Signed-off-by: Christine Burns <christine.burns@bc.libraries.coop>
[sitka/doc/acquisitions.git] / acq / acq-receive.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-receive">\r
4    <info>\r
5       <title>Receive/Un-receive Acquisitions</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>You can receive and un-receive entire purchase orders, line items on a purchase order, and individual copies that are attached to a line item.  You can \r
17 receive items before or after you create invoices for the items.</para></abstract>\r
18       \r
19 \r
20    </info>\r
21 \r
22 \r
23 <section xml:id="reun-purchase-orders">\r
24 <title>Receiving and Un-Receiving Purchase Orders</title>\r
25 <para>You can receive purchase orders that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive purchase orders that have a status \r
26 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
27 \r
28 <para><link linkend="receive-purchase-orders">Receive a Purchase Order</link></para>\r
29 <para><link linkend="unreceive-purchase-orders">Un-Receive a Purchase Order</link></para>\r
30 \r
31    <simplesect xml:id="receive-purchase-orders">\r
32       <title>Receive a Purchase Order</title>\r
33       <para>In the event that all items on a purchase order arrive together you are able to receive the entire purchase order at once.</para>\r
34 <para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for these steps to be followed.</para>\r
35 \r
36 <procedure>\r
37 <step>\r
38 <para>Open a purchase order.</para>\r
39 </step>\r
40 \r
41 <step>\r
42 <informalfigure>\r
43 <para>Click the checkmark to select all items on the purchase order.</para>\r
44 <para><mediaobject>\r
45 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
46 \r
47 <imageobject>\r
48 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-0.png" scalefit="0"></imagedata>\r
49 </imageobject>\r
50 </mediaobject></para>\r
51 </informalfigure>\r
52 </step>\r
53 \r
54 <step>\r
55 <informalfigure>\r
56 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
57 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Selected Line Items as Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
58 <para><mediaobject>\r
59 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
60 \r
61 <imageobject>\r
62 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
63 </imageobject>\r
64 </mediaobject></para>\r
65 </informalfigure>\r
66 </step>\r
67 \r
68 <step>\r
69 <informalfigure>\r
70 <para>Any alerts for the line items will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alerts and receive the items.</para>\r
71 <para><mediaobject>\r
72 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
73 \r
74 <imageobject>\r
75 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
76 </imageobject>\r
77 </mediaobject></para>\r
78 </informalfigure>\r
79 </step>\r
80 \r
81 <step>\r
82 <informalfigure>\r
83 <para>The line items on the purchase order will change to a gray blue colour and the <guilabel>Status</guilabel> will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
84 <para><mediaobject>\r
85 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
86 \r
87 <imageobject>\r
88 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
89 </imageobject>\r
90 </mediaobject></para>\r
91 </informalfigure>\r
92 </step>\r
93 \r
94 </procedure>\r
95 \r
96 \r
97 </simplesect>\r
98 \r
99 \r
100 <simplesect xml:id="unreceive-purchase-orders">\r
101 <title>Un-Receive a Purchase Order</title>\r
102 <para>In the event that a purchase order is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
103 un-receive the purchase order.</para>\r
104 <para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>received</guilabel> for these steps to be followed.</para>\r
105 \r
106 <procedure>\r
107 <step>\r
108 <para>Open a purchase order.</para>\r
109 </step>\r
110 \r
111 <step>\r
112 <informalfigure>\r
113 <para>Click the checkmark to select all items on the purchase order.</para>\r
114 <para><mediaobject>\r
115 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
116 \r
117 <imageobject>\r
118 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-0.png" scalefit="0"></imagedata>\r
119 </imageobject>\r
120 </mediaobject></para>\r
121 </informalfigure>\r
122 </step>\r
123 \r
124 <step>\r
125 <informalfigure>\r
126 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
127 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive Selected Line Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
128 <para><mediaobject>\r
129 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
130 \r
131 <imageobject>\r
132 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
133 </imageobject>\r
134 </mediaobject></para>\r
135 </informalfigure>\r
136 </step>\r
137 \r
138 <step>\r
