9b19676b1b04001cdccce2b01c59f36c46142616
[sitka/doc/acquisitions.git] / acq / acq-receive.xml
1 <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>\r
2 <chapter xmlns="http://docbook.org/ns/docbook" xmlns:xi="http://www.w3.org/2001/XInclude"\r
3    xml:lang="EN" xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" version="5.0" xml:id="acq-receive">\r
4    <info>\r
5       <title>Receive/Un-receive Acquisitions</title>\r
6       <legalnotice>\r
7          <para><emphasis role="bold">Adapted with permission from original material by the <link\r
8                   xlink:title="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf"\r
9                   xlink:href="http://evergreen-ils.org/dokuwiki/lib/exe/fetch.php?media=the_acquisitions_module_ev.pdf">Evergreen\r
10                   Community</link></emphasis></para>\r
11       </legalnotice>\r
12       \r
13      \r
14 \r
15       <abstract>\r
16          <para>You can receive and un-receive entire purchase orders, line items on a purchase order, and individual copies that are attached to a line item.  You can \r
17 receive items before or after you create invoices for the items.</para></abstract>\r
18       \r
19 \r
20    </info>\r
21 \r
22 \r
23 <section xml:id="reun-purchase-orders">\r
24 <title>Receiving and Un-Receiving Purchase Orders</title>\r
25 <para>You can receive purchase orders that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive purchase orders that have a status \r
26 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
27 \r
28 <para><link linkend="receive-purchase-orders">Receive a Purchase Order</link></para>\r
29 <para><link linkend="unreceive-purchase-orders">Un-Receive a Purchase Order</link></para>\r
30 \r
31    <simplesect xml:id="receive-purchase-orders">\r
32       <title>Receive a Purchase Order</title>\r
33       <para>In the event that all items on a purchase order arrive together you are able to receive the entire purchase order at once.</para>\r
34 <para>All line items on the purchase order must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for this function to be used.</para>\r
35 \r
36 <procedure>\r
37 <step>\r
38 <para>Open a purchase order.</para>\r
39 </step>\r
40 \r
41 <step>\r
42 <informalfigure>\r
43 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
44 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Purchase Order as Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
45 <para><mediaobject>\r
46 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
47 \r
48 <imageobject>\r
49 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
50 </imageobject>\r
51 </mediaobject></para>\r
52 </informalfigure>\r
53 </step>\r
54 \r
55 <step>\r
56 <informalfigure>\r
57 <para>Alerts for any of the line items will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alerts and receive the items.</para>\r
58 <para><mediaobject>\r
59 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
60 \r
61 <imageobject>\r
62 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
63 </imageobject>\r
64 </mediaobject></para>\r
65 </informalfigure>\r
66 </step>\r
67 \r
68 <step>\r
69 <informalfigure>\r
70 <para>All line items on the purchase order will change to a gray blue colour and the status of each line item will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
71 <para><mediaobject>\r
72 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
73 \r
74 <imageobject>\r
75 <imagedata fileref="media/purchaseorder-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
76 </imageobject>\r
77 </mediaobject></para>\r
78 </informalfigure>\r
79 </step>\r
80 </procedure>\r
81 \r
82 \r
83 </simplesect>\r
84 \r
85 \r
86 <simplesect xml:id="unreceive-purchase-orders">\r
87 <title>Un-Receive a Purchase Order</title>\r
88 <para>In the event that a purchase order is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
89 un-receive the purchase order. The purchase order must have the status of <guilabel>received</guilabel> for this function to be enabled.</para>\r
90 \r
91 <procedure>\r
92 <step>\r
93 <para>Open a purchase order.</para>\r
94 </step>\r
95 \r
96 <step>\r
97 <informalfigure>\r
98 <para>Using the main <guilabel>Actions</guilabel> menu, select \r
99 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive Purchase Order</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
100 <para><mediaobject>\r
101 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
102 \r
103 <imageobject>\r
104 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
105 </imageobject>\r
106 </mediaobject></para>\r
107 </informalfigure>\r
108 </step>\r
109 \r
110 <step>\r
111 <informalfigure>\r
112 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to rollback receipt of all the copies for the purchase order. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
