On Order Records information updated.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 1 Apr 2014 01:03:50 +0000 (18:03 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Tue, 1 Apr 2014 01:03:50 +0000 (18:03 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
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index ca09bdd..c1603fb 100644 (file)
@@ -773,7 +773,8 @@ For a list of content terms for 336$a,
                <title>Working with On-order Records</title>\r
                <para>Use of the Acquisitions Module, currently in the pilot stages, has resulted in an increase in the number of brief on-order records appearing\r
                in the catalogue.  The Acquisitions Ad Hoc Committee put forth recommendations on handling these brief on-order records.  These recommendations \r
-               were approved by the Business Function Group March 21 2012.</para>\r
+               were approved by the Business Function Group March 21 2012 (some of these recommendations have \r\r
++since been updated by Sitka Support and they are noted accordingly).</para>\r
 \r
                <orderedlist>\r
                <listitem>\r
@@ -798,16 +799,18 @@ For a list of content terms for 336$a,
                their holdings to the correct bibliographic record.</para>\r
                </listitem>\r
                <listitem>\r
-               <para>If the only record for a title in the catalogue is an on-order record cataloguers have the choice to bring in a more complete record via Z39.50\r
-               and attach their holdings to that record.  In this situation cataloguers will not overlay or merge the complete record with the on-order record, but\r
-               instead leave the on-order record as is.</para>\r
+               <para> If the only record for a title in the catalogue is an on-order record, cataloguers should use that record to add holdings to if they are sure that it matches format and isbn or other identifier to the title-in-hand. In this situation, cataloguers can overlay or merge the on-order record with the complete record as long as the format and identifier are a definite match and the new record adheres to Sitka Cataloguing Policy. Cataloguers must also ensure that they carry over any 590 or 690 fields from the on-order record to the complete record. (updated Feb 2014)</para>\r
                </listitem>\r
                <listitem>\r
+               <para>If the only only record for a title in the catalogue is an on-order record, and it is unclear which format or isbn or other identifier the on-order record describes, cataloguers should bring in a new record via Z39.50 and attach their holdings to it. (updated Feb 2014)\r
+               </para>\r
+               </listitem>             \r
+               <listitem>\r
                <para>Cataloguers can overlay brief on-order records when using the MARC Batch Import/Export function.  When importing, cataloguers must always use the\r
                Sitka overlay profile to ensure data in the 590 and 690 fields of the orginal record is preserved.  Cataloguers should ensure that the brief records is \r
-               for the same format as the item they are cataloguing.  By default brief on-order records use the Book 008 field regardless of the true format of the \r
-               item.</para>\r
+               for the same format as the item they are cataloguing.  By default brief on-order records use the Book 008 field regardless of the true format of the            item.</para>\r
                </listitem>\r
+               \r
                </itemizedlist>\r
 \r
                <orderedlist continuation="continues">\r