Revisions to ILL Best Practices section.
authorJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Tue, 29 Mar 2016 17:09:36 +0000 (10:09 -0700)
committerJennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
Tue, 29 Mar 2016 17:09:36 +0000 (10:09 -0700)
Signed-off-by: Jennifer Pringle <jennifer.pringle@bc.libraries.coop>
practice/practice-ill.xml

index 282ae54..8d725c0 100644 (file)
@@ -270,7 +270,7 @@ Contact the patron manually.
 </step>\r
 <step>\r
 <para>\r
-When the patron comes to check out the item retrieve the patron’s account\r
+When the patron comes to check out the item retrieve the patron’s account.\r
 </para>\r
 </step>\r
 <step>\r
@@ -280,7 +280,7 @@ Scan the barcode for the pre-cat.  A pop up will appear.
 </step>\r
 <step>\r
 <para>\r
-Click Pre-catalogued\r
+Click <guibutton>Pre-catalogued</guibutton>.\r
 </para>\r
 </step>\r
 <step>\r
@@ -291,31 +291,36 @@ Fill in the fields as per your library’s policies.
 Title and Circ Modifier need to be filled in.\r
 </para>\r
 <para>\r
-Some libraries enter the title all in CAPS so that you can see at a glance in the Items Out screen that the item is an interlibrary loan\r
-Know which circ modifier your library uses.\r
+Some libraries enter the title all in CAPS so staff can see at a glance in the <guilabel>Items Out</guilabel>\r
+ screen that the item is an interlibrary loan.  You will need to know which circ modifier(s) your library uses.\r
 </para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>\r
-Click Check Out\r
+Click <guibutton>Check Out</guibutton>.\r
 </para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>\r
-The item is now checked out to the patron.  If you use barcodes on cards attach the barcode to the item and give the item to the patron.\r
+The item is now checked out to the patron.  If you use barcodes on cards, attach the barcode to the item and give the item to the patron.\r
 </para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>\r
-When the item is returned scan the barcode in the check in interface.  \r
+When the item is returned scan the barcode in the <guilabel>Check In</guilabel> screen.  \r
 </para>\r
 <para>\r
-If you use barcode cards have a designated spot to put cards so they can be reused.\r
+If you use barcode cards have a designated spot to put returned cards so they can be reused.\r
 </para>\r
 </step>\r
 <step>\r
 <para>\r
-If you don’t re-use the barcode scan the barcode into the Item Status screen.  Highlight the item and select Delete Items from Actions for Cataloguers.\r
+If you don’t re-use the barcode, scan the barcode into the <guilabel>Item Status</guilabel> screen.</para>\r
+<para>Highlight the item and select <menuchoice><guimenu>Actions for Cataloguers</guimenu>\r
+<guimenuitem>Delete Items</guimenuitem></menuchoice>.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
 Return the item using your normal procedures via Outlook, fILL etc.\r
 </para>\r
 </step>\r
@@ -325,22 +330,22 @@ Return the item using your normal procedures via Outlook, fILL etc.
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-they are temporary and not visible in the OPAC\r
+They are temporary and not visible in the OPAC\r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-a pre-cat only really exists as long as it is checked out\r
+A pre-cat only really exists as long as it is checked out\r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-make sure you chose the correct circulation modifier to ensure that the item follows the correct circulation policy\r
+Make sure you chose the correct circulation modifier to ensure that the item follows the correct circulation policy\r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-don’t use the barcode on the item.  This causes problems if the item belongs to another Sitka library.</para>\r
+Don’t use the barcode on the item.  This causes problems if the item belongs to another Sitka library.</para>\r
 </listitem>\r
 </itemizedlist>\r
 \r
@@ -405,9 +410,11 @@ to a particular staff member or members as well as taking advantage of Evergreen
                                card or wrapper that circulates with the item.</para>\r
                                   <itemizedlist>\r
                                        <listitem>\r
-                                       <para>A shelving location called ILL should be created and assigned to copies attached to these MARC records.  This shelving location is holdable, but not\r
+                                       <para>A shelving location called ILL should be created and assigned to copies attached \r
+                                       to these MARC records.  This shelving location should be set up to be holdable, but not\r
                         OPAC visible. This will prevent patrons from discovering these brief\r
-                        records in the OPAC. Multi-branch systems with centralized interlibrary loan should created a system level shelving location</para>\r
+                        records in the OPAC. Multi-branch systems with centralized interlibrary loan \r
+                                               should created a system level shelving location</para>\r
                                                </listitem>\r
                          <listitem>\r
                             <para>Library staff can create a cataloguing item record template with\r
@@ -467,7 +474,7 @@ to a particular staff member or members as well as taking advantage of Evergreen
                 </step>\r
                 <step>\r
                     <para> As new ILL items are received staff replace existing bibliographic\r
-                        data (title and author)with new bibliographic data and repeat cycle. If using generic bibliographic data this step is not required.</para>\r
+                        data (title and author) with new bibliographic data and repeat cycle. If using generic bibliographic data this step is not required.</para>\r
                 </step>\r
 \r
                         </procedure>\r
@@ -612,35 +619,35 @@ status of reshelving and can be reshelved.</para>