113 <para><mediaobject>\r
114 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
115 \r
116 <imageobject>\r
117 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
118 </imageobject>\r
119 </mediaobject></para>\r
120 </informalfigure>\r
121 </step>\r
122 \r
123 <step>\r
124 <informalfigure>\r
125 <para>The line items on the purchase order will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
126 <para>If the purchase order is received in the future it will behave in the same manner as a purchase order that is being received for the first time.</para>\r
127 <para><mediaobject>\r
128 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
129 \r
130 <imageobject>\r
131 <imagedata fileref="media/purchaseorder-un-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
132 </imageobject>\r
133 </mediaobject></para>\r
134 </informalfigure>\r
135 </step>\r
136 </procedure>\r
137 </simplesect>\r
138 </section>\r
139 \r
140 \r
141 <section xml:id="reun-line-item">\r
142 <title>Receiving and Un-Receiving Line Items</title>\r
143 <para>You can receive line items that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive line items that have a status \r
144 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
145 \r
146 <para><link linkend="receive-line-item">Receive a Line Item</link></para>\r
147 <para><link linkend="unreceive-line-item">Un-Receive a Line Item</link></para>\r
148 \r
149    <simplesect xml:id="receive-line-item">\r
150       <title>Receive a Line Item</title>\r
151       <para>Mark Received allows you to receive a particular line items on a purchase order.</para>\r
152 <para>Line items must have the status of <guilabel>on-order</guilabel> for this function to be enabled; otherwise this option is greyed out.</para>\r
153 \r
154 <procedure>\r
155 <step>\r
156 <para>Open your purchase order.</para>\r
157 </step>\r
158 \r
159 <step>\r
160 <informalfigure>\r
161 <para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
162 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Mark Received</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
163 <para><mediaobject>\r
164 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
165 \r
166 <imageobject>\r
167 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
168 </imageobject>\r
169 </mediaobject></para>\r
170 </informalfigure>\r
171 </step>\r
172 \r
173 <step>\r
174 <informalfigure>\r
175 <para>Any alerts on the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the item.</para>\r
176 <para><mediaobject>\r
177 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
178 \r
179 <imageobject>\r
180 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
181 </imageobject>\r
182 </mediaobject></para>\r
183 </informalfigure>\r
184 </step>\r
185 \r
186 <step>\r
187 <informalfigure>\r
188 <para>The line item will change to a gray blue colour and the status will update to <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
189 <para><mediaobject>\r
190 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
191 \r
192 <imageobject>\r
193 <imagedata fileref="media/mark-received-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
194 </imageobject>\r
195 </mediaobject></para>\r
196 </informalfigure>\r
197 </step>\r
198 </procedure>\r
199 \r
200 </simplesect>\r
201 \r
202 \r
203    <simplesect xml:id="unreceive-line-item">\r
204       <title>Un-Receive a Line Item</title>\r
205  <para>In the event that a line item is accidently received or should not have been received in the first place, due to damage or other reasons, it is possible \r
206 to un-receive that line item.</para>\r
207 <para> Line item must have a status of <guilabel>received</guilabel> for this function to be enabled; otherwise this option is greyed out.</para>\r
208 \r
209 <procedure>\r
210 <step>\r
211 <para>Open a purchase order.</para>\r
212 </step>\r
213 \r
214 <step>\r
215 <informalfigure>\r
216 <para>Using the <guilabel>Actions</guilabel> menu on the line item, select \r
217 <menuchoice><guimenu>Actions</guimenu><guimenuitem>Un-Receive</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
218 <para><mediaobject>\r
219 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
220 \r
221 <imageobject>\r
222 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
223 </imageobject>\r
224 </mediaobject></para>\r
225 </informalfigure>\r
226 </step>\r
227 \r
228 <step>\r
229 <informalfigure>\r
230 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the line item. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
231 <para><mediaobject>\r
232 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
233 \r
234 <imageobject>\r
235 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
236 </imageobject>\r