139 <informalfigure>\r
140 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to rollback receipt of all the copies for the purchase order. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
141 <para><mediaobject>\r
142 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
143 \r
144 <imageobject>\r
145 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
146 </imageobject>\r
147 </mediaobject></para>\r
148 </informalfigure>\r
149 </step>\r
150 \r
151 <step>\r
152 <informalfigure>\r
153 <para>The line items on the purchase order will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
154 <para>If the purchase order is received in the future it will behave in the same manner as a purchase order that is being received for the first time.</para>\r
155 <para><mediaobject>\r
156 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
157 \r
158 <imageobject>\r
159 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
160 </imageobject>\r
161 </mediaobject></para>\r
162 </informalfigure>\r
163 </step>\r
164 \r
165 </procedure>\r
166 \r
167 </simplesect>\r
168 </section>\r
169 \r
170 \r
171 <section xml:id="reun-line-item">\r
172 <title>Receiving and Un-Receiving Line Items</title>\r
173 <para>You can receive line items that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive line items that have a status \r
174 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
175 \r
176 <para><link linkend="receive-line-item">Receive a Line Item</link></para>\r
177 <para><link linkend="unreceive-line-item">Un-Receive a Line Item</link></para>\r
178 \r
179    <simplesect xml:id="receive-line-item">\r
180       <title>Receive a Line Item</title>\r
181       <para>Mark Received allows you to receive particular line items on a purchase order.</para>\r
182 <para>Line items must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for this function to work.</para>\r
183 \r
184 <procedure>\r
185 <step>\r
186 <para>Open a purchase order.</para>\r
187 </step>\r
188 \r
189 <step>\r
190 <informalfigure>\r
191 <para>Check the box(es) of the line item(s) you wish to receive.</para>\r
192 <para><mediaobject>\r
193 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
194 \r
195 <imageobject>\r
196 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
197 </imageobject>\r
198 </mediaobject></para>\r
199 </informalfigure>\r
200 </step>\r
201 \r
202 <step>\r
203 <informalfigure>\r
204 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
205 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Selected Line Items as Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
206 <para><mediaobject>\r
207 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
208 \r
209 <imageobject>\r
210 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
211 </imageobject>\r
212 </mediaobject></para>\r
213 </informalfigure>\r
214 </step>\r
215 \r
216 <step>\r
217 <informalfigure>\r
218 <para>Any alerts on the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the item(s).</para>\r
219 <para><mediaobject>\r
220 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
221 \r
222 <imageobject>\r
223 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
224 </imageobject>\r
225 </mediaobject></para>\r
226 </informalfigure>\r
227 </step>\r
228 \r
229 <step>\r
230 <informalfigure>\r
231 <para>The line item(s) will change to a gray blue colour and the status will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
232 <para><mediaobject>\r
233 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
234 \r
235 <imageobject>\r
236 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
237 </imageobject>\r
238 </mediaobject></para>\r
239 </informalfigure>\r
240 </step>\r
241 </procedure>\r
242 \r
243 </simplesect>\r
244 \r
245 \r
246    <simplesect xml:id="unreceive-line-item">\r
247       <title>Un-Receive a Line Item</title>\r
248  <para>In the event that a line item is accidently received or should not have been received in the first place, due to damage or other reasons, it is possible \r
249 to un-receive that line item.</para>\r
250 <para>Line items must have the status of <guilabel>received</guilabel> for this function to work.</para>\r
251 \r
252 <procedure>\r
253 <step>\r
254 <para>Open a purchase order.</para>\r
255 </step>\r
256 \r
257 <step>\r
258 <informalfigure>\r
259 <para>Check the box(es) of the line item(s) you wish to un-receive.</para>\r
260 <para><mediaobject>\r
261 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
262 \r
263 <imageobject>\r
264 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
265 </imageobject>\r
266 </mediaobject></para>\r
267 </informalfigure>\r
268 </step>\r
269 \r
270 <step>\r
271 <informalfigure>\r
272 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
