acq/acq-receive.xml

   1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
   2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
   3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-receive">\r
   4    <info>\r
   5       <title>Receive/Un-receive Acquisitions</title>\r
   6       <legalnotice>\r
   7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
   8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
   9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
  10                   Community</link></emphasis></para>\r
  11       </legalnotice>\r
  12       \r
  13      \r
  14 \r
  15       <abstract>\r
  16          <para>You can receive and un-receive entire purchase orders, line items on a purchase order, and individual copies that are attached to a line item.  You can \r
  17 receive items before or after you create invoices for the items.</para></abstract>\r
  18       \r
  19 \r
  20    </info>\r
  21 \r
  22 \r
  23 <section xml:id="reun-purchase-orders">\r
  24 <title>Receiving and Un-Receiving Purchase Orders</title>\r
  25 <para>You can receive purchase orders that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive purchase orders that have a status \r
  26 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
  27 \r
  28 <para><link linkend="receive-purchase-orders">Receive a Purchase Order</link></para>\r
  29 <para><link linkend="unreceive-purchase-orders">Un-Receive a Purchase Order</link></para>\r
  30 \r
  31    <simplesect xml:id="receive-purchase-orders">\r
  32       <title>Receive a Purchase Order</title>\r
  33       <para>In the event that all items on a purchase order arrive together you are able to receive the entire purchase order at once.</para>\r
  34 <para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for these steps to be followed.</para>\r
  35 \r
  36 <procedure>\r
  37 <step>\r
  38 <para>Open a purchase order.</para>\r
  39 </step>\r
  40 \r
  41 <step>\r
  42 <informalfigure>\r
  43 <para>Click the checkmark to select all items on the purchase order.</para>\r
  44 <para><mediaobject>\r
  45 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
  46 \r
  47 <imageobject>\r
  48 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-0.png" scalefit="0"></imagedata>\r
  49 </imageobject>\r
  50 </mediaobject></para>\r
  51 </informalfigure>\r
  52 </step>\r
  53 \r
  54 <step>\r
  55 <informalfigure>\r
  56 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
  57 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Selected Line Items as Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
  58 <para><mediaobject>\r
  59 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
  60 \r
  61 <imageobject>\r
  62 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
  63 </imageobject>\r
  64 </mediaobject></para>\r
  65 </informalfigure>\r
  66 </step>\r
  67 \r
  68 <step>\r
  69 <informalfigure>\r
  70 <para>Any alerts for the line items will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alerts and receive the items.</para>\r
  71 <para><mediaobject>\r
  72 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
  73 \r
  74 <imageobject>\r
  75 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
  76 </imageobject>\r
  77 </mediaobject></para>\r
  78 </informalfigure>\r
  79 </step>\r
  80 \r
  81 <step>\r
  82 <informalfigure>\r
  83 <para>The line items on the purchase order will change to a gray blue colour and the <guilabel>Status</guilabel> will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
  84 <para><mediaobject>\r
  85 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
  86 \r
  87 <imageobject>\r
  88 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
  89 </imageobject>\r
  90 </mediaobject></para>\r
  91 </informalfigure>\r
  92 </step>\r
  93 \r
  94 </procedure>\r
  95 \r
  96 \r
  97 </simplesect>\r
  98 \r
  99 \r
 100 <simplesect xml:id="unreceive-purchase-orders">\r
 101 <title>Un-Receive a Purchase Order</title>\r
 102 <para>In the event that a purchase order is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
 103 un-receive the purchase order.</para>\r
 104 <para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>received</guilabel> for these steps to be followed.</para>\r
 105 \r
 106 <procedure>\r
 107 <step>\r
 108 <para>Open a purchase order.</para>\r
 109 </step>\r
 110 \r
 111 <step>\r
 112 <informalfigure>\r
 113 <para>Click the checkmark to select all items on the purchase order.</para>\r
 114 <para><mediaobject>\r
 115 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 116 \r
 117 <imageobject>\r
 118 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-0.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 119 </imageobject>\r
 120 </mediaobject></para>\r
 121 </informalfigure>\r
 122 </step>\r
 123 \r
 124 <step>\r
 125 <informalfigure>\r
 126 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