237 </mediaobject></para>\r
238 </informalfigure>\r
239 </step>\r
240 \r
241 <step>\r
242 <informalfigure>\r
243 <para>The line item will change to a mauve colour and the status will update to <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
244 <para>If the line item is received in the future it will behave in the same manner as a line item that is being received for the first time.</para>\r
245 <para><mediaobject>\r
246 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
247 \r
248 <imageobject>\r
249 <imagedata fileref="media/un-receive-lineitem-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
250 </imageobject>\r
251 </mediaobject></para>\r
252 </informalfigure>\r
253 </step>\r
254 </procedure>\r
255 </simplesect>\r
256 \r
257 </section>\r
258 \r
259 \r
260 <section xml:id="reun-copies">\r
261 <title>Receiving and Un-Receiving Copies</title>\r
262 <para>You can receive copies that have a status of <guilabel>on-order</guilabel>. You can un-receive copies that have a status \r
263 of <guilabel>received</guilabel>.</para>\r
264 \r
265 <para><link linkend="receive-copies">Receive a Copy</link></para>\r
266 <para><link linkend="unreceive-copies">Un-Receive a Copy</link></para>\r
267 \r
268    <simplesect xml:id="receive-copies">\r
269       <title>Receive a Copy</title>\r
270       <para>Mark Received in the copies screen allows you to receive only specific copies on a purchase order.</para>\r
271 <para>Copies must have a status of <guilabel>on-order</guilabel> for the <guilabel>Mark Received</guilabel> link to appear.</para>\r
272 \r
273 <procedure>\r
274 <step>\r
275 <para>Open a purchase order.</para>\r
276 </step>\r
277 \r
278 <step>\r
279 <informalfigure>\r
280 <para>Click the <guilabel>Copies</guilabel> link on the line item containing the copy or copies you wish to receive.</para>\r
281 <para><mediaobject>\r
282 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
283 \r
284 <imageobject>\r
285 <imagedata fileref="media/copies-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
286 </imageobject>\r
287 </mediaobject></para>\r
288 </informalfigure>\r
289 </step>\r
290 \r
291 <step>\r
292 <informalfigure>\r
293 <para>Click the <guilabel>Mark Received</guilabel> link adjacent to the copy you wish to receive.</para>\r
294 <para><mediaobject>\r
295 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
296 \r
297 <imageobject>\r
298 <imagedata fileref="media/copies-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
299 </imageobject>\r
300 </mediaobject></para>\r
301 </informalfigure>\r
302 </step>\r
303 \r
304 <step>\r
305 <informalfigure>\r
306 <para>Any alerts on the associated with the line item will pop up. Click <guibutton>OK</guibutton> to acknowledge the alert and receive the copy.</para>\r
307 <note><para>The alerts associated with a particular line item will appear each time a copy on that line item is received.</para></note>\r
308 <para><mediaobject>\r
309 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
310 \r
311 <imageobject>\r
312 <imagedata fileref="media/copies-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
313 </imageobject>\r
314 </mediaobject></para>\r
315 </informalfigure>\r
316 </step>\r
317 \r
318 <step>\r
319 <informalfigure>\r
320 <para>Click <guibutton>Return</guibutton> to return to the purchase order.</para>\r
321 <para><mediaobject>\r
322 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
323 \r
324 <imageobject>\r
325 <imagedata fileref="media/copies-receive-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
326 </imageobject>\r
327 </mediaobject></para>\r
328 </informalfigure>\r
329 </step>\r
330 \r
331 <step>\r
332 <informalfigure>\r
333 <para>The line item will only change to a gray blue colour and update the status to <guilabel>received</guilabel> when all copies associated with the line item have \r
334 been received.  Otherwise the line item continues to display in a mauve colour with a state of <guilabel>on-order</guilabel>.</para>\r
335 <para><mediaobject>\r
336 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
337 \r
338 <imageobject>\r
339 <imagedata fileref="media/copies-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
340 </imageobject>\r
341 </mediaobject></para>\r
342 </informalfigure>\r
343 </step>\r
344 </procedure>\r
345 \r
346 \r
347 </simplesect>\r
348 \r
349 \r
350    <simplesect xml:id="unreceive-copies">\r
351       <title>Un-Receive a Copy</title>\r
352      <para>In the event that a copy is accidently received or should not have been received in the first place due to damage or other reasons, it is possible to \r
353 un-receive that copy. Copies must have a status of <guilabel>received</guilabel> for the <guilabel>Un-Receive</guilabel> link to appear.</para>\r
354 \r