273 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive Selected Line Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
274 <para><mediaobject>\r
275 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
276 \r
277 <imageobject>\r
278 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
279 </imageobject>\r
280 </mediaobject></para>\r
281 </informalfigure>\r
282 </step>\r
283 \r
284 <step>\r
285 <informalfigure>\r
286 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the line item(s). Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
287 <para><mediaobject>\r
288 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
289 \r
290 <imageobject>\r
291 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
292 </imageobject>\r
293 </mediaobject></para>\r
294 </informalfigure>\r
295 </step>\r
296 \r
297 <step>\r
298 <informalfigure>\r
299 <para>The line item(s) will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
300 <para>If am un-received line item is received in the future it will behave in the same manner as a line item that is being received for the first time.</para>\r
301 <para><mediaobject>\r
302 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
303 \r
304 <imageobject>\r
305 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
306 </imageobject>\r
307 </mediaobject></para>\r
308 </informalfigure>\r
309 </step>\r
310 </procedure>\r
311 </simplesect>\r
312 \r
313 </section>\r
314 \r
315 \r
316 <section xml:id="reun-copies">\r
317 <title>Receiving and Un-Receiving Copies</title>\r
318 <para>You can receive copies that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive copies that have a status \r
319 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
320 \r
321 <para><link linkend="receive-copies">Receive a Copy</link></para>\r
322 <para><link linkend="unreceive-copies">Un-Receive a Copy</link></para>\r
323 \r
324    <simplesect xml:id="receive-copies">\r
325       <title>Receive a Copy</title>\r
326       <para>Mark Received in the copies screen allows you to receive only specific copies on a purchase order.</para>\r
327 <para>Copies must have a status of <guilabel>on-order</guilabel> for the <guilabel>Mark Received</guilabel> link to appear.</para>\r
328 \r
329 <procedure>\r
330 <step>\r
331 <para>Open a purchase order.</para>\r
332 </step>\r
333 \r
334 <step>\r
335 <informalfigure>\r
336 <para>Click the <guilabel>Copies</guilabel> link on the line item containing the copy or copies you wish to receive.</para>\r
337 <para><mediaobject>\r
338 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
339 \r
340 <imageobject>\r
341 <imagedata fileref="media/copies-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
342 </imageobject>\r
343 </mediaobject></para>\r
344 </informalfigure>\r
345 </step>\r
346 \r
347 <step>\r
348 <informalfigure>\r
349 <para>Click the <guilabel>Mark Received</guilabel> link adjacent to the copy you wish to receive.</para>\r
350 <para><mediaobject>\r
351 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
352 \r
353 <imageobject>\r
354 <imagedata fileref="media/copies-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
355 </imageobject>\r
356 </mediaobject></para>\r
357 </informalfigure>\r
358 </step>\r
359 \r
360 <step>\r
361 <informalfigure>\r
362 <para>Any alerts on the associated with the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the copy.</para>\r
363 <note><para>The alerts associated with a particular line item will appear each time a copy on that line item is received.</para></note>\r
364 <para><mediaobject>\r
365 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
366 \r
367 <imageobject>\r
368 <imagedata fileref="media/copies-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
369 </imageobject>\r
370 </mediaobject></para>\r
371 </informalfigure>\r
372 </step>\r
373 \r
374 <step>\r
375 <informalfigure>\r
376 <para>Click <guibutton>Return</guibutton> to return to the purchase order.</para>\r
377 <para><mediaobject>\r
378 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
379 \r
380 <imageobject>\r
381 <imagedata fileref="media/copies-receive-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
382 </imageobject>\r
383 </mediaobject></para>\r
384 </informalfigure>\r
385 </step>\r
386 \r
387 <step>\r
388 <informalfigure>\r
389 <para>The line item will only change to a gray blue colour and update the status to <guilabel>received</guilabel> when all copies associated with the line item have \r
390 been received.  Otherwise the line item continues to display in a mauve colour with a state of <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
391 <para><mediaobject>\r
392 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
393 \r
394 <imageobject>\r
