Interlibrary Loans via MARC Records section updated.
authorJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Fri, 4 Mar 2016 22:50:43 +0000 (14:50 -0800)
committerJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Fri, 4 Mar 2016 22:50:43 +0000 (14:50 -0800)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
practice/practice-ill.xml

index d7cc6d1..4b3bb71 100644 (file)
 \r
     </section>\r
 \r
+<section xml:id="ill-pre-cats">\r
+<title>Interlibrary Loans via Pre-cats</title>\r
+</section>\r
 \r
+<section xml:id="ill-brief-records">\r
+<title>Interlibrary Loans via Brief MARC Records</title>\r
+\r
+<para>Items received through interlibrary loan can be circulated to patrons through the use of brief MARC records.  This method enables a library to assign data entry associated with interlibrary loans\r
+to a particular staff member or members as well as taking advantage of Evergreen's automatic email and text message notifications. </para>\r
+        \r
+\r
+     <simplesect xml:id="ill-record-req">\r
+            <title>Record Requirements</title>\r
+\r
+            <para>We recommend the following best practice for creating a fixed set of records to\r
+                be used for interlibrary loans. Some sites may chose to enter bibliographic information for the particular item in the fields while others may prefer to use generic data as the actual data is retained in \r
+                               their 3rd party interlibrary loan software.</para>\r
+                               \r
+                       <itemizedlist>\r
+\r
+                <listitem>\r
+                    <para>Bibliographic records should include the following fields and text should be\r
+                        in upper case to further identify the record as a brief ILL record:</para>\r
+                    <itemizedlist>\r
+                        <listitem>\r
+                            <para>100 $a for author's full name</para>\r
+                        </listitem>\r
+                        <listitem>\r
+                            <para>245 $a for title, and 245 $b for sub-title, and $h for the\r
+                                    <emphasis>ILL</emphasis> designation</para>\r
+                        </listitem>\r
+                        <listitem>\r
+                            <para>599 $aILL with a $9 containing the Library Archives Canada code of the library who created the record.</para>\r
+                            <mediaobject>\r
+                                <alt>MARC view of brief record</alt>\r
+                                <imageobject>\r
+                                    <imagedata scalefit="0" fileref="media/practice-1.png"/>\r
+                                </imageobject>\r
+                            </mediaobject>\r
+                            \r
+                        </listitem>\r
+\r
+                    </itemizedlist>\r
+                    <para>These records can be created using the <guilabel>sitka_book_rda</guilabel> MARC template.\r
+    This template is available by selecting <menuchoice>\r
+                            <guimenu>Cataloguing</guimenu>\r
+                            <guimenuitem>Create New Marc Record</guimenuitem>\r
+                        </menuchoice> and choosing appropriate template from drop down menu.</para>\r
+                </listitem>\r
+\r
+                <listitem>\r
+                    <para>Volume record should use 'ILL' for the call number.  This call number does not need to\r
+                        be changed on a per-loan basis.</para>\r
+                    <itemizedlist>\r
+                        <listitem>\r
+                            <para>In multi-branch systems with centralized interlibrary loan the Owning library/call number should be the branch handling interlibrary loan.</para>\r
+                        </listitem>\r
+                    </itemizedlist>\r
+                <listitem>\r
+                               <para>A copy should be attached to each record.  The barcode associated with the copy should either be a real barcode affixed to a card that is used for checkout or a barcode that can be easily written onto a \r
+                               card or wrapper that circulates with the item.</para>\r
+                               </listitem>\r
+                    \r
+                    <itemizedlist>\r
+                                       <listitem>\r
+                                       <para>A shelving location called ILL should be created and assigned to copies attached to these MARC records.  This shelving location is holdable, but not\r
+                        OPAC visible. This will prevent patrons from discovering these brief\r
+                        records in the OPAC. Multi-branch systems with centralized interlibrary loan should created a system level shelving location</para>\r
+                                               </listitem>\r
+                         <listitem>\r
+                            <para>Library staff can create a cataloguing item record template with\r
+                                all required attributes pre-loaded, thereby facilitating data entry\r
+                                and consistency when creating fixed set of records.  Support recommends using the circulation modifiers "ill-no-renewal" and/or "interlibrary-loan".</para>\r
+                        </listitem>\r
+                                                  <listitem>\r
+                            <para>If interlibrary loans should follow a circulation policy that is different from the library's default circulation policy library staff should ensure that a policy exists and contact Support \r
+                                                       if a policy needs to be created.</para>\r
+                        </listitem>\r
+                    </itemizedlist>\r
+                </listitem>\r
+            </itemizedlist>\r
+\r
+        </simplesect>\r
