Recommendations on handling brief on-order records added.
authorJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 29 Mar 2012 21:00:41 +0000 (14:00 -0700)
committerJennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
Thu, 29 Mar 2012 21:00:41 +0000 (14:00 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jpringle@sitka.bclibraries.ca>
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index d93c887..e78b928 100644 (file)
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             </table>\r
 \r
         </section>\r
+       \r
 \r
         <section>\r
             <title>Original Cataloguing</title>\r
             </table>\r
 \r
         </section>\r
+       <section>\r
+               <title>Working with On-order Records</title>\r
+               <para>Use of the Acquisitions Module, currently in the pilot stages, has resulted in an increase in the number of brief on-order records appearing\r
+               in the catalogue.  The Acquisitions Ad Hoc Committee put forth recommendations on handling these brief on-order records.  These recommendations \r
+               were approved by the Business Function Group March 21 2012.</para>\r
+\r
+               <orderedlist>\r
+               <listitem>\r
+               <para>Acquisitions Selectors to follow guidelines for minimum cataloguing requirements in creating brief on-order records. <emphasis>Sitka team\r
+               to provide guidelines by format</emphasis>.</para>\r
+               </listitem>\r
+\r
+               <listitem>\r
+               <para>Cataloguers can use brief on-order records to add holdings, but need to follow existing guidelines in Sitka Cataloguing Policy to ensure there\r
+               isn't a better record first.</para>\r
+               </listitem>\r
+               <itemizedlist>\r
+               <listitem>\r
+               <para>Cataloguers should not make any additions or amendments to the on-order record, as none of the changes or additions will be saved once the \r
+               record is mergred or overlaid later in the Acquisitions process.</para>\r
+               </listitem>\r
+               <listitem>\r
+               <para>An Acquisition library will change the on-order record to full bibliographic record in the end, so cataloguers need to make sure they're attaching\r
+               their holdings to the correct bibliographic record.</para>\r
+               </listitem>\r
+               <listitem>\r
+               <para>If the only record for a title in the catalogue is an on-order record cataloguers have the choice to bring in a more complete record via Z39.50\r
+               and attach their holdings to that record.  In this situation cataloguers will not overlay or merge the complete record with the on-order record, but\r
+               instead leave the on-order record as is.</para>\r
+               </listitem>\r
+               <listitem>\r
+               <para>Cataloguers can overlay brief on-order records when using the MARC Batch Import/Export function.  When importing, cataloguers must always use the\r
+               Sitka overlay profile to ensure data in the 590 and 690 fields of the orginal record is preserved.  Cataloguers should ensure that the brief records is \r
+               for the same format as the item they are cataloguing.  By default brief on-order records use the Book 008 field regardless of the true format of the \r
+               item.</para>\r
+               </listitem>\r
+               </itemizedlist>\r
+\r
+               <listitem>\r
+               <para>Merge/Overlay</para>\r
+               </listitem>\r
+               <itemizedlist>\r
+               <listitem>\r
+               <para>In the short term, if cataloguers see in Holdings Maintenance that a brief record has a status of "On-order", they must not merge or overlay,\r
+               except in the case of using the batch import profile as described above.  If not using the batch import with vendor records, brief on-order records \r
+               should be left to an Acquisitions library to resolve.</para>\r
+               </listitem>\r
+               </itemizedlist>\r
+               </orderedlist>\r
+       </section>\r
+               \r
 \r
         <section>\r
             <title>Evergreen User Documentation</title>\r