff.  Only users with the Acq Admin permission can grant the Acq Purchaser, Acq Avd.
259  Selector, and Acq Basic Selector permission to other users.</para></note>
260
261 <caution><para>Acquisitions permissions groups only function as secondary groups.  If an acquisitions permission group is set as a user's main (Profile) Permission
262 Group, that user will be unable to login to Evergreen.</para></caution>
263
264 <simplesect xml:id="acq-granting-permissions">
265 <title>Granting Acquisitions Permissions</title>
266
267 <para>To be able to use the acquisitions module, staff must be granted the appropriate supplemental permission group.</para>
268
269 <procedure>
270 <step>
271 <para>Open the account of the user you wish to grant acquisitions permissions to.</para>
272 </step>
273
274 <step>
275 <para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
276 </step>
277
278 <step>
279 <informalfigure>
280 <para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
281 <para><mediaobject>
282 <alt>screenshot of providers</alt>
283
284 <imageobject>
285 <imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
286 </imageobject>
287 </mediaobject></para>
288 </informalfigure>
289 </step>
290
291 <step>
292 <informalfigure>
293 <para>From the dropdown menu select one of the Acq Supplementary Perm Groups.</para>
294 <para><mediaobject>
295 <alt>screenshot of providers</alt>
296
297 <imageobject>
298 <imagedata fileref="media/sup-permissions-2.png" scalefit="0"></imagedata>
299 </imageobject>
300 </mediaobject></para>
301 </informalfigure>
302 </step>
303
304 <step>
305 <para>Click <guibutton>Add</guibutton>.</para>
306 </step>
307
308 <step>
309 <informalfigure>
310 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
311 <para><mediaobject>
312 <alt>screenshot of providers</alt>
313
314 <imageobject>
315 <imagedata fileref="media/sup-permissions-3.png" scalefit="0"></imagedata>
316 </imageobject>
317 </mediaobject></para>
318 </informalfigure>
319 </step>
320
321 <step>
322 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
323 </step>
324 </procedure>
325
326 </simplesect>
327
328 <simplesect xml:id="acq-removing-permissions">
329 <title>Removing Acquisitions Permissions</title>
330
331 <procedure>
332 <step>
333 <para>Open the account of the user you wish to remove acquisitions permissions from.</para>
334 </step>
335
336 <step>
337 <para>Click <guibutton>Edit</guibutton>.</para>
338 </step>
339
340 <step>
341 <informalfigure>
342 <para>Click <guibutton>Secondary Groups</guibutton>, located to the right of the <guilabel>Main (Profile) Permission Group</guilabel>.</para>
343 <para><mediaobject>
344 <alt>screenshot of providers</alt>
345
346 <imageobject>
347 <imagedata fileref="media/sup-permissions-1.png" scalefit="0"></imagedata>
348 </imageobject>
349 </mediaobject></para>
350 </informalfigure>
351 </step>
352
353 <step>
354 <informalfigure>
355 <para>Click <guibutton>Delete</guibutton> beside the permission group you would like to remove.</para>
356 <para><mediaobject>
357 <alt>screenshot of providers</alt>
358
359 <imageobject>
360 <imagedata fileref="media/sup-permissions-4.png" scalefit="0"></imagedata>
361 </imageobject>
362 </mediaobject></para>
363 </informalfigure>
364 </step>
365
366 <step>
367 <informalfigure>
368 <para>Click <guibutton>Save</guibutton>.</para>
369 <para><mediaobject>
370 <alt>screenshot of providers</alt>
371
372 <imageobject>
373 <imagedata fileref="media/sup-permissions-5.png" scalefit="0"></imagedata>
374 </imageobject>
375 </mediaobject></para>
376 </informalfigure>
377 </step>
378
379 <step>
380 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> in the top right hand corner of the <guilabel>Edit Screen</guilabel> to save the user's account.</para>
381 </step>
382 </procedure>
383
384 </simplesect>
385
386
387 </section>
388     
389 </chapter>