395 <imagedata fileref="media/copies-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
396 </imageobject>\r
397 </mediaobject></para>\r
398 </informalfigure>\r
399 </step>\r
400 </procedure>\r
401 \r
402 \r
403 </simplesect>\r
404 \r
405 \r
406    <simplesect xml:id="unreceive-copies">\r
407       <title>Un-Receive a Copy</title>\r
408      <para>In the event that a copy is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
409 un-receive that copy. Copies must have a status of <guilabel>received</guilabel> for the <guilabel>Un-Receive</guilabel> link to appear.</para>\r
410 \r
411 <procedure>\r
412 <step>\r
413 <para>Open a purchase order.</para>\r
414 </step>\r
415 \r
416 <step>\r
417 <informalfigure>\r
418 <para>Click the <guilabel>Copies</guilabel> link on the line item containing the copy or copies you wish to un-receive.</para>\r
419 <para><mediaobject>\r
420 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
421 \r
422 <imageobject>\r
423 <imagedata fileref="media/copies-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
424 </imageobject>\r
425 </mediaobject></para>\r
426 </informalfigure>\r
427 </step>\r
428 \r
429 <step>\r
430 <informalfigure>\r
431 <para>Click the <guilabel>Un-Receive</guilabel> link adjacent to the copy you wish to un-receive.</para>\r
432 <para><mediaobject>\r
433 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
434 \r
435 <imageobject>\r
436 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
437 </imageobject>\r
438 </mediaobject></para>\r
439 </informalfigure>\r
440 </step>\r
441 \r
442 <step>\r
443 <informalfigure>\r
444 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the copy. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
445 <para><mediaobject>\r
446 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
447 \r
448 <imageobject>\r
449 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
450 </imageobject>\r
451 </mediaobject></para>\r
452 </informalfigure>\r
453 </step>\r
454 \r
455 <step>\r
456 <informalfigure>\r
457 <para>Click <guibutton>Return</guibutton> to return to the purchase order.</para>\r
458 <para><mediaobject>\r
459 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
460 \r
461 <imageobject>\r
462 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
463 </imageobject>\r
464 </mediaobject></para>\r
465 </informalfigure>\r
466 </step>\r
467 \r
468 <step>\r
469 <informalfigure>\r
470 <para>The line item will be a mauve colour and the <guilabel>Status</guilabel> will show as <guilabel>on-order</guilabel>.</para> \r
471 <para>If the copy is received in the future it will behave in the same manner as a copy that is being received for the first time.</para>\r
472 <para><mediaobject>\r
473 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
474 \r
475 <imageobject>\r
476 <imagedata fileref="media/copies-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
477 </imageobject>\r
478 </mediaobject></para>\r
479 </informalfigure>\r
480 </step>\r
481 </procedure>\r
482 </simplesect>\r
483 \r
484 </section>  \r
485 \r
486 <section xml:id="receive-invoice">\r
487 <title>Receive Line Items From an Invoice</title>\r
488 \r
489 <para>You can receive line items and copies that have been linked to an invoice directly from the invoice rather than through a purchase order.</para>\r
490 \r
491 <para><link linkend="invoice-receive-batch">Numeric Mode</link></para>\r
492 <para><link linkend="invoice-receive-copies">List Mode</link></para>\r
493 \r
494 \r
495 <simplesect xml:id="invoice-receive-batch">\r
496 <title>Numeric Mode</title>\r
497 \r
498 <para><guilabel>Numeric Mode</guilabel> allows you to receive line items in batch.</para>\r
499 \r
500 <procedure>\r
501 <step>\r
502 <para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
503 </step>\r
504 \r
505 <step>\r
506 <para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="populate-invoice">Populating Invoices</link>\r
507  for instructions.</para>\r
508 </step>\r
509 \r
510 <step>\r
511 <informalfigure>\r
512 <para>When your invoice is complete use one of the two <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
513 <para><mediaobject>\r
514 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
515 \r
516 <imageobject>\r
517 <imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
518 </imageobject>\r
519 </mediaobject></para>\r
520 </informalfigure>\r
521 \r
522 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
523 <para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
524 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
525 </step>\r
526 \r
527 <step>\r
528 <informalfigure>\r
529 <para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
530 <para><mediaobject>\r
531 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
532 \r