355 <procedure>\r
356 <step>\r
357 <para>Open a purchase order.</para>\r
358 </step>\r
359 \r
360 <step>\r
361 <informalfigure>\r
362 <para>Click the <guilabel>Copies</guilabel> link on the line item containing the copy or copies you wish to un-receive.</para>\r
363 <para><mediaobject>\r
364 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
365 \r
366 <imageobject>\r
367 <imagedata fileref="media/copies-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
368 </imageobject>\r
369 </mediaobject></para>\r
370 </informalfigure>\r
371 </step>\r
372 \r
373 <step>\r
374 <informalfigure>\r
375 <para>Click the <guilabel>Un-Receive</guilabel> link adjacent to the copy you wish to un-receive.</para>\r
376 <para><mediaobject>\r
377 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
378 \r
379 <imageobject>\r
380 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
381 </imageobject>\r
382 </mediaobject></para>\r
383 </informalfigure>\r
384 </step>\r
385 \r
386 <step>\r
387 <informalfigure>\r
388 <para>A pop up will appear asking you to confirm that you wish to un-receive the copy. Click <guibutton>OK</guibutton>.</para>\r
389 <para><mediaobject>\r
390 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
391 \r
392 <imageobject>\r
393 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
394 </imageobject>\r
395 </mediaobject></para>\r
396 </informalfigure>\r
397 </step>\r
398 \r
399 <step>\r
400 <informalfigure>\r
401 <para>Click <guibutton>Return</guibutton> to return to the purchase order.</para>\r
402 <para><mediaobject>\r
403 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
404 \r
405 <imageobject>\r
406 <imagedata fileref="media/copies-un-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
407 </imageobject>\r
408 </mediaobject></para>\r
409 </informalfigure>\r
410 </step>\r
411 \r
412 <step>\r
413 <informalfigure>\r
414 <para>The line item will be a mauve colour and the <guilabel>Status</guilabel> will show as <guilabel>on-order</guilabel>.</para> \r
415 <para>If the copy is received in the future it will behave in the same manner as a copy that is being received for the first time.</para>\r
416 <para><mediaobject>\r
417 <alt>screenshot of receiving</alt>\r
418 \r
419 <imageobject>\r
420 <imagedata fileref="media/copies-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
421 </imageobject>\r
422 </mediaobject></para>\r
423 </informalfigure>\r
424 </step>\r
425 </procedure>\r
426 </simplesect>\r
427 \r
428 </section>  \r
429 \r
430 <section xml:id="receive-invoice">\r
431 <title>Receive Line Items From an Invoice</title>\r
432 \r
433 <para>You can receive line items and copies that have been linked to an invoice directly from the invoice rather than through a purchase order.</para>\r
434 \r
435 <para><link linkend="invoice-receive-batch">Numeric Mode</link></para>\r
436 <para><link linkend="invoice-receive-copies">List Mode</link></para>\r
437 \r
438 \r
439 <simplesect xml:id="invoice-receive-batch">\r
440 <title>Numeric Mode</title>\r
441 \r
442 <para><guilabel>Numeric Mode</guilabel> allows you to receive line items in batch.</para>\r
443 \r
444 <procedure>\r
445 <step>\r
446 <para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
447 </step>\r
448 \r
449 <step>\r
450 <para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Exisiting Invoice</link>\r
451  for instructions.</para>\r
452 </step>\r
453 \r
454 <step>\r
455 <informalfigure>\r
456 <para>When your invoice is complete use one of the two <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
457 <para><mediaobject>\r
458 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
459 \r
460 <imageobject>\r
461 <imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
462 </imageobject>\r
463 </mediaobject></para>\r
464 </informalfigure>\r
465 \r
466 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
467 <para>Click <guibutton>Save and Clear</guibutton> to save the invoice and open a blank invoice.</para>\r
468 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
469 </step>\r
470 \r
471 <step>\r
472 <informalfigure>\r
473 <para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
474 <para><mediaobject>\r
475 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
476 \r
477 <imageobject>\r
478 <imagedata fileref="media/invoice-receive-1.png" scalefit="0"></imagedata>\r
479 </imageobject>\r
480 </mediaobject></para>\r
481 </informalfigure>\r
482 </step>\r
483 \r
484 <step>\r
485 <para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
486 <informalfigure>\r
487 <para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
488 <para><mediaobject>\r
489 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
490 \r
491 <imageobject>\r
492 <imagedata fileref="media/invoice-receive-2.png" scalefit="0"></imagedata>\r
