Pre-cat and Interlibrary Connect best practice sections added.
authorJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Tue, 8 Mar 2016 19:49:43 +0000 (11:49 -0800)
committerJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Tue, 8 Mar 2016 19:49:43 +0000 (11:49 -0800)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
practice/practice-ill.xml

index 897436b..6703038 100644 (file)
 \r
 <section xml:id="ill-pre-cats">\r
 <title>Interlibrary Loans via Pre-cats</title>\r
+\r
+<para>\r
+Pre-cats, also known as pre-catalogued items, are temporary records created at the time of check out.</para> \r
+\r
+<para>When using pre-cats we recommend that you have a set of barcodes that you recycle to avoid creating hundreds of pre-cats in the system.  \r
+These pre-cat barcodes may take the form of barcoded cards that are scanned and attached to the interlibrary loan while it circulates.</para>\r
+\r
+<para>The workflow for receiving interlibrary loans using pre-cats is:</para>\r
+\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Follow your normal procedures for receiving the item in your interlibrary loan system, such as Outlook or fILL.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Contact the patron manually.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+When the patron comes to check out the item retrieve the patron’s account\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Scan the barcode for the pre-cat.  A pop up will appear.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Click Pre-catalogued\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Fill in the fields as per your library’s policies.\r
+</para>\r
+<para>\r
+Title and Circ Modifier need to be filled in.\r
+</para>\r
+<para>\r
+Some libraries enter the title all in CAPS so that you can see at a glance in the Items Out screen that the item is an interlibrary loan\r
+Know which circ modifier your library uses.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Click Check Out\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+The item is now checked out to the patron.  If you use barcodes on cards attach the barcode to the item and give the item to the patron.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+When the item is returned scan the barcode in the check in interface.  \r
+</para>\r
+<para>\r
+If you use barcode cards have a designated spot to put cards so they can be reused.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+If you don’t re-use the barcode scan the barcode into the Item Status screen.  Highlight the item and select Delete Items from Actions for Cataloguers.\r
+Return the item using your normal procedures via Outlook, fILL etc.\r
+</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>Some important things to remember about pre-cats are:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+they are temporary and not visible in the OPAC\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+a pre-cat only really exists as long as it is checked out\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+make sure you chose the correct circulation modifier to ensure that the item follows the correct circulation policy\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+don’t use the barcode on the item.  This causes problems if the item belongs to another Sitka library.</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
 </section>\r
 \r
 <section xml:id="ill-brief-records">\r
@@ -304,12 +399,11 @@ to a particular staff member or members as well as taking advantage of Evergreen
                         <listitem>\r
                             <para>In multi-branch systems with centralized interlibrary loan the Owning library/call number should be the branch handling interlibrary loan.</para>\r
                         </listitem>\r
-                    </itemizedlist>\r
-                <listitem>\r
+                        <listitem>\r
                                <para>A copy should be attached to each record.  The barcode associated with the copy should either be a real barcode affixed to a card that is used for checkout or a barcode that can be easily written onto a \r
                                card or wrapper that circulates with the item.</para>\r
                                </listitem>\r
-                    \r
+                </itemizedlist>\r
                     <itemizedlist>\r
                                        <listitem>\r
                                        <para>A shelving location called ILL should be created and assigned to copies attached to these MARC records.  This shelving location is holdable, but not\r
@@ -416,6 +510,177 @@ to a particular staff member or members as well as taking advantage of Evergreen
        <section xml:id="ill-connect">\r
        <title>Interlibrary Loans via Interlibrary Connect</title>\r
        \r
+       <para>Interlibrary Loan Connect uses Evergreen’s hold and transit functionality to facilitate interlibrary \r
+       loans without requiring 3rd party software to track the interlibrary loans. </para>\r
+\r
+\r
+<procedure>\r
+<para>Borrowing Library</para>\r
+<step>\r
+<para>A patron searches the OPAC and places a hold.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+The patron specifies the Pickup library and how they would like to be notified.\r
+</para>\r
+</step>\r
+\r
+<para>Lending Library</para>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Libraries in the zone print their hold pull list.  You can tell by the Pickup Library column which items are being \r
+pulled for local holds and which ones are to fill interlibrary loans with pickup.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Staff check in the items which generate hold slips for local holds and hold in transit slips for interlibrary loans.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+The interlibrary loans are set aside/give to an ILL clerk to be packed and sent to the appropriate library.\r
+</para>\r
+</step>\r
+\r
+<para>Borrowing Library</para>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Staff receive and unpack interlibrary loans.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Connect loans are checked in which generates a hold slip, changes the item status to\r