 127 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive Selected Line Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 128 <para><mediaobject>\r
 129 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 130 \r
 131 <imageobject>\r
 132 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 133 </imageobject>\r
 134 </mediaobject></para>\r
 135 </informalfigure>\r
 136 </step>\r
 137 \r
 138 <step>\r
 139 <informalfigure>\r
 140 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to rollback receipt of all the copies for the purchase order. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
 141 <para><mediaobject>\r
 142 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 143 \r
 144 <imageobject>\r
 145 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 146 </imageobject>\r
 147 </mediaobject></para>\r
 148 </informalfigure>\r
 149 </step>\r
 150 \r
 151 <step>\r
 152 <informalfigure>\r
 153 <para>The line items on the purchase order will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
 154 <para>If the purchase order is received in the future it will behave in the same manner as a purchase order that is being received for the first time.</para>\r
 155 <para><mediaobject>\r
 156 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 157 \r
 158 <imageobject>\r
 159 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 160 </imageobject>\r
 161 </mediaobject></para>\r
 162 </informalfigure>\r
 163 </step>\r
 164 \r
 165 </procedure>\r
 166 \r
 167 </simplesect>\r
 168 </section>\r
 169 \r
 170 \r
 171 <section xml:id="reun-line-item">\r
 172 <title>Receiving and Un-Receiving Line Items</title>\r
 173 <para>You can receive line items that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive line items that have a status \r
 174 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
 175 \r
 176 <para><link linkend="receive-line-item">Receive a Line Item</link></para>\r
 177 <para><link linkend="unreceive-line-item">Un-Receive a Line Item</link></para>\r
 178 \r
 179    <simplesect xml:id="receive-line-item">\r
 180       <title>Receive a Line Item</title>\r
 181       <para>Mark Received allows you to receive particular line items on a purchase order.</para>\r
 182 <para>Line items must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for this function to work.</para>\r
 183 \r
 184 <procedure>\r
 185 <step>\r
 186 <para>Open a purchase order.</para>\r
 187 </step>\r
 188 \r
 189 <step>\r
 190 <informalfigure>\r
 191 <para>Check the box(es) of the line item(s) you wish to receive.</para>\r
 192 <para><mediaobject>\r
 193 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 194 \r
 195 <imageobject>\r
 196 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 197 </imageobject>\r
 198 </mediaobject></para>\r
 199 </informalfigure>\r
 200 </step>\r
 201 \r
 202 <step>\r
 203 <informalfigure>\r
 204 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
 205 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Selected Line Items as Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 206 <para><mediaobject>\r
 207 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 208 \r
 209 <imageobject>\r
 210 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 211 </imageobject>\r
 212 </mediaobject></para>\r
 213 </informalfigure>\r
 214 </step>\r
 215 \r
 216 <step>\r
 217 <informalfigure>\r
 218 <para>Any alerts on the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the item(s).</para>\r
 219 <para><mediaobject>\r
 220 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 221 \r
 222 <imageobject>\r
 223 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 224 </imageobject>\r
 225 </mediaobject></para>\r
 226 </informalfigure>\r
 227 </step>\r
 228 \r
 229 <step>\r
 230 <informalfigure>\r
 231 <para>The line item(s) will change to a gray blue colour and the status will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
 232 <para><mediaobject>\r
 233 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 234 \r
 235 <imageobject>\r
 236 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 237 </imageobject>\r
 238 </mediaobject></para>\r
 239 </informalfigure>\r
 240 </step>\r
 241 </procedure>\r
 242 \r
 243 </simplesect>\r
 244 \r
 245 \r
 246    <simplesect xml:id="unreceive-line-item">\r
 247       <title>Un-Receive a Line Item</title>\r
 248  <para>In the event that a line item is accidently received or should not have been received in the first place, due to damage or other reasons, it is possible \r
 249 to un-receive that line item.</para>\r
 250 <para>Line items must have the status of <guilabel>received</guilabel> for this function to work.</para>\r
 251 \r
 252 <procedure>\r
 253 <step>\r
 254 <para>Open a purchase order.</para>\r
 255 </step>\r
 256 \r
 257 <step>\r
 258 <informalfigure>\r
 259 <para>Check the box(es) of the line item(s) you wish to un-receive.</para>\r
 260 <para><mediaobject>\r
 261 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 262 \r
 263 <imageobject>\r
