Working with On-Order Records policy updated.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 19 Feb 2014 01:07:52 +0000 (17:07 -0800)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Wed, 19 Feb 2014 01:07:52 +0000 (17:07 -0800)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
policy/policy-cat.xml

index ca09bdd..ef7adda 100644 (file)
         <simplesect xml:id="policy-cat-minimum-requirements">\r
             <title>Minimum Requirements For a Match in the Sitka Database or Z39.50 Targets</title>\r
 \r
-            <para>The minimum requirements for determining a match include Title, GMD (or in case of RDA, the 336, 337 and 338 fields), Author,\r
+            <para>The minimum requirements for determining a match include Title, GMD, Author,\r
                 Edition, Imprint (Date, Publisher, Physical Description) and Format. Note that the\r
                 minimum criteria for an exact match for DVD and software need to be more detailed,\r
                 e.g. Blu-ray vs. regular DVD, aspect ratio (widescreen vs. full screen), PC versus\r
                 this standard. These templates are based on <xref linkend="policy-cat-best"/></para>\r
 \r
             <para>For instructions on original cataloguing and cataloguing templates, please refer\r
-                to the section on <link\r
-                    xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/draft/html/cat-new-MARC.html"\r
-                    xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/draft/html/cat-new-MARC.html"\r
-                    >Creating New MARC Records</link>.</para>\r
+                to the <link\r
+                    xlink:href="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
+                    xlink:title="http://docs.sitka.bclibraries.ca/Sitka/current/html/new.html"\r
+                    >Creating New MARC Records and Understanding Minimum Required MARC Tags</link>.</para>\r
 \r
         </simplesect>\r
 \r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                 <para>\r
-                                    245 <?linebreak?>$a title <?linebreak?>$c statement of responsibility <?linebreak?>$h GMD (note GMD is not used with RDA records)\r
+                                    245 <?linebreak?>$a title <?linebreak?>$c statement of responsibility <?linebreak?>$h GMD\r
                                 </para>\r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                     has added title fields, e.g. 246, 740, etc.</para>\r
                                 <para>Use GMD standard List Two from AACR2 Rule 1.1C1. For\r
                                     non-standard terms such as DVD, MP3, etc. use 300 Physical\r
-                                    Description for more details. Note, for RDA records the GMD is not longer used - use fields 336, 337, 338 instead.</para>\r
+                                    Description for more details</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
 \r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                 <para>\r
-                                    260 (AACR2) <?linebreak?>$a place of publication <?linebreak?>$b publisher <?linebreak?>$c publication year <?linebreak?>OR <?linebreak?>  264 (2nd indicator 1) (RDA) <?linebreak?>$a place of publication <?linebreak?>$b publisher <?linebreak?>$c publication year\r
+                                    260 <?linebreak?>$a place of publication <?linebreak?>$b publisher <?linebreak?>$c publication year\r
                                 </para>\r
                             </entry>\r
                             <entry>\r
                                 <para>When choosing between available records, add the record with\r
-                                    the fullest and most accurate 260 tag. Note that for RDA records the 264 is used.</para>\r
+                                    the fullest and most accurate 260 tag</para>\r
                                 <para>$c is not used in records for active serials</para>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
                             </entry>\r
                         </row>\r
 \r
-\r
-                        <row>\r
-                            <entry>\r
-                                <para>\r
-                                    <emphasis role="bold">Content, Media and Carrier type (RDA only) </emphasis>\r
-                                </para>\r
-                            </entry>\r
-                            <entry>\r
-                                <para>\r
-                                    336 <?linebreak?> $a content term <?linebreak?>$2 rdacontent \r
-                                </para>\r
-<para>\r
-                                    337 <?linebreak?> $a media term  <?linebreak?>$2 rdamedia \r
-                                </para>\r
-<para>\r
-                                    338 <?linebreak?> $a carrier term  <?linebreak?>$2 rdacarrier \r
-                                </para>\r
-                            </entry>\r
-                            <entry>\r
-                                <para>For RDA records only, the fields of content, media and carrier collectively replace the GMD (245$h). <?linebreak?>\r