+ “On holds shelf”, and automatically notifies the patron if they requested notification via email or text.\r
+ </para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+The item is placed on the hold shelf.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Item is checked out as normal to the patron.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+When the item is returned, staff check in the item normally.  A prompt to create a slip will appear.  \r
+It is very important to read the prompt carefully as there are three possible prompts.  One, the system is generating a transit \r
+slip to send the item home, two, the system is generating a  new hold in transit slip to send the item to another library to fill \r
+an interlibrary loan, or three, the system is generating a new hold slip to fill an interlibrary loan for another of your patrons.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Package and ship the item to its new destination or place it back on your hold shelf if there is a hold for a new patron.\r
+</para>\r
+</step>\r
+\r
+<para>Owning Library</para>\r
+\r
+<step>\r
+<para>\r
+Receive and unpack the item.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Check the item in.  If the item has not been requested to fill another interlibrary loan or hold it will be changed to the \r
+status of reshelving and can be reshelved.</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+\r
+<para>Some important things to remember about Interlibrary Connect are:</para>\r
+<itemizedlist>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+you determine what items from your library will participate \r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+your hold policies can be set up to use Age Hold Protection to prevent your brand new items from being used for interlibrary loans\r
+</para>\r
+<para>\r
+let Support know if items are allowing Connect holds or not allowing Connect that should, your policies may need to be tweaked\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+your OPAC will allow patrons to search all libraries in your Connect zone\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+the item follows the policies of the check out library when it is checked out\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+pre-due and overdue notices are generated from the check out library\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+to ensure your statistics are accurate the only time a transit on an interlibrary connect item should be aborted is if the lending library decides not to lend the item after sending it in transit in Evergreen\r
+there are a number of report templates under SITKA_templates -> Intra-federation ILL stats that you can run to get your ILL stats\r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+You may also want to run some of the reports found under SITKA_templates -> Holds to catch holds that are not being filled. \r
+</para>\r
+</listitem>\r
+<listitem>\r
+<para>\r
+You must use the barcode on the item.  \r
+</para>\r
+</listitem>\r
+</itemizedlist>\r
+\r
+<simplesect xml:id="ill-connect-closure">\r
+\r
+<para>ILL Closures</para>\r
+\r
+<para>If libraries wish to close interlibrary loans for a period of time you need to submit a ticket to Support.  \r
+Support will update your hold policies to prevent your patrons from placing holds on items belonging to other libraries as \r
+ well as block patrons from other libraries from placing holds on items belonging to your library.  Patrons will be able to place \r
+ holds if they select the owning library of the item as the pickup up library.  Currently it is not possible to post a message \r
+ on the OPAC to indicate to patrons that interlibrary holds are temporarily unavailable.  Patrons are able to search the entire \r
+ zone but if they attempt to place an interlibrary loan hold they will get a message indicating that the hold cannot be placed.</para>\r
+\r
+<para>Alternatively, staff can simply not pull items from the pull list with a pickup library other than their own.\r
+ The hold will be re-targeted to another copy when the hold targeter next runs (assuming your library doesn’t own the only copy.)\r
+       </para>\r
+       </simplesect>\r
+       \r
+       </section>\r
+       \r
+       <section xml:id="ill-library-accounts">\r
+       <title>Patron Accounts for Libraries</title>\r
+       \r
+       <para>\r
+\r
+\r
+The patron permission profiles for ILL (PL ILL, Post-Sec ILL, etc.) are intended for accounts you create for other libraries.  These accounts allow you to check out items going to that library so they show as checked out in Evergreen and you can easily follow up with a library about all of the items that have been sent to them via interlibrary loan.  If you set their ILL email in the account the system will send them pre-due and overdue email notifications.\r
+\r
+The workflow for sending out interlibrary loans with Library Patron Accounts is:\r
+Follow the normal procedures through your 3rd party ILL system to identify the items that need to be pulled to be sent to other libraries.\r
+Pull the items from the shelf\r
+Retrieve the patron account for the library\r
+You may want to have a naming convention so you can easily retrieve the accounts via the barcode or patron search.\r
+Check the applicable items out to library account. \r
+The system will follow general patron circulation policies unless you have had Support set up specific policies for ILL.  You may also want to set up ILL specific group penalty thresholds to allow more checkouts to an ILL account than to a normal patron account.\r
+If you are an Interlibrary Loan Connect library DO NOT DO THIS for other libraries in your Connect zone.  We will cover that procedure later.\r
+Follow the normal procedures through your 3rd party ILL system to send the item to the borrowing library.\r
+When the item is sent back follow your normal procedures through your 3rd party ILL system to return the item.\r
+The item will either have the status of checked out or in-transit in Evergreen.  Check the item in to set the status to Reshelving.\r
+</para>\r
+       \r
        </section>\r
 \r
 \r