 264 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 265 </imageobject>\r
 266 </mediaobject></para>\r
 267 </informalfigure>\r
 268 </step>\r
 269 \r
 270 <step>\r
 271 <informalfigure>\r
 272 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
 273 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive Selected Line Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
 274 <para><mediaobject>\r
 275 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 276 \r
 277 <imageobject>\r
 278 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 279 </imageobject>\r
 280 </mediaobject></para>\r
 281 </informalfigure>\r
 282 </step>\r
 283 \r
 284 <step>\r
 285 <informalfigure>\r
 286 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the line item(s). Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
 287 <para><mediaobject>\r
 288 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 289 \r
 290 <imageobject>\r
 291 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 292 </imageobject>\r
 293 </mediaobject></para>\r
 294 </informalfigure>\r
 295 </step>\r
 296 \r
 297 <step>\r
 298 <informalfigure>\r
 299 <para>The line item(s) will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
 300 <para>If am un-received line item is received in the future it will behave in the same manner as a line item that is being received for the first time.</para>\r
 301 <para><mediaobject>\r
 302 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 303 \r
 304 <imageobject>\r
 305 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 306 </imageobject>\r
 307 </mediaobject></para>\r
 308 </informalfigure>\r
 309 </step>\r
 310 </procedure>\r
 311 </simplesect>\r
 312 \r
 313 </section>\r
 314 \r
 315 \r
 316 <section xml:id="reun-copies">\r
 317 <title>Receiving and Un-Receiving Copies</title>\r
 318 <para>You can receive copies that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive copies that have a status \r
 319 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
 320 \r
 321 <para><link linkend="receive-copies">Receive a Copy</link></para>\r
 322 <para><link linkend="unreceive-copies">Un-Receive a Copy</link></para>\r
 323 \r
 324    <simplesect xml:id="receive-copies">\r
 325       <title>Receive a Copy</title>\r
 326       <para>Mark Received in the copies screen allows you to receive only specific copies on a purchase order.</para>\r
 327 <para>Copies must have a status of <guilabel>on-order</guilabel> for the <guilabel>Mark Received</guilabel> link to appear.</para>\r
 328 \r
 329 <procedure>\r
 330 <step>\r
 331 <para>Open a purchase order.</para>\r
 332 </step>\r
 333 \r
 334 <step>\r
 335 <informalfigure>\r
 336 <para>Click the <guilabel>Copies</guilabel> link on the line item containing the copy or copies you wish to receive.</para>\r
 337 <para><mediaobject>\r
 338 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 339 \r
 340 <imageobject>\r
 341 <imagedata fileref="media/copies-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 342 </imageobject>\r
 343 </mediaobject></para>\r
 344 </informalfigure>\r
 345 </step>\r
 346 \r
 347 <step>\r
 348 <informalfigure>\r
 349 <para>Click the <guilabel>Mark Received</guilabel> link adjacent to the copy you wish to receive.</para>\r
 350 <para><mediaobject>\r
 351 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 352 \r
 353 <imageobject>\r
 354 <imagedata fileref="media/copies-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 355 </imageobject>\r
 356 </mediaobject></para>\r
 357 </informalfigure>\r
 358 </step>\r
 359 \r
 360 <step>\r
 361 <informalfigure>\r
 362 <para>Any alerts on the associated with the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the copy.</para>\r
 363 <note><para>The alerts associated with a particular line item will appear each time a copy on that line item is received.</para></note>\r
 364 <para><mediaobject>\r
 365 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 366 \r
 367 <imageobject>\r
 368 <imagedata fileref="media/copies-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 369 </imageobject>\r
 370 </mediaobject></para>\r
 371 </informalfigure>\r
 372 </step>\r
 373 \r
 374 <step>\r
 375 <informalfigure>\r
 376 <para>Click <guibutton>Return</guibutton> to return to the purchase order.</para>\r
 377 <para><mediaobject>\r
 378 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 379 \r
 380 <imageobject>\r
 381 <imagedata fileref="media/copies-receive-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 382 </imageobject>\r
 383 </mediaobject></para>\r
 384 </informalfigure>\r
 385 </step>\r
 386 \r
 387 <step>\r
 388 <informalfigure>\r
 389 <para>The line item will only change to a gray blue colour and update the status to <guilabel>received</guilabel> when all copies associated with the line item have \r
 390 been received.  Otherwise the line item continues to display in a mauve colour with a state of <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