-For a list of content terms for 336$a,\r
-<link\r
-                    xlink:href="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacontent.html"\r
-                    xlink:title="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacontent.html"\r
-                    > Term List for RDA Content Types</link>\r
-<?linebreak?> For a list of media terms for 337$a,\r
-\r
-<link\r
-                  xlink:href="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdamedia.html"\r
-                    xlink:title="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdamedia.html"\r
-                    > Term List for RDA Media Types</link>\r
-<?linebreak?> For a list of carrier terms for 338$a,\r
-<link\r
-                    xlink:href="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacarrier.html"\r
-                    xlink:title="http://www.loc.gov/standards/valuelist/rdacarrier.html"\r
-                    > Term List for RDA Carrier Types</link>\r
-</para>\r
-                                \r
-                            </entry>\r
-                        </row>\r
-\r
                         <row>\r
                             <entry>\r
                                 <para>\r
@@ -773,7 +732,8 @@ For a list of content terms for 336$a,
                <title>Working with On-order Records</title>\r
                <para>Use of the Acquisitions Module, currently in the pilot stages, has resulted in an increase in the number of brief on-order records appearing\r
                in the catalogue.  The Acquisitions Ad Hoc Committee put forth recommendations on handling these brief on-order records.  These recommendations \r
-               were approved by the Business Function Group March 21 2012.</para>\r
+               were approved by the Business Function Group March 21 2012  (some of these recommendations have \r
+since been updated by Sitka Support and they are noted accordingly).</para>\r
 \r
                <orderedlist>\r
                <listitem>\r
@@ -798,10 +758,18 @@ For a list of content terms for 336$a,
                their holdings to the correct bibliographic record.</para>\r
                </listitem>\r
                <listitem>\r
-               <para>If the only record for a title in the catalogue is an on-order record cataloguers have the choice to bring in a more complete record via Z39.50\r
-               and attach their holdings to that record.  In this situation cataloguers will not overlay or merge the complete record with the on-order record, but\r
-               instead leave the on-order record as is.</para>\r
+               <para> If the only record for a title in the catalogue is an on-order record, cataloguers should \r
+use that record to add holdings to if they are sure that it matches format and isbn or other identifier to the \r
+title-in-hand. In this situation, cataloguers can overlay or merge the on-order record with the complete record \r
+as long as the format and identifier are a definite match and the new record adheres to Sitka Cataloguing Policy.\r
+ Cataloguers must also ensure that they carry over any 590 or 690 fields from the on-order record to the complete \r
+record. (updated Feb 2014)</para>\r
                </listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>If the only only record for a title in the catalogue is an on-order record, and it is unclear which format \r
+or isbn or other identifier the on-order record describes, cataloguers should bring in a new record via Z39.50 \r
+and attach their holdings to it. (updated Feb 2014)</para>\r
+</listitem>\r
                <listitem>\r
                <para>Cataloguers can overlay brief on-order records when using the MARC Batch Import/Export function.  When importing, cataloguers must always use the\r
                Sitka overlay profile to ensure data in the 590 and 690 fields of the orginal record is preserved.  Cataloguers should ensure that the brief records is \r
@@ -809,19 +777,6 @@ For a list of content terms for 336$a,
                item.</para>\r
                </listitem>\r
                </itemizedlist>\r
-\r
-               <orderedlist continuation="continues">\r
-               <listitem>\r
-               <para>Merge/Overlay</para>\r
-               </listitem>\r
-               </orderedlist>\r
-               <itemizedlist>\r
-               <listitem>\r
-               <para>In the short term, if cataloguers see in Holdings Maintenance that a brief record has a status of "On-order", they must not merge or overlay,\r
-               except in the case of using the batch import profile as described above.  If not using the batch import with vendor records, brief on-order records \r
-               should be left to an Acquisitions library to resolve.</para>\r
-               </listitem>\r
-               </itemizedlist>\r
                \r
        </simplesect>\r
                \r
@@ -958,7 +913,7 @@ holds placed on the copy will be filled.</para>
                         data. These processes may include some or all of the following:</para>\r
 \r