+\r
+        <simplesect xml:id="ill-record-req">\r
+            <title>Workflow</title>\r
+                       \r
+                       <para>Once a set of brief MARC records have been created, with volumes and copies attached, this workflow should be followed:</para>\r
+                       \r
+            <procedure>\r
+                 <step>\r
+                    <para>As ILL items are received at central branch, staff key in basic\r
+                        bibliographic data into MARC record in capital letters in the 245 field. If using generic\r
+                        bibliographic data this is not required.</para>\r
+                </step>\r
+                <step>\r
+                    <para>Staff place a title level hold on the MARC record for the requesting\r
+                        patron ensuring to select the correct pickup location and the notification option requested by the patron.</para>\r
+                </step>\r
+                <step>\r
+                    <para>Staff check the item in using the barcode associated with the correct MARC record.  Staff should never use the barcode assigned to the item by home library as the item may exist in the Sitka database.</para>\r
+                                       <para>A hold slip will be generated and the item status will change to <guilabel>On holds shelf</guilabel>.  If the patron has requested notification via email or text the notification will be sent; patrons \r
+                                       requesting notification via phone need to be contacted. The item is placed on the Holds/ILL shelf.</para> \r
+                                       <para>If the patron has requested pickup at a different branch a transit slip will be generated and the item status changed to <guilabel>In transit</guilabel>.  The item should be shipped to the \r
+                                       appropriate branch.</para>\r
+                               </step>\r
+                <step>\r
+                    <para>Branch staff checks in item to capture hold. If the patron has requested notification via email or text the notification will be sent; patrons \r
+                                       requesting notification via phone need to be contacted. The item is placed on the Holds/ILL shelf. </para>\r
+                </step>\r
+                <step>\r
+                    <para>Staff checks out the item to the patron and ensures that the ILL barcode is attached to the item or written on the wrappings that circulate with the item.</para>\r
+                </step>\r
+                <step>\r
+                    <para>When the patron returns the item staff check it in using the ILL barcode.  The item may be sent into transit back to the branch that handles interlibrary loans where it will be checked in again.</para>\r
+                </step>\r
+                <step>\r
+                    <para>Staff return the item to its originating library via their 3rd party interlibrary loan software.</para>\r
+                </step>\r
+                <step>\r
+                    <para> As new ILL items are received staff replace existing bibliographic\r
+                        data (title and author)with new bibliographic data and repeat cycle. If using generic bibliographic data this step is not required.</para>\r
+                </step>\r
+\r
+                        </procedure>\r
+                        \r
+                        <note><para>One issue with using actual bibliographic title and author data is\r
+                    that returned ILL items with outstanding fines will display on the patron record\r
+                    with the current title of the MARC record under which their interlibrary loan circulated. For\r
+                    example, if a barcode is re-used while a patron still has fines attached to that\r
+                    copy, patron’s record will be updated and contain the new title information, not\r
+                    the information for the item they originally borrowed. </para>\r
+                <para>Support recommends ILL and circulation staff be aware of this and\r
+                    adopt procedures to manage fines on ILLs at time of check-in if using actual\r
+                    bibliographic data in brief MARC records. This could include voiding the\r
+                    circulation fine and creating a <guilabel>grocery</guilabel> bill with all relevant details in a\r
+                    note, or collecting payment at time of check-in when possible. </para>\r
+                <para>Sites using generic data will not have to manage this as fines on patron\r
+                    account would reflect the title as Interlibrary Loan Book, for example. </para>\r
+                                       \r
+                                       </note>\r
+\r
+\r
+        </simplesect>\r
+               \r
+        <simplesect>\r
+            <title>Appendix</title>\r
+            <formalpara>\r
+                <title>LAC Code</title>\r
+                <para>Library and Archives Canada <link\r
+                        xlink:href="http://www.collectionscanada.gc.ca/marc/040010-205-e.html"\r
+                        xlink:title="http://www.collectionscanada.gc.ca/marc/040010-205-e.html"\r
+                        >http://www.collectionscanada.gc.ca/marc/040010-205-e.html</link></para>\r
+            </formalpara>\r
+\r
+            <para>Quick and easy list for BC available at ELN here <link\r
+                    xlink:href="http://www.eln.bc.ca/view.php?id=1069"\r
+                    xlink:title="http://www.eln.bc.ca/view.php?id=1069"\r
+                    >http://www.eln.bc.ca/view.php?id=1069</link></para>\r
+        </simplesect>\r
+\r
+\r
+\r
+\r
+    </section>\r
+       \r
+       <section xml:id="ill-connect">\r
+       <title>Interlibrary Loans via Interlibrary Connect</title>\r
+       \r
+       </section>\r
 \r
 \r
 \r