 391 <para><mediaobject>\r
 392 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 393 \r
 394 <imageobject>\r
 395 <imagedata fileref="media/copies-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 396 </imageobject>\r
 397 </mediaobject></para>\r
 398 </informalfigure>\r
 399 </step>\r
 400 </procedure>\r
 401 \r
 402 \r
 403 </simplesect>\r
 404 \r
 405 \r
 406    <simplesect xml:id="unreceive-copies">\r
 407       <title>Un-Receive a Copy</title>\r
 408      <para>In the event that a copy is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
 409 un-receive that copy. Copies must have a status of <guilabel>received</guilabel> for the <guilabel>Un-Receive</guilabel> link to appear.</para>\r
 410 \r
 411 <procedure>\r
 412 <step>\r
 413 <para>Open a purchase order.</para>\r
 414 </step>\r
 415 \r
 416 <step>\r
 417 <informalfigure>\r
 418 <para>Click the <guilabel>Copies</guilabel> link on the line item containing the copy or copies you wish to un-receive.</para>\r
 419 <para><mediaobject>\r
 420 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 421 \r
 422 <imageobject>\r
 423 <imagedata fileref="media/copies-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 424 </imageobject>\r
 425 </mediaobject></para>\r
 426 </informalfigure>\r
 427 </step>\r
 428 \r
 429 <step>\r
 430 <informalfigure>\r
 431 <para>Click the <guilabel>Un-Receive</guilabel> link adjacent to the copy you wish to un-receive.</para>\r
 432 <para><mediaobject>\r
 433 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 434 \r
 435 <imageobject>\r
 436 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 437 </imageobject>\r
 438 </mediaobject></para>\r
 439 </informalfigure>\r
 440 </step>\r
 441 \r
 442 <step>\r
 443 <informalfigure>\r
 444 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the copy. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
 445 <para><mediaobject>\r
 446 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 447 \r
 448 <imageobject>\r
 449 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 450 </imageobject>\r
 451 </mediaobject></para>\r
 452 </informalfigure>\r
 453 </step>\r
 454 \r
 455 <step>\r
 456 <informalfigure>\r
 457 <para>Click <guibutton>Return</guibutton> to return to the purchase order.</para>\r
 458 <para><mediaobject>\r
 459 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 460 \r
 461 <imageobject>\r
 462 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 463 </imageobject>\r
 464 </mediaobject></para>\r
 465 </informalfigure>\r
 466 </step>\r
 467 \r
 468 <step>\r
 469 <informalfigure>\r
 470 <para>The line item will be a mauve colour and the <guilabel>Status</guilabel> will show as <guilabel>on-order</guilabel>.</para> \r
 471 <para>If the copy is received in the future it will behave in the same manner as a copy that is being received for the first time.</para>\r
 472 <para><mediaobject>\r
 473 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
 474 \r
 475 <imageobject>\r
 476 <imagedata fileref="media/copies-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 477 </imageobject>\r
 478 </mediaobject></para>\r
 479 </informalfigure>\r
 480 </step>\r
 481 </procedure>\r
 482 </simplesect>\r
 483 \r
 484 </section>  \r
 485 \r
 486 <section xml:id="receive-invoice">\r
 487 <title>Receive Line Items From an Invoice</title>\r
 488 \r
 489 <para>You can receive line items and copies that have been linked to an invoice directly from the invoice rather than through a purchase order.</para>\r
 490 \r
 491 <para><link linkend="invoice-receive-batch">Numeric Mode</link></para>\r
 492 <para><link linkend="invoice-receive-copies">List Mode</link></para>\r
 493 \r
 494 \r
 495 <simplesect xml:id="invoice-receive-batch">\r
 496 <title>Numeric Mode</title>\r
 497 \r
 498 <para><guilabel>Numeric Mode</guilabel> allows you to receive line items in batch.</para>\r
 499 \r
 500 <procedure>\r
 501 <step>\r
 502 <para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
 503 </step>\r
 504 \r
 505 <step>\r
 506 <para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="populate-invoice">Populating Invoices</link>\r
 507  for instructions.</para>\r
 508 </step>\r
 509 \r
 510 <step>\r
 511 <informalfigure>\r
 512 <para>When your invoice is complete use one of the two <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
 513 <para><mediaobject>\r
 514 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 515 \r
 516 <imageobject>\r
 517 <imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 518 </imageobject>\r
 519 </mediaobject></para>\r
 520 </informalfigure>\r
 521 \r
 522 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 523 <para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
 524 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 525 </step>\r
 526 \r
 527 <step>\r
 528 <informalfigure>\r
 529 <para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
 530 <para><mediaobject>\r