493 </imageobject>\r
494 </mediaobject></para>\r
495 </informalfigure>\r
496 </step>\r
497 \r
498 <step>\r
499 <para>Select the number of copies you would like to receive for each line item on the invoice.</para>\r
500 </step>\r
501 \r
502 <step>\r
503 <informalfigure>\r
504 <para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
505 <para><mediaobject>\r
506 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
507 \r
508 <imageobject>\r
509 <imagedata fileref="media/invoice-receive-3.png" scalefit="0"></imagedata>\r
510 </imageobject>\r
511 </mediaobject></para>\r
512 </informalfigure>\r
513 </step>\r
514 \r
515 <step>\r
516 <informalfigure>\r
517 <para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
518 <para><mediaobject>\r
519 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
520 \r
521 <imageobject>\r
522 <imagedata fileref="media/invoice-receive-4.png" scalefit="0"></imagedata>\r
523 </imageobject>\r
524 </mediaobject></para>\r
525 </informalfigure>\r
526 </step>\r
527 \r
528 </procedure>\r
529 \r
530 \r
531 </simplesect>\r
532 \r
533 <simplesect xml:id="invoice-receive-copies">\r
534 <title>List Mode</title>\r
535 \r
536 <para><guilabel>List Mode</guilabel> allows you to receive indivdual copies in batch.</para>\r
537 \r
538 <procedure>\r
539 <step>\r
540 <para><link linkend="creating-invoices">Create an invoice</link>.</para>\r
541 </step>\r
542 \r
543 <step>\r
544 <para>If necessary, link all applicable line items to the invoice.  See <link linkend="link-lineitem-invoice">Link a Line Item to an Exisiting Invoice</link>\r
545  for instructions.</para>\r
546 </step>\r
547 \r
548 <step>\r
549 <informalfigure>\r
550 <para>When your invoice is complete use one of the three <guibutton>Save</guibutton> options.</para>\r
551 <para><mediaobject>\r
552 <alt>screenshot of invoicing</alt>\r
553 \r
554 <imageobject>\r
555 <imagedata fileref="media/blanket-invoice-17.png" scalefit="0"></imagedata>\r
556 </imageobject>\r
557 </mediaobject></para>\r
558 </informalfigure>\r
559 <para>Click <guibutton>Save</guibutton> to save the changes you have made and keep the invoice open.</para>\r
560 <para>Click <guibutton>Save and Prorate</guibutton> to save the invoice and prorate any additional changes, such as taxes across funds if multiple funds are used to \r
561 pay the invoice.</para>\r
562 <para>Click <guibutton>Save and Close</guibutton> to close the invoice when you have completed it.</para>\r
563 <note><para>Invoices can be re-opened at a later date if adjustments are required.  See <link linkend="reopen-invoice">Re-Open an Invoice</link>.</para></note>\r
564 </step>\r
565 \r
566 <step>\r
567 <informalfigure>\r
568 <para>In the top right corner of the screen click <guibutton>Receive Items</guibutton>.</para>\r
569 <para><mediaobject>\r
570 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
571 \r
572 <imageobject>\r
573 <imagedata fileref="media/invoice-receive-5.png" scalefit="0"></imagedata>\r
574 </imageobject>\r
575 </mediaobject></para>\r
576 </informalfigure>\r
577 </step>\r
578 \r
579 <step>\r
580 <para>The <guilabel>Acqusitions Invoice Receiving</guilabel> interface opens.</para>\r
581 <para>The interface defaults to <guilabel>Numberic Mode</guilabel>.</para>\r
582 </step>\r
583 \r
584 <step>\r
585 <informalfigure>\r
586 <para>Click <guibutton>Use List Mode</guibutton>.</para>\r
587 <para><mediaobject>\r
588 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
589 \r
590 <imageobject>\r
591 <imagedata fileref="media/invoice-receive-6.png" scalefit="0"></imagedata>\r
592 </imageobject>\r
593 </mediaobject></para>\r
594 </informalfigure>\r
595 </step>\r
596 \r
597 <step>\r
598 <para>Use the check boxes to select the specific copies you would like to receive.</para>\r
599 </step>\r
600 \r
601 <step>\r
602 <informalfigure>\r
603 <para>Click <guibutton>Receive Selected Copies</guibutton>.</para>\r
604 <para><mediaobject>\r
605 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
606 \r
607 <imageobject>\r
608 <imagedata fileref="media/invoice-receive-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
609 </imageobject>\r
610 </mediaobject></para>\r
611 </informalfigure>\r
612 </step>\r
613 \r
614 <step>\r
615 <informalfigure>\r
616 <para>The screen will refresh.  Select more copies to receive or click <guibutton>Return to Invoice</guibutton>.</para>\r
617 <para><mediaobject>\r
618 <alt>screenshot of receiving on an invoice</alt>\r
619 \r
620 <imageobject>\r
621 <imagedata fileref="media/invoice-receive-7.png" scalefit="0"></imagedata>\r
622 </imageobject>\r
623 </mediaobject></para>\r
624 </informalfigure>\r
625 </step>\r
626 \r
627 </procedure>\r
628 \r
629 \r
630 </simplesect>\r
631 \r
632 </section>\r
633  \r
634     \r
635 </chapter>\r