                     <itemizedlist>\r
-                        <title>General Material Designation (GMD) - the following is for AACR2 records only; does not apply to RDA records</title>\r
+                        <title>General Material Designation (GMD)</title>\r
                         <listitem>\r
                             <para>Incoming records with customized GMDs: move the 245$h from the\r
                                 incoming record and add to 590 $a, adding 590 $5 with Canadian\r
@@ -1003,74 +958,6 @@ holds placed on the copy will be filled.</para>
                 </answer>\r
             </qandaentry>\r
 \r
-            <qandaentry>\r
-                <question>\r
-                    <para>What does RDA mean for cataloguers in Sitka?</para>\r
-               </question>\r
-               <answer>\r
-<para>AACR2 records and RDA records can co-exist in Sitka Evergreen. Both types of records can be brought into the system, and for the foreseeable future, Sitka Evergreen will support both. <link\r
-                    xlink:href="http://videos.cooperative.bclibraries.ca/RDA_in_Sitka.htm"\r
-                    xlink:title="http://videos.cooperative.bclibraries.ca/RDA_in_Sitka.htm"\r
-                    >Watch a 10 minute video on an overview of RDA in Sitka Evergreen. </link></para>\r
-\r
-\r
-                     <para>Some of the key characteristics of an RDA record are as follows: 1)040$e has a value of RDA, 2)more access points including more than three authors and contributors in the statement of responsibility, 3)abbreviations are spelled out, 4)publication information is in the 264 tag, and 5)336, 337 and 338 tags replace the GMD in the 245$h</para> \r
-\r
-        <para><mediaobject>\r
-            <alt>screenshot of staff client</alt>\r
-\r
-            <imageobject role="html">\r
-              <imagedata fileref="media/rda.png" scalefit="0"></imagedata>\r
-            </imageobject>\r
-\r
-\r
-          </mediaobject></para>\r
-                      \r
-\r
-<para>The following are guidelines for using RDA records in the system:</para>\r
-                    <itemizedlist>\r
-\r
-                        <listitem>\r
-                            <para>Leave an RDA record as RDA; do not modify a RDA record back to AACR2.</para> \r
-                        </listitem>\r
-                        <listitem>\r
-                            <para>Copy cataloguers should add their copies to RDA records in the same way as they do to AACR2 records. </para>\r
-                        </listitem>\r
-\r
-<listitem>\r
-                            <para>We want to minimize duplication of records; use the RDA record if already in the system but do not bring in a duplicate record in RDA if an AACR2 record for the same title already exists in Sitka. Instead, attach your copies to the AACR2 record.</para>\r
-                        </listitem>\r
-\r
-               \r
-                        <listitem>\r
-                            <para>At import, when choosing between 2 MARC records of equal quality, one in RDA and one in AACR2, prefer the RDA record. </para>\r
-                        </listitem>\r
-                        \r
-                        <listitem>\r
-                            <para>Original cataloguing can be done using either RDA or AACR2. Templates are provided for both.</para>\r
-                        </listitem>\r
-                        <listitem>\r
-                            <para>For training information on RDA, please see <link\r
-                    xlink:href="http://www.loc.gov/catworkshop/RDA%20training%20materials/LC%20RDA%20Training/LC%20RDA%20course%20table.html"\r
-                    xlink:title="http://www.loc.gov/catworkshop/RDA%20training%20materials/LC%20RDA%20Training/LC%20RDA%20course%20table.html"\r
-                    >Library of Congress RDA Training Materials</link> and the <link\r
-                    xlink:href="http://rdaincanada.wikispaces.com/Pan-Canadian+modules"\r
-                    xlink:title="http://rdaincanada.wikispaces.com/Pan-Canadian+modules"\r
-                    >Pan-Canadian Training Program.</link> \r
-</para>\r
-                        </listitem>\r
-                    </itemizedlist>\r
-\r
-\r
-              \r
-\r
-\r
-               </answer>\r
-\r
-\r
-\r
-            </qandaentry>\r
-\r
         </qandaset>\r
 \r
     </section>\r
@@ -1126,14 +1013,6 @@ holds placed on the copy will be filled.</para>
             </glossdef>\r
         </glossentry>\r
 \r
-        <glossentry xml:id="gloss-rda">\r
-            <glossterm>RDA</glossterm>\r
-            <glossdef>\r
-                <para>RDA stands for Resource Description and Access. It is a standard for cataloguing that provides instructions and guidelines on formulating data for resource description and discovery. It is a replacement set of rules for AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules Version 2), the current cataloging standard set for English language libraries. In 2013, the Library of Congress officially adopted RDA as the new standard.</para>\r
-            </glossdef>\r
-        </glossentry>\r
-\r
-\r
     </glossary>\r
 \r
 \r