 531 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 532 \r
 533 <imageobject>\r
 534 <imagedata fileref="media/invoice-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 535 </imageobject>\r
 536 </mediaobject></para>\r
 537 </informalfigure>\r
 538 </step>\r
 539 \r
 540 <step>\r
 541 <para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
 542 <informalfigure>\r
 543 <para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
 544 <para><mediaobject>\r
 545 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 546 \r
 547 <imageobject>\r
 548 <imagedata fileref="media/invoice-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 549 </imageobject>\r
 550 </mediaobject></para>\r
 551 </informalfigure>\r
 552 </step>\r
 553 \r
 554 <step>\r
 555 <para>Select the number of copies you would like to receive for each line item on the invoice.</para>\r
 556 </step>\r
 557 \r
 558 <step>\r
 559 <informalfigure>\r
 560 <para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
 561 <para><mediaobject>\r
 562 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 563 \r
 564 <imageobject>\r
 565 <imagedata fileref="media/invoice-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 566 </imageobject>\r
 567 </mediaobject></para>\r
 568 </informalfigure>\r
 569 </step>\r
 570 \r
 571 <step>\r
 572 <informalfigure>\r
 573 <para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
 574 <para><mediaobject>\r
 575 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 576 \r
 577 <imageobject>\r
 578 <imagedata fileref="media/invoice-receive-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 579 </imageobject>\r
 580 </mediaobject></para>\r
 581 </informalfigure>\r
 582 </step>\r
 583 \r
 584 </procedure>\r
 585 \r
 586 \r
 587 </simplesect>\r
 588 \r
 589 <simplesect xml:id="invoice-receive-copies">\r
 590 <title>List Mode</title>\r
 591 \r
 592 <para><guilabel>List Mode</guilabel> allows you to receive indivdual copies in batch.</para>\r
 593 \r
 594 <procedure>\r
 595 <step>\r
 596 <para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
 597 </step>\r
 598 \r
 599 <step>\r
 600 <para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="populate-invoice">Populating Invoices</link>\r
 601  for instructions.</para>\r
 602 </step>\r
 603 \r
 604 <step>\r
 605 <informalfigure>\r
 606 <para>When your invoice is complete use one of the two <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
 607 <para><mediaobject>\r
 608 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
 609 \r
 610 <imageobject>\r
 611 <imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 612 </imageobject>\r
 613 </mediaobject></para>\r
 614 </informalfigure>\r
 615 \r
 616 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
 617 <para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
 618 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
 619 </step>\r
 620 \r
 621 <step>\r
 622 <informalfigure>\r
 623 <para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
 624 <para><mediaobject>\r
 625 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 626 \r
 627 <imageobject>\r
 628 <imagedata fileref="media/invoice-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 629 </imageobject>\r
 630 </mediaobject></para>\r
 631 </informalfigure>\r
 632 </step>\r
 633 \r
 634 <step>\r
 635 <para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
 636 <para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
 637 </step>\r
 638 \r
 639 <step>\r
 640 <informalfigure>\r
 641 <para>Click <guibutton>Use List Mode</guibutton>.</para>\r
 642 <para><mediaobject>\r
 643 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 644 \r
 645 <imageobject>\r
 646 <imagedata fileref="media/invoice-receive-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 647 </imageobject>\r
 648 </mediaobject></para>\r
 649 </informalfigure>\r
 650 </step>\r
 651 \r
 652 <step>\r
 653 <para>Use the check boxes to select the specific copies you would like to receive.</para>\r
 654 </step>\r
 655 \r
 656 <step>\r
 657 <informalfigure>\r
 658 <para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
 659 <para><mediaobject>\r
 660 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 661 \r
 662 <imageobject>\r
 663 <imagedata fileref="media/invoice-receive-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 664 </imageobject>\r
 665 </mediaobject></para>\r
 666 </informalfigure>\r
 667 </step>\r
 668 \r
 669 <step>\r
 670 <informalfigure>\r
 671 <para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
 672 <para><mediaobject>\r
 673 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
 674 \r
 675 <imageobject>\r
 676 <imagedata fileref="media/invoice-receive-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
 677 </imageobject>\r
 678 </mediaobject></para>\r
 679 </informalfigure>\r
 680 </step>\r
 681 \r
 682 </procedure>\r
 683 \r
 684 \r
 685 </simplesect>\r
 686 \r
 687 </section>\r
 688  \r
 689     \r
 690 </chapter>\r