 <itemizedlist>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-you determine what items from your library will participate \r
+You determine what items from your library will participate \r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-your hold policies can be set up to use Age Hold Protection to prevent your brand new items from being used for interlibrary loans\r
+Your hold policies can be set up to use Age Hold Protection to prevent your brand new items from being used for interlibrary loans\r
 </para>\r
 <para>\r
-let Support know if items are allowing Connect holds or not allowing Connect that should, your policies may need to be tweaked\r
+Let Support know if items are allowing Connect holds or not allowing Connect that should, your policies may need to be tweaked\r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-your OPAC will allow patrons to search all libraries in your Connect zone\r
+Your OPAC will allow patrons to search all libraries in your Connect zone\r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-the item follows the policies of the check out library when it is checked out\r
+The item follows the policies of the check out library when it is checked out\r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-pre-due and overdue notices are generated from the check out library\r
+Pre-due and overdue notices are generated from the check out library\r
 </para>\r
 </listitem>\r
 <listitem>\r
 <para>\r
-to ensure your statistics are accurate the only time a transit on an interlibrary connect item should be aborted is if the lending library decides not to lend the item after sending it in transit in Evergreen\r
+To ensure your statistics are accurate the only time a transit on an interlibrary connect item should be aborted is if the lending library decides not to lend the item after sending it in transit in Evergreen\r
 there are a number of report templates under SITKA_templates -> Intra-federation ILL stats that you can run to get your ILL stats\r
 </para>\r
 </listitem>\r
@@ -679,23 +686,62 @@ Support will update your hold policies to prevent your patrons from placing hold
        <section xml:id="ill-library-accounts">\r
        <title>Patron Accounts for Libraries</title>\r
        \r
-       <para>\r
+       <para>The patron permission profiles for ILL (PL ILL, Post-Sec ILL, etc.) are intended for accounts\r
+       created for other libraries.  These accounts allow staff to check out items going to that library \r
+       so the items show as checked out in Evergreen and staff can easily follow up with a library about\r
+       all of the items that have been sent to them via interlibrary loan.  If their ILL email is set in the \r
+       account the system will send them pre-due and overdue email notifications.</para>\r
+       \r
 \r
+<simplesect xml:id="Workflow">\r
+<title>Workflow</title>\r
 \r
-The patron permission profiles for ILL (PL ILL, Post-Sec ILL, etc.) are intended for accounts you create for other libraries.  These accounts allow you to check out items going to that library so they show as checked out in Evergreen and you can easily follow up with a library about all of the items that have been sent to them via interlibrary loan.  If you set their ILL email in the account the system will send them pre-due and overdue email notifications.\r
+<para>Once accounts have been created this workflow can be followed for outgoing interlibrary loans.</para>\r
 \r
-The workflow for sending out interlibrary loans with Library Patron Accounts is:\r
-Follow the normal procedures through your 3rd party ILL system to identify the items that need to be pulled to be sent to other libraries.\r
-Pull the items from the shelf\r
-Retrieve the patron account for the library\r
-You may want to have a naming convention so you can easily retrieve the accounts via the barcode or patron search.\r
-Check the applicable items out to library account. \r
-The system will follow general patron circulation policies unless you have had Support set up specific policies for ILL.  You may also want to set up ILL specific group penalty thresholds to allow more checkouts to an ILL account than to a normal patron account.\r
-If you are an Interlibrary Loan Connect library DO NOT DO THIS for other libraries in your Connect zone.  We will cover that procedure later.\r
+<procedure>\r
+<step>\r
+<para>Follow the normal procedures through your 3rd party ILL system to identify the items \r
+that need to be pulled to be sent to other libraries.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Pull the items from the shelf.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+In Evergreen retrieve the patron account for the library.\r
+</para>\r
+<para>You may want to have a naming convention so you can easily retrieve the accounts via \r
+the barcode or patron search.</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+Check the applicable items out to library account.</para>\r
+<para>The system will follow general patron circulation policies unless the library has had Support \r
+set up specific policies for ILL.  You may also want to set up ILL specific group penalty thresholds \r
+to allow more checkouts to an ILL account than to a normal patron account.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
 Follow the normal procedures through your 3rd party ILL system to send the item to the borrowing library.\r
-When the item is sent back follow your normal procedures through your 3rd party ILL system to return the item.\r
-The item will either have the status of checked out or in-transit in Evergreen.  Check the item in to set the status to Reshelving.\r
 </para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+When the item is sent back follow your normal procedures through your 3rd party ILL system to receive the item.\r
+</para>\r
+</step>\r
+<step>\r
+<para>\r
+The item will either have the status of checked out or in-transit in Evergreen.  Check the item in to set\r
+ the status to Reshelving.\r
+</para>\r
+</step>\r
+</procedure>\r
+</simplesect>\r
        \r
        </section>\r
 \r