533 <imageobject>\r
534 <imagedata fileref="media/invoice-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
535 </imageobject>\r
536 </mediaobject></para>\r
537 </informalfigure>\r
538 </step>\r
539 \r
540 <step>\r
541 <para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
542 <informalfigure>\r
543 <para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
544 <para><mediaobject>\r
545 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
546 \r
547 <imageobject>\r
548 <imagedata fileref="media/invoice-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
549 </imageobject>\r
550 </mediaobject></para>\r
551 </informalfigure>\r
552 </step>\r
553 \r
554 <step>\r
555 <para>Select the number of copies you would like to receive for each line item on the invoice.</para>\r
556 </step>\r
557 \r
558 <step>\r
559 <informalfigure>\r
560 <para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
561 <para><mediaobject>\r
562 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
563 \r
564 <imageobject>\r
565 <imagedata fileref="media/invoice-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
566 </imageobject>\r
567 </mediaobject></para>\r
568 </informalfigure>\r
569 </step>\r
570 \r
571 <step>\r
572 <informalfigure>\r
573 <para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
574 <para><mediaobject>\r
575 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
576 \r
577 <imageobject>\r
578 <imagedata fileref="media/invoice-receive-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
579 </imageobject>\r
580 </mediaobject></para>\r
581 </informalfigure>\r
582 </step>\r
583 \r
584 </procedure>\r
585 \r
586 \r
587 </simplesect>\r
588 \r
589 <simplesect xml:id="invoice-receive-copies">\r
590 <title>List Mode</title>\r
591 \r
592 <para><guilabel>List Mode</guilabel> allows you to receive indivdual copies in batch.</para>\r
593 \r
594 <procedure>\r
595 <step>\r
596 <para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
597 </step>\r
598 \r
599 <step>\r
600 <para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="populate-invoice">Populating Invoices</link>\r
601  for instructions.</para>\r
602 </step>\r
603 \r
604 <step>\r
605 <informalfigure>\r
606 <para>When your invoice is complete use one of the two <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
607 <para><mediaobject>\r
608 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
609 \r
610 <imageobject>\r
611 <imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
612 </imageobject>\r
613 </mediaobject></para>\r
614 </informalfigure>\r
615 \r
616 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
617 <para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
618 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
619 </step>\r
620 \r
621 <step>\r
622 <informalfigure>\r
623 <para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
624 <para><mediaobject>\r
625 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
626 \r
627 <imageobject>\r
628 <imagedata fileref="media/invoice-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
629 </imageobject>\r
630 </mediaobject></para>\r
631 </informalfigure>\r
632 </step>\r
633 \r
634 <step>\r
635 <para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
636 <para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
637 </step>\r
638 \r
639 <step>\r
640 <informalfigure>\r
641 <para>Click <guibutton>Use List Mode</guibutton>.</para>\r
642 <para><mediaobject>\r
643 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
644 \r
645 <imageobject>\r
646 <imagedata fileref="media/invoice-receive-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
647 </imageobject>\r
648 </mediaobject></para>\r
649 </informalfigure>\r
650 </step>\r
651 \r
652 <step>\r
653 <para>Use the check boxes to select the specific copies you would like to receive.</para>\r
654 </step>\r
655 \r
656 <step>\r
657 <informalfigure>\r
658 <para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
659 <para><mediaobject>\r
660 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
661 \r
662 <imageobject>\r
663 <imagedata fileref="media/invoice-receive-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
664 </imageobject>\r
665 </mediaobject></para>\r
666 </informalfigure>\r
667 </step>\r
668 \r
669 <step>\r
670 <informalfigure>\r
671 <para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
672 <para><mediaobject>\r
673 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
674 \r
675 <imageobject>\r
676 <imagedata fileref="media/invoice-receive-8.png" scalefit="0"></imagedata>\r
677 </imageobject>\r
678 </mediaobject></para>\r
679 </informalfigure>\r
680 </step>\r
681 \r
682 </procedure>\r
683 \r
684 \r
685 </simplesect>\r
686 \r
687 </section>\r
688  \r
689     \r
690 